Việc làm quản lý kho (148 việc)

Quản lý kho đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là các công ty chuyên về sản xuất và phân phối hàng hóa. Các ứng viên lý tưởng cho vị trí "quyền lực" này là những người có năng lực, kinh nghiệm và có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời.

MỤC LỤC:
I. Trách nhiệm của quản lý kho là gì?
II. Quản lý kho cần có những phẩm chất và kỹ năng gì?
III. Quản lý kho có yêu cầu bằng cấp không?
IV. Mức lương quản lý kho cao hay thấp?
V. Cách để trở thành một quản lý kho chuyên nghiệp
VI. Quản lý kho cần làm gì để giữ chân nhân viên kho giỏi?
VII. Công việc quản lý kho có vất vả không?
VIII. Cần chuẩn bị những gì khi xin việc làm quản lý kho?
IX. Câu hỏi phỏng vấn quản lý kho

Tìm hiểu về việc làm quản lý kho chi tiết

I. Trách nhiệm của quản lý kho là gì?

Quản lý kho (Warehouse Manager) là người phụ trách kiểm soát toàn bộ hoạt động tại một nhà kho, kho hàng, giám sát việc nhận, lưu trữ và gửi hàng hóa đi. Chịu trách nhiệm về một phần quan trọng của quy trình chuỗi cung ứng, quản lý kho sẽ quản lý nhân sự, quy trình nhập, sắp xếp, đóng gói và xuất kho, đảm bảo hàng hóa, nguyên vật liệu được nhận và vận chuyển một cách thích hợp, đồng thời đạt được các mục tiêu năng suất.
Một số kho chuyên dụng có thể lưu trữ các sản phẩm được kiểm soát nhiệt độ, chẳng hạn như thực phẩm và dược phẩm và các vật liệu nguy hiểm. Quản lý kho cũng chịu trách nhiệm cho các tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc cũng như an ninh của tòa nhà và kho hàng.
Công việc của quản lý kho phụ thuộc vào quy mô kho hàng bạn quản lý cũng như loại nguyên vật liệu, sản phẩm bạn phụ trách. Tuy vậy thì trách nhiệm chính của quản lý kho nói chung đều sẽ gồm có:

• Giám sát các hoạt động tiếp nhận, lưu kho, phân phối và bảo trì hàng hóa, nguyên vật liệu.
• Thiết lập bố cục sắp xếp trong kho, đảm bảo sử dụng không gian hiệu quả nhất.
• Khởi xướng, điều phối và thực thi các chính sách, thủ tục để tối ưu hóa các hoạt động.
• Tuân thủ tất cả các yêu cầu pháp luật về kho bãi, xếp dỡ và vận chuyển.
• Duy trì các tiêu chuẩn về sức khoẻ và an toàn, vệ sinh và an ninh.
• Quản lý kiểm soát kho và đối chiếu với hệ thống lưu trữ dữ liệu.
• Quản lý ngân sách kho.
• Liên lạc với khách hàng, nhà cung cấp và công ty vận tải.
• Lập kế hoạch luân chuyển công việc, phân công công việc hợp lý và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Tuyển dụng, lựa chọn, định hướng, huấn luyện và tạo động lực cho nhân viên.
• Tạo báo cáo và thống kê thường xuyên (báo cáo tình trạng IN/OUT, báo cáo hàng tồn kho, v.v.).
• Nhận thông tin phản hồi và quy trình vận chuyển, lưu trữ hàng hóa trong kho.
• Tuân thủ các chính sách và tầm nhìn của công ty.

Đọc thêm: Kinh nghiệm quản lý kho chặt chẽ, đúng quy trình

Công việc của quản lý kho là làm gì?

II. Quản lý kho cần có những phẩm chất và kỹ năng gì?

1. Kiến thức chuyên môn về quy trình quản lý kho

Hơn ai hết, quản lý kho phải là người hiểu nhất về quy trình quản lý kho. Bạn không chỉ cần hiểu và chỉ đạo nhân viên thực hiện theo quy trình tiêu chuẩn mà còn cần dùng hiểu biết, kinh nghiệm thực tiễn cũng như tư duy chiến lược, sáng tạo của mình để cải tiến và hoàn thiện quy trình đó. Kiến thức về hàng hóa và các loại nguyên vật liệu, cách bảo quản, đóng gói, sắp xếp, v.v. đều rất quan trọng khi thực hiện các công việc trong kho. Quản lý kho phải hiểu sâu và thành thạo ứng dụng vào thực tiễn để đào tạo và hướng dẫn nhân viên kho khi cần.

