Tìm việc làm trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc là người đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ tối đa cho giám đốc công ty (hoặc giám đốc bộ phận). Trợ lý giám đốc mặc dù là "trợ lý", là một người hỗ trợ nhưng lại rất quyền lực, có thể điều phối nhiều hoạt động của tập thể công nhân viên.

MỤC LỤC:
I. Vai trò, nhiệm vụ của Trợ lý giám đốc là gì?
II. Yêu cầu về kỹ năng, bằng cấp đối với Trợ lý giám đốc
III. Lương của Trợ lý giám đốc bao nhiêu?
IV. Ngoại hình và kỹ năng ngoại ngữ có quan trọng đối với Trợ lý giám đốc?
V. Cần trang bị những gì để trở thành Trợ lý giám đốc chuyên nghiệp?
VI. Cơ hội thăng tiến của Trợ lý giám đốc
VII. Kinh nghiệm xin việc làm Trợ lý giám đốc
VIII. Câu hỏi phỏng vấn Trợ lý giám đốc

Tìm việc làm trợ lý giám đốc ở đâu nhanh chóng, hiệu quả?

I. Vai trò, nhiệm vụ của Trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc (Assistant Director) là người làm việc trực tiếp với các Giám đốc, cung cấp hỗ trợ đầy đủ nhất về hành chính. Trợ lý giám đốc đôi khi được gọi là Thư ký cấp cao, giúp Giám đốc đảm bảo việc điều hành, giám sát các công việc hàng ngày của bộ phận hay doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Trong nhiều trường hợp, Trợ lý giám đốc cần chủ động sắp xếp, giải quyết các vấn đề phức tạp một cách chuyên nghiệp và khách quan, nhất là khi Giám đốc vắng mặt.

Nhiệm vụ của Trợ lý giám đốc sẽ nhiều hay ít tùy thuộc vào quy mô bộ phận, quy mô công ty và cơ cấu nhân sự cụ thể nhưng nhìn chung thì công việc chính gồm có:

• Hỗ trợ Giám đốc trong mọi nhiệm vụ và thực hiện có hiệu quả các trách nhiệm được giao.
• Đảm bảo thực hiện nhất quán và thông suốt các quy trình hoạt động hàng ngày trong văn phòng.
• Trao đổi với Giám đốc để xác định trách nhiệm nhân sự và hỗ trợ giám sát các dự án công ty đang thực hiện.
• Hỗ trợ lập kế hoạch và phân tích chiến lược kinh doanh.
• Thực hiện tất cả các công việc văn thư cần thiết hàng ngày mà giám đốc yêu cầu (gọi điện thoại, gửi email, v.v.)
• Thực hiện các thay đổi về mặt thủ tục khi có hoạt động mới.
• Tạo điều kiện giao tiếp rõ ràng và nhất quán giữa các bộ phận.
• Đưa và chuyển những tài liệu, email quan trọng cho Giám đốc.
• Thúc đẩy và duy trì các mối quan hệ khách hàng tích cực.
• Duy trì lịch làm việc và sắp xếp các cuộc họp, cuộc gọi cần thiết, v.v.
• Soạn thảo, sắp xếp và lưu trữ tài liệu văn phòng.
• Ghi chép và lưu giữ biên bản trong các cuộc họp phòng ban liên quan.
• Liên lạc với khách hàng, nhân viên bộ phận để đảm bảo sự hài lòng.
• Hỗ trợ biên phiên dịch trong các cuộc hợp với đối tác, khách hàng nước ngoài.

Đọc thêm: Lý do nên chọn công việc Trợ Lý Giám Đốc

Công việc của trợ lý giám đốc là làm gì?

II. Yêu cầu về kỹ năng, bằng cấp đối với Trợ lý giám đốc

Mỗi nhà tuyển dụng sẽ có yêu cầu khác nhau với bằng cấp của ứng viên vị trí Trợ lý giám đốc nhưng tiêu chuẩn phổ biến là những người có bằng cử nhân trở lên các ngành Quản trị kinh doanh, các ngành thuộc khối xã hội, ngoại ngữ hoặc luật. Bên cạnh đó, những ứng viên có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên trong các vai trò Trợ lý hành chính, Thư ký hay Trợ lý giám đốc sẽ được đánh giá cao hơn.

