Câu hỏi phỏng vấn Trợ lý Giám đốc

MỤC LỤC BÀI VIẾT:
I. Những câu hỏi phỏng vấn trợ lý Giám đốc thường gặp
II. Cách trả lời một số câu hỏi phỏng vấn trợ lý Giám đốc phổ biến

Nếu ứng tuyển vị trí trợ lý giám đốc, bạn phải có sự chuẩn bị rất kỹ lưỡng mọi thứ. Đặc biệt, ứng viên cần tìm hiểu trợ lý giám đốc cần trang bị những kiến thức, kỹ năng gì để tự mình cải thiện, bù đắp những thiếu sót giúp hoàn thiện bản thân. Với mong muốn bạn có buổi phỏng vấn diễn ra thuận lợi, JOBOKO.com mời bạn tham khảo ngay bộ câu hỏi phỏng vấn trợ lý giám đốc kinh doanh phổ biến dưới đây.

I. Những câu hỏi phỏng vấn trợ lý Giám đốc thường gặp

1. Nếu CEO đưa cho bạn một thông tin bí mật, bạn sẽ làm gì nếu một giám đốc điều hành cấp cao hơn hỏi bạn về điều này?
2. Trước kia bạn sử dụng phần mềm nào và bạn đánh giá kỹ năng máy tính của bạn như thế nào?
3. Nói về một lần bạn phải điều chỉnh lịch trình do có tình huống phát sinh.
4. Bạn sẽ làm thế nào bạn để đối phó với một người tức giận yêu cầu nói chuyện với một giám đốc điều hành khi mà giám đốc không có mặt ở đây?
5. Bạn nghĩ một trợ lý điều hành sẽ mang đến cho một công ty những gì?
6. Tại sao chúng tôi nên tuyển bạn cho vị trí trợ lý giám đốc này?
7. Nếu được tuyển dụng, bạn sẽ đặt ra mục tiêu nào với người quản lý của mình trong năm đầu tiên đi làm?
8. Các chính sách quan trọng nhất cho một công ty là gì? Tại sao?
9. Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn có mâu thuẫn với người quản lý của mình. Bạn làm thế nào để giải quyết?
10. Nếu như vừa đi làm được thời gian chưa lâu mà sếp đã để cho bạn tự xử lý và sắp xếp mọi việc thì bạn có làm được hay không?
11. Bạn sử dụng bảng tính hay cơ sở dữ liệu nào để kiểm soát mức độ chuyên cần của nhân viên?
12. Nếu bạn nhận được cuộc gọi từ đối tác quan trọng, cùng lúc đó cấp trên yêu cầu bạn nộp và trình bày báo cáo thì bạn sẽ làm thế nào để thực hiện cùng lúc 2 công việc này?
13. Hãy mô tả lại một ngày làm công việc trợ lý giám đốc của bạn.
14. Bạn tính toán và quản lý chi phí hoạt động của phòng ban hoặc của công ty như thế nào? Bạn dựa trên những yếu tố nào và có sử dụng công cụ gì không?
15. Bạn có kinh nghiệm trong tuyển dụng nhân sự hay không?
16. Bạn làm thế nào để giữ bình tĩnh và đảm bảo tính chính xác khi phải thực hiện cùng lúc nhiều việc? Làm thế nào để không bị trễ deadline?
17. Bạn đã bao giờ bị phàn nàn vì về cách phân công công việc của mình hay chưa? Nếu có thì đó là gì và bạn đã khắc phục như thế nào?
18. Theo bạn, trợ lý giám đốc cần phải có những kỹ năng gì? Kỹ năng nào là quan trọng nhất?
19. Bạn cân bằng giữa các công việc hành chính và công việc chuyên môn bằng cách nào khi làm trợ lý giám đốc?
20. Bạn hãy cho một ví dụ thể hiện sự cẩn thận, tỉ mỉ của mình trong công việc trợ lý giám đốc?
21. Thử thách lớn nhất trong công việc trợ lý giám đốc là gì?
22. Sai lầm nghiêm trọng nhất mà bạn từng mắc phải khi làm trợ lý giám đốc là gì? Bạn đã học được gì từ sai lầm này?
23. Bạn sẽ làm gì đầu tiên nếu như trúng tuyển vị trí trợ lý giám đốc trong công ty chúng tôi?
24. Sếp cũ có từng phàn nàn điều gì về bạn hay không?

Đọc thêm: Công việc của Trợ Lý Giám Đốc là làm gì?

II. Cách trả lời một số câu hỏi phỏng vấn trợ lý Giám đốc phổ biến

1. Nếu CEO đưa cho bạn một thông tin bí mật, bạn sẽ làm gì nếu một giám đốc điều hành cấp cao hơn hỏi bạn về điều này?
Với các thông tin nhạy cảm của công ty, các trợ lý giám đốc tuyệt đối phải bảo mật và thận trọng. Nhà tuyển dụng hỏi câu này để xem cách ứng viên xử lý để không bị mất uy tín hay bị lôi kéo vào các tin đồn và không nói ra những điều không đáng nói.