2. Thành thạo các phần mềm quản lý kho

Ngày nay, rất nhiều công việc có thể được giải quyết bằng máy móc và các phần mềm, tiện ích công nghệ, với công việc quản lý kho cũng như vậy. Sử dụng phần mềm quản lý kho đã trở thành yêu cầu bắt buộc trong hầu hết các kho hàng lớn vì tính tiện lợi và chính xác trong quản trị cơ sở dữ liệu. Một quản lý kho giỏi sẽ quan tâm đến quy trình tự động hóa trong hầu hết các giai đoạn của quá trình quản lý chung toàn bộ công việc.

3. Kỹ năng lãnh đạo và khả năng quản lý nhân viên

Trước khi thăng chức, hầu hết quản lý kho đều là những người có kinh nghiệm và biểu hiện xuất sắc trong vai trò nhân viên kho. Nhiều nhân viên kho có kỹ năng nhưng không phải ai cũng trở thành quản lý kho được, sự khác biệt nằm ở việc bạn có kỹ năng lãnh đạo hay không. Quản lý kho sở hữu khả năng quản lý nhân viên sẽ biết phải làm sao để phân chia công việc hợp lý, lắng nghe ý kiến của nhân viên, đưa những đề xuất phù hợp để nâng cao hiệu suất công việc trong khi vẫn mang lại sự hài lòng về môi trường làm việc và chế độ đãi ngộ.

Đọc thêm: 5 yếu tố giúp bạn được chọn làm quản lý kho

4. Kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề mạnh mẽ

Ở vai trò cấp quản lý như quản lý kho, bạn sẽ phải thường xuyên phân tích và ra quyết định liên quan đến các vấn đề tuyển dụng nhân viên mới, quyết định hợp tác với đơn vị vận chuyển nào hay quản lý nhân sách, v.v. Môi trường làm việc trong kho cũng luôn có nguy cơ phát sinh những tình huống không lường trước được, ví dụ như trộm cắp, hư hỏng hàng hóa hay xung đột giữa nhân viên. Quản lý kho cần có năng lực để xử lý kịp thời các vấn đề đó.

5. Kỹ năng giao tiếp tuyệt vời

Kỹ năng giao tiếp hữu ích cho hầu hết các công việc, đặc biệt là ở các vị trí cần trao đổi và hợp tác với nhiều người như quản lý kho. Bạn sẽ không chỉ cần giỏi giao tiếp bằng lời nói mà còn phải rõ ràng khi truyền tải thông tin qua văn bản để có thể làm việc với nhân viên, báo cáo với cấp trên, đàm phán với đơn vị vận chuyển và phản hồi với nhà cung cấp hay hỗ trợ khách hàng. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp cũng rất hữu ích trong việc xây dựng các mối quan hệ tích cực.

Những kỹ năng quản lý kho cần có

III. Quản lý kho có yêu cầu bằng cấp không?

Mặc dù bằng cấp về các chuyên ngành như logistic, quản lý chuỗi cung ứng hay tổ chức và quản lý vận tải có thể cung cấp cho bạn một số kỹ năng và kiến thức cần thiết cho vai trò quản lý kho nhưng thực tế thì vai trò này không yêu cầu bằng cấp chính quy. Nhiều người có thể trở thành quản lý kho mà chỉ tốt nghiệp trung học phổ thông rồi tiếp tục học lên sau khi đã có công việc.
Nghề quản lý kho coi trọng ứng viên có kinh nghiệm làm việc lâu năm, khéo léo và quyết đoán, có kỹ năng lãnh đạo. Bằng cấp chuyên môn có thể cung cấp cho bạn nền tảng kiến thức cơ bản và chuyên sâu nhưng không phải ai học những chuyên ngành trên cũng sẽ chọn phát triển theo hướng làm quản lý kho. Do vậy, nhìn chung thì dù bạn không có bằng cấp chính quy, bạn vẫn có thể tìm việc làm quản lý kho dễ dàng nếu có năng lực và đủ kinh nghiệm.

IV. Mức lương quản lý kho cao hay thấp?

Rất khó để đánh giá chính xác mức lương của quản lý kho là cao hay thấp vì lương thực tế sẽ khác nhau tùy vào quy mô của từng kho hàng và kinh nghiệm làm việc của quản lý kho. Lương khởi điểm của một quản lý kho là từ 4,5 triệu/tháng nhưng đa số mọi người sẽ nhận từ 8 - 10 triệu/tháng. Những quản lý kho làm trong các kho lớn và kinh nghiệm làm quản lý từ 3 năm trở lên có thể nhận từ 12 - 34 triệu/tháng.
So với nhiều vai trò quản lý khác thì lương của quản lý kho không phải là cao nhưng xét trên phương diện đây là một công việc không yêu cầu học vấn và bằng cấp chuyên nghiệp thì thu nhập trung bình của quản lý kho ở mức khá lý tưởng.