Những kỹ năng cần thiết với Trợ lý giám đốc là:

1. Kỹ năng văn thư

Kỹ năng đầu tiên và quan trọng nhất đối với một Trợ lý giám đốc là kỹ năng văn thư, hành chính. Bạn sẽ sử dụng những kỹ năng này vào việc lên lịch họp, phân loại giấy tờ, hồ sơ và tài liệu, giao tiếp trong văn phòng, v.v. Kỹ năng văn thư được coi là tài sản vô giá cho những người làm việc trong môi trường văn phòng, đặc biệt là những vai trò mà nhiệm vụ chính là xử lý và giải quyết vấn đề hành chính như Trợ lý giám đốc.

2. Khả năng đa tác vụ

Đa tác vụ hay đa nhiệm là khả năng mà Trợ lý giám đốc cần có để xử lý nhiều việc khác nhau trong một khoảng thời gian có hạn, đáp ứng yêu cầu của nhiều bên liên quan trong khi đảm bảo vẫn đảm bảo chất lương. Trợ lý giám đốc có khả năng đa tác vụ sẽ biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và giải quyết những nhu cầu cấp bách nhất trước tiên, sau đó chuyển sang công việc khác làm sao cho giữ được nhịp điệu trơn tru.

3. Giao tiếp xuất sắc cả bằng lời nói và văn bản

Kỹ năng giao tiếp cần thiết cho hầu hết các công việc nhưng đặc biệt quan trọng với những ngành nghề cần truyền đạt và trao đổi thông tin nhiều như Trợ lý giám đốc. Bởi vì bạn sẽ làm việc với Giám đốc, đón tiếp đối tác và những vị khách quan trọng đến văn phòng, truyền đạt thông tin cho nhân viên hay những quản lý/trưởng bộ phận, việc giao tiếp tốt để truyền đạt thông tin chính xác trong khi vẫn khéo léo và tinh tế sẽ giúp đỡ rất nhiều.

Bên cạnh đó, việc giao tiếp qua văn bản, từ việc diễn đạt đến định dạng các giấy tờ, thông báo, email, v.v. của Trợ lý giám đốc đều cần được hoàn thành theo đúng các tiêu chuẩn.

Đọc thêm: Học marketing có xin làm trợ lý giám đốc kinh doanh được không?

4. Am hiểu về lĩnh vực kinh doanh của công ty

Các công ty thường không bắt buộc Trợ lý giám đốc phải là chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh của công ty, ví dụ công ty bán sản phẩm điện tử thì không có nghĩa bạn sẽ buộc phải học về kỹ thuật. Tuy vậy, Trợ lý giám đốc vẫn nên có những hiểu biết cơ bản về ngành nghề và các nghiệp vụ liên quan, đủ để bạn có thể hiểu được các thông tin cần thiết. Nếu chưa từng làm việc trong lĩnh vực đó, sau khi trở thành Trợ lý giám đốc bạn có thể giành thời gian để học và tìm hiểu qua tài liệu cũng như qua môi trường thực tế.

Những kỹ năng trợ lý giám đốc cần có

5. Kỹ năng công nghệ

Một kỹ năng khác mà Trợ lý giám đốc bắt buộc phải có là kỹ năng công nghệ. Bạn cần thành thạo Microsoft và Google Suite để phối hợp làm việc trong văn phòng. Các phần mềm quản trị văn phòng, quản trị dự án, bảng tính, hệ thống lưu trữ và quản lý hồ sơ giấy tờ, v.v. Ngày nay, rất nhiều công việc văn phòng được giải quyết hoàn hảo qua phần mềm và các chương trình máy tính, việc có kỹ năng công nghệ và khả năng thích nghi nhanh, học hỏi nhanh được xem như một trong những yếu tốt quan trọng nhất để đánh giá Trợ lý giám đốc.