Câu trả lời mẫu: "Vì tôi không có quyền tiết lộ thông tin về CEO nên ngay cả với các giám đốc điều hành cấp cao khác, tôi sẽ giải thích một cách lịch sự và chắc chắn rằng tôi sẽ không chia sẻ bất kỳ thông tin nào với họ."

2. Trước kia bạn sử dụng phần mềm nào và bạn đánh giá kỹ năng máy tính của bạn như thế nào?

Trợ lý giám đốc phải biết sử dụng các phần mềm để làm các bài thuyết trình quan trọng, chuẩn bị báo cáo chi phí, xử lý email cho doanh nghiệp và rất nhiều nhiệm vụ quan trọng khác. Vì vậy, câu hỏi này sẽ kiểm tra năng lực sử dụng phần mềm của ứng viên.
Câu trả lời mẫu: "Trong công việc tôi làm trước đây, tôi đã sử dụng Google Sheets và Docs để làm báo cáo và thuyết trình. Hơn nữa, tôi cũng đã sử dụng Microsoft Office được hơn 10 năm. Tôi cũng khá sành về công nghệ, nên bạn bè hay nhờ tôi giúp đỡ họ lúc thiết bị của họ gặp trục trặc. Ngoài ra, các công cụ hay phần mềm gì mới, tôi có thể học hỏi và thành thạo rất nhanh."

3. Nói về một lần bạn phải điều chỉnh lịch trình do có tình huống phát sinh.

Công việc chính của trợ lý giám đốc là duy trì lịch trình, đặt lịch hẹn và sắp xếp các cuộc họp cho quản lý của mình. Vì vậy, câu hỏi này sẽ kiểm tra xem kỹ năng giải quyết vấn đề của ứng viên để đảm bảo các hoạt động của công ty có thực sự tốt.
Câu trả lời mẫu: "Chuyến bay của một vị giám đốc bị hoãn và phải 2 tiếng nữa anh mới có thể có mặt tại buổi họp với các giám đốc khác. Thay vì lên lịch họp sang ngày khác hay hủy cuộc họp với giám đốc này tôi quyết định để 2 giám đốc khác trình bày trước. Theo cách này, khi vị giám đốc kia đến thì anh có thể nói được phần của mình."

4. Bạn sẽ làm thế nào bạn để đối phó với một người tức giận yêu cầu nói chuyện với một giám đốc điều hành khi mà giám đốc không có mặt ở đây?
Là một trợ lý giám đốc chuyên nghiệp, ứng viên cần biết cách đối phó với những người nóng tính. Câu hỏi này cũng là cách để ứng viên.
Câu trả lời mẫu: "Tôi sẽ nói một cách bình tĩnh và nhẹ nhàng để cải biến tình hình. Để tránh xung đột xảy ra, tôi sẽ lịch sự chấn an khách hàng rằng giám đốc điều hành sẽ liên lạc với họ sớm nhất có thể và để khách hàng nói chuyện với người khác hiện đang có mặt."

5. Bạn có chiến lược gì để quản lý thời gian khi phải xử lý nhiều nhiệm vụ khẩn cấp cùng lúc?

Dù là trợ lý cho 1 giám đốc hay nhiều giám đốc thì điều quan trọng là ứng viên tiềm năng phải là người biết cách xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc mà không bị áp lực.
Câu trả lời mẫu: "Khi phải xử lý nhiều nhiệm vụ, tôi sẽ phải bình tĩnh. Tôi viết ra danh sách các việc cần làm và ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng và thời hạn. Điều này giúp tôi hoàn thành mọi công việc đúng hạn."

6. Bạn nghĩ một trợ lý giám đốc sẽ mang đến cho một công ty những gì?
Trợ lý giám đốc là một phần không thể thiếu trong môi trường văn phòng nói chung và các công ty nói riêng. Mục tiêu của câu hỏi này là để xem một ứng viên có thấy mình là một phần quan trọng và giá trị của một công ty hay không.

Câu trả lời mẫu: "Là một trợ lý điều hành làm tôi cảm thấy như tôi là một phần quan trọng của công ty. Tôi muốn làm cho cuộc sống của mọi người diễn ra suôn sẻ và tốt đẹp hơn. Tôi cũng tin rằng một trợ lý điều hành là rất quan trọng để đưa ra các quyết định quan trọng trong kinh doanh, đẩy lùi khủng hoảng. Trợ lý giám đốc cũng được xem như là bộ mặt và tiếng nói của các giám đốc điều hành cấp cao."
Với những thông tin bên trên, JOBOKO.com hy vọng sẽ giúp đỡ được bạn đọc khi phỏng vấn xin việc trợ lý giám đốc. Đây là vị trí quan trọng và mang đến lợi ích tốt đẹp cho người tìm việc, ứng viên nên khi bạn thấy mình có đủ năng lực và kỹ năng thì hãy ứng tuyển nhé. Để tìm hiểu thêm về lý do nên chọn công việc trợ lý giám đốc, bạn đọc có thể truy cập vào Blog việc làm JOBOKO.com, mọi thông tin sẽ được cập nhật chi tiết, rõ ràng.