V. Cách để trở thành một quản lý kho chuyên nghiệp

Quản lý kho càng chuyên nghiệp thì công việc trong kho và các nhiệm vụ hậu cần càng diễn ra suôn sẻ, hoạt động kinh doanh của công ty cũng phát triển tốt hơn nhờ chất lượng và hình thức sản phẩm được đảm bảo. Để trở thành một quản lý kho chuyên nghiệp, bạn cần chú ý đến các yếu tố sau:

• Hiểu về sản phẩm giống như bạn là chủ sở hữu: Kiến thức về sản phẩm hay nguyên vật liệu sẽ giúp quản lý kho điều chỉnh nhiệt độ, không gian lưu trữ trong kho, cách sắp xếp, đóng gói và vận chuyển để hàng hóa ở trong trạng thái tốt nhất.
• Tiêu chuẩn hóa quy trình quản lý kho: Như đã đề cập từ trước, một trong những trách nhiệm chính của quản lý kho là đảm bảo nhân viên tuân thủ quy trình quản lý kho tiêu chuẩn, đồng thời bạn cũng phải chủ động và sáng tạo để cải thiện quy trình này dựa trên kinh nghiệm thực tiễn.
• Chịu được áp lực và nhanh chóng thích nghi: Công việc trong môi trường kho bãi nói chung khá áp lực, nhất là trong thời gian cao điểm và quản lý kho còn là người giám sát và chỉ đạo chung. Một quản lý kho chuyên nghiệp buộc phải có khả năng nhanh chóng thích nghi và làm việc tốt dưới áp lực.
• Biết cách giao tiếp với nhân viên: Giao tiếp tốt với nhân viên sẽ quản lý kho hiểu về những vấn đề thực tế gặp phải khi làm việc trong kho, biết về nhu cầu và nguyện vọng của nhân viên sau đó cố gắng điều chỉnh để tạo động lực và tăng hiệu suất công việc.
• Có tầm nhìn: Quản lý kho là vai trò cấp quản lý tầm trung trong công ty. Một quản lý kho có tầm nhìn sẽ biết cách xây dựng một bộ phận tuyệt vời. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ chủ động hơn trong việc đề xuất những ý tưởng mới cải thiện các bước trong quy trình quản lý kho hoặc trình bày ý kiến với ban giám đốc về đơn vị vận chuyển hay các thủ tục liên quan, v.v.

Đọc thêm: Kinh nghiệm xin việc làm Quản lý Kho

Bí quyết để trở thành quản lý kho chuyên nghiệp

VI. Quản lý kho cần làm gì để giữ chân nhân viên kho giỏi?

Giám sát và điều phối nhân sự cũng là một trong các nhiệm vụ của quản lý kho, trong đó giữ chân nhân viên kho giỏi - những người chăm chỉ, cầu tiến, trung thực là nhiệm vụ được ưu tiên nhất. Để làm việc tốt với những nhân viên kho này và giữ chân họ gắn bó với công ty, quản lý kho cần chú ý:

• Tạo môi trường làm việc lành mạnh cho nhân viên, quan tâm đến an toàn lao động.
• Lắng nghe ý kiến của nhân viên và phản hồi nhanh, tích cực.
• Góp ý nhẹ nhàng, khen thưởng khi họ làm tốt.
• Tạo động lực thúc đẩy nhân viên kho.
• Đề xuất với ban giám đốc về việc tăng lương hoặc cung cấp điều kiện phúc lợi tốt hơn cho nhân viên kho.

VII. Công việc quản lý kho có vất vả không?

Môi trường làm việc tại các kho, bãi thường không phải là quá lý tưởng và có thể khá vất vả nếu như là kho lạnh để bảo quản thực phẩm hay kho chứa nguyên vật liệu, máy móc nặng, khó vận chuyển. Dù không phải là người trực tiếp làm tất cả các công việc trong kho nhưng quản lý kho cũng phải thành thạo tất cả thao tác để sẵn sàng hướng dẫn và xử lý giúp nhân viên khi cần. Đồng thời, quản lý kho cũng sẽ giám sát mọi hoạt động trong kho để hạn chế xảy ra sai sót, đặc biệt là tai nạn lao động.
Ngày nay, điều kiện làm việc trong các nhà kho, kho hàng đều đã được cải thiện hơn rất nhiều so với trước đây và các phần mềm quản lý kho phổ biến hơn nên công việc của quản lý kho cũng nhẹ nhàng hơn.