III. Lương của Trợ lý giám đốc bao nhiêu?

Thu nhập của Trợ lý giám đốc được quyết định dựa trên kinh nghiệm, trình độ của bạn và quy mô công ty bạn làm việc. Trợ lý giám đốc bộ phận thì lương thường không cao bằng Trợ lý giám đốc công ty. Mức lương thấp nhất của Trợ lý giám đốc là từ 5 triệu/tháng nhưng thường thì lương sẽ dao động trong khoảng từ 10 - 13 triệu, những người có kinh nghiệm trên 5 năm có thể nhận từ 15 - 20 triệu/tháng. Lương cao nhất của một Trợ lý giám đốc có thể lên đến 45 triệu/tháng.

IV. Ngoại hình và kỹ năng ngoại ngữ có quan trọng đối với Trợ lý giám đốc?

Vì đặc thù công việc, nhiều nhà tuyển dụng chỉ tuyển Trợ lý giám đốc là nữ. Nguyên nhân là vì các nhiệm vụ chính chủ yếu liên quan đến quản lý hành chính, sắp xếp lịch trình và lo giấy tờ, cuộc họp - Trợ lý giám đốc nữ sẽ phù hợp hơn trong việc chỉn chu và chú ý tới chi tiết. Bên cạnh đó, nữ giới thường khéo léo hơn trong giao tiếp nên những trường hợp cần hỗ trợ đón tiếp đối tác, khách hàng cũng sẽ có lợi thế hơn.

Về mặt ngoại hình, các doanh nghiệp thường yêu cầu độ tuổi đối với ứng viên, thường là dưới 35 tuổi và ưa nhìn. Sự ưa nhìn ở đây chủ yếu chỉ người cao ráo, ăn mặc gọn gàng, tác phong tự tin, chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, hầu hết các Trợ lý giám đốc đều cần kỹ năng ngoại ngữ nhưng không bắt buộc trong trường hợp công ty nhỏ và chỉ làm việc với đối tác trong nước. Với yêu cầu ngoại ngữ thì cơ bản nhất là tiếng Anh hoặc biết 2 ngoại ngữ sẽ được ưu tiên. Trợ lý giám đốc có thể hỗ trợ biên phiên dịch thường có mức lương cao hơn hẳn những ai chỉ làm công việc hành chính văn phòng.

V. Cần trang bị những gì để trở thành Trợ lý giám đốc chuyên nghiệp?

Các Giám đốc cần có "cánh tay phải" tận tâm để hỗ trợ tối đa trong các công việc hàng ngày, giúp họ từng bước đạt được mục tiêu và thành công. Trợ lý giám đốc chuyên nghiệp sẽ thực sự là người gần gũi và đáng tin cậy nhất của Giám đốc. Để trở thành Trợ lý giám đốc có năng lực, bạn sẽ cần:

1. Năng lượng tích cực và nhiệt tình

Khi thuê Trợ lý giám đốc, nhà tuyển dụng thường tìm một người lạc quan, tích cực và tự tin. Ở nhiều khía cạnh, thành công của giám đốc gắn liền với kỹ năng của Trợ lý. Giám đốc không thể làm mọi thứ và phải dựa vào Trợ lý để thực hiện các nhiệm vụ được giao. Các phẩm chất liên quan khác bao gồm khả năng thích ứng, linh hoạt và khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

Trợ lý giám đốc chuyên nghiệp cần có yếu tố nào?

2. Rèn luyện kỹ năng tổ chức hoàn hảo

Trợ lý giám đốc phụ trách điều hành hành chính cho cả một văn phòng. Bởi vì các nhiệm vụ công việc chính của Trợ lý giám đốc rất đa dạng nên cần có kỹ năng tổ chức hoàn hảo để sắp xếp, ưu tiên, phân công hoặc tự xử lý tốt nhất. Kỹ năng tổ chức không dễ rèn luyện và cần thực hành nhiều để tạo thành thói quan tốt.

3. Chú ý đến chi tiết

Đặc điểm của công việc của Trợ lý giám đốc đòi hỏi sự quan tâm đến từng chi tiết và sự giám sát cẩn thận. Trợ lý giám đốc tuân theo các quy trình và sổ tay hướng dẫn của công ty trong khi vẫn phải chủ động và linh hoạt. Thường thì Trợ lý giám đốc có thể được yêu cầu phải có kiến ​​thức chuyên sâu về luật bảo mật dữ liệu hoặc các quy định khác và mọi sai sót hoặc bất thường phải được thảo luận với Giám đốc và giải quyết kịp thời. Vì bạn làm việc với các tài liệu, báo cáo và cơ sở dữ liệu quan trọng của công ty nên bạn phải cẩn thận và chính xác.

VI. Cơ hội thăng tiến của Trợ lý giám đốc

Không giống như Thư ký chỉ chuyên phụ trách các nhiệm vụ hành chính, Trợ lý giám đốc có thể đưa ra những ý kiến, phân tích liên quan đến quyết định kinh doanh hay điều phối nhân sự cho Giám đốc. Làm việc trong vai trò này nhiều năm cho phép bạn phát triển khả năng của mình, học hỏi được nhiều về quản lý và kinh doanh, xây dựng được mạng quan hệ rộng trong ngành nghề.

Trợ lý giám đốc có thể phát triển theo hướng làm sếp của bộ phận hành chính nhân sự hoặc chuyển hẳn sang kinh doanh. Tại những công ty hay tập đoàn lớn thì mục tiêu của Trợ lý giám đốc có thể là trở thành Trợ lý tổng giám đốc hoặc Thư ký trưởng với nhiều "quyền lực" hơn và mức đãi ngộ tốt hơn.

VII. Kinh nghiệm xin việc làm Trợ lý giám đốc

Với từ khóa Trợ lý giám đốc, bạn có thể tìm thấy nhiều thông báo tuyển dụng trên các website hoặc thấy thông tin tuyển trên các nhóm, fanpage trên Facebook. Tuy vậy, tìm việc làm Trợ lý giám đốc không hề đơn giản vì ngoài việc đáp ứng được những kỳ vọng về bằng cấp, kinh nghiệm hay kỹ năng, nhà tuyển dụng thường chú ý nhiều đến tính cách của ứng viên, xem bạn có giỏi giao tiếp không, có nhạy cảm và tinh ý không, v.v.

Khi xin việc làm Trợ lý giám đốc, bạn cần cho thấy được sự tận tâm, chuyên nghiệp và kỹ năng mềm cũng như khả năng ngoại ngữ xuất sắc. Hãy thể hiện tất cả những phẩm chất đó qua CV và trong cuộc phỏng vấn.

1. Lưu ý khi viết CV xin việc làm Trợ lý giám đốc

• Tuân thủ các nguyên tắc chung khi viết CV: CV cần được viết ngắn gọn, tóm tắt mục tiêu nghề nghiệp và kinh nghiệm làm việc của bạn trong các lĩnh vực như trợ ký, thư ký, hành chính, nhân sự, văn thư hay biên phiên dịch. Toàn bộ nội dung thông tin không dài quá 2 trang, không có lỗi ngữ pháp hay chính tả.
• Chọn mẫu CV phù hợp cho Trợ lý giám đốc: Mẫu CV phù hợp nhất cho Trợ lý giám đốc là những mẫu thanh lịch, chuyên nghiệp, đặc biệt phải tránh những mẫu màu sắc hay quá cứng nhắc.
• Chú ý đến chi tiết trong CV: Những chi tiết quan trọng mà bạn cần lưu ý khi viết CV xin việc Trợ lý giám đốc là phần kinh nghiệm và kỹ năng hành chính văn phòng/văn thư. Nhà tuyển dụng thường quan tâm đến nội dung này nhất khi tuyển Trợ lý giám đốc nên việc của bạn là làm sao để làm nổi bật nhất các thông tin chứng minh bạn phù hợp với công việc. Bên cạnh đó, các nội dung về hoạt động bên ngoài như tình nguyện, thiện nguyện, hoạt động câu lạc bộ cũng nên được đưa vào CV.

2. Thể hiện trong cuộc phỏng vấn Trợ lý giám đốc như thế nào?

Khi phỏng vấn Trợ lý giám đốc, bạn nên cho thấy sự tự tin, chuyên nghiệp và thái độ tích cực của mình. Những phẩm chất này sẽ thể hiện qua việc:

• Lựa chọn trang phục công sở lịch sự và phù hợp nhất.
• Lắng nghe, hiểu đúng và trả lời đúng trọng tâm.
• Duy trì nụ cười trên môi, nếu chưa nghĩ ra đáp án thì đừng ngại xin thêm thời gian.
• Cho thấy bạn hiểu rằng mục tiêu chính của công việc là hỗ trợ cho Giám đốc và làm việc vì lợi ích của công ty.

Bí quyết xin việc làm trợ lý giám đốc hiệu quả cao

VIII. Câu hỏi phỏng vấn Trợ lý giám đốc

Nhà tuyển dụng có thể đặt ra nhiều kiểu câu hỏi để đánh giá kỹ năng giải quyết vấn đề, lãnh đạo và ra quyết định của ứng viên. Một Trợ lý giám đốc tiềm năng nên luyện tập trả lời phỏng vấn để tự tin trong việc sử dụng tư duy phản biện giải quyết các tình huống phức tạp. Những câu hỏi phỏng vấn Trợ lý giám đốc hay nhất là:

• Là một Trợ lý giám đốc, bạn sẽ làm gì nếu Giám đốc đi vắng ngay khi bạn mới nhậm chức không lâu và phải phụ trách tổ chức sự kiện cho công ty/phòng ban?
• Trong trường hợp có nhân viên làm việc kém hiệu quả và bạn chịu trách nhiệm nhắc nhở họ, bạn sẽ nói như thế nào?
• Bạn có nghĩ rằng Trợ lý giám đốc nên tham dự các sự kiện của công ty và các buổi tiệc để mở rộng mạng quan hệ? Tại sao?
• Bạn sẽ tạo bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu như thế nào để hỗ trợ Giám đốc theo dõi hiệu suất của nhân viên?
• Giả sử bạn nhận được cuộc gọi từ một khách hàng quan trọng, đồng thời, bạn cần nhận tài liệu báo giá thầu và trình bày cho Giám đốc. Bạn sẽ làm thế nào để đa nhiệm trong tình huống này?
• Theo bạn, một ngày làm việc điển hình của Trợ lý giám đốc sẽ như thế nào?
• Bạn chuẩn bị và xem xét ngân sách hàng năm của bộ phận như thế nào?
• Bạn cần sử dụng những thông tin và công cụ nào để hoàn thành tốt công việc của mình?
• Các chính sách quản lý hành chính nhân sự quan trọng nhất đối với một công ty là gì? Trợ lý giám đốc đóng vai trò như thế nào trong việc thực hiện các chính sách này?
• Theo bạn, trong những tình huống điển hình nào thì Trợ lý giám đốc có thể ra quyết định thay cho Giám đốc.

Xem thêm: Câu hỏi phỏng vấn Trợ lý Giám đốc và cách trả lời hay

Nếu như trở thành Trợ lý giám đốc là công việc bạn muốn theo đuổi lâu dài thì trước hết, bạn sẽ cần học để lấy bằng cấp và không ngừng rèn luyện kỹ năng, tích lũy kinh nghiệm cho đến khi đáp ứng đủ những điều kiện cơ bản để ứng tuyển. Công việc Trợ lý giám đốc có lương cao, môi trường làm việc tốt, có áp lực nhưng cũng nhiều cơ hội để bạn phát triển hơn nữa.