Môi trường làm việc của quản lý kho ra sao?

VIII. Cần chuẩn bị những gì khi xin việc làm quản lý kho?

Có 2 phương pháp chính để xin việc làm quản lý kho: Được thăng chức/ứng tuyển nội bộ hoặc tìm tin tuyển dụng và ứng tuyển ngoài. Mỗi hình thức xin việc sẽ cần có sự chuẩn bị khác nhau, cụ thể như sau:

• Trong trường hợp được cất nhắc để thăng chức thì bạn hầu như không cần phải chuẩn bị gì nhiều vì năng lực của bạn đã được ghi nhận và nhờ đó mà bạn được trao cơ hội làm quản lý kho. Thường thì bạn sẽ thỏa thuận lợi mức lương và chế độ phúc lợi khác, nói về quyết tâm và định hướng cũng như nhận bàn giao công việc với quản lý kho tiền nhiệm.

• Ứng tuyển nội bộ vào vị trí quản lý kho: Trong trường hợp bạn đang làm nhân viên kho hoặc làm ở các bộ phận hậu cần (logistic) và biết được rằng công ty có ý định thay đổi nhân sự vị trí quản lý kho, bạn có thể xin ứng tuyển. Vì bạn đã có một khoảng thời gian làm việc đủ lâu cũng như phần nào chứng minh được khả năng nên xin ứng tuyển nội bộ có thể là bước đi đúng đắn. Bạn hiểu về công ty, về môi trường và thực trạng của kho, trong khi công ty cũng hiểu về bạn. Do đó, bạn nên chuẩn bị một bản CV mới cập nhật đầy đủ thông tin và thành tích, cũng đừng quên nói trước với sếp rằng bạn muốn thử sức trong vai trò mới, sau đó lắng nghe ý kiến đánh giá khách quan của họ.

• Xin việc quản lý kho từ nhà tuyển dụng ngoài: Ứng tuyển ngoài là khi bạn thấy thông báo tuyển dụng trên các trang web, fanpage, các nhóm trên mạng xã hội, v.v. và chọn gửi CV. Lúc này, bạn sẽ cần tạo CV dựa trên mô tả công việc của nhà tuyển dụng - tốt nhất là nổi bật kinh nghiệm làm việc nếu bạn đã từng làm quản lý kho hoặc nhấn mạnh vào các thành tích nếu bạn là nhân viên kho. Luyện tập trả lời câu hỏi phỏng vấn quản lý kho từ trước là một phương pháp hiệu quả để bạn tự tin chinh phục nhà tuyển dụng khi có cơ hội trao đổi trực tiếp với họ.

Lưu ý gì khi xin việc làm quản lý kho?

IX. Câu hỏi phỏng vấn quản lý kho

Trong cuộc phỏng vấn quản lý kho, ngoài các câu hỏi về thông tin chung, nhà tuyển dụng sẽ muốn đánh giá năng lực chuyên môn của bạn qua các câu hỏi tình huống về cách bạn xử lý các trường hợp xảy ra trong công việc. Một số câu hỏi phỏng vấn quản lý kho phổ biến nhất là:

• Bạn đã từng quản lý kiểu kho hàng nào trước đây, với bao nhiêu nhân sự?
• Trách nhiệm của bạn tại vị trí quản lý kho trước đây bao gồm những gì?
• Điều gì khiến bạn quan tâm nếu trúng tuyển vào vị trí quản lý kho của chúng tôi?
• Là một quản lý kho, bạn làm thế nào để thường xuyên cập nhật kiến thức chuyên môn và kỹ thuật của mình?
• Theo bạn, vai trò của quản lý kho trong kiểm soát hàng tồn kho là gì?
• Quản lý kho có vai trò như thế nào trong việc duy trì thiết bị và tình trạng vật chất của nhà kho?
• Bạn sẽ làm gì nếu phải thuê mới nhiều nhân viên kho trong điều kiện thời gian bị hạn chế?
• Bạn cân nhắc điều gì khi sắp xếp ca làm việc của nhân viên kho?
• Là một quản lý kho, bạn sẽ sử dụng cách tiếp cận nào để giao tiếp với ban giám đốc?
• Bạn sẽ thực hiện những biện pháp nào để ngăn ngừa thất thoát hàng hóa trong kho?

Vì đặc điểm của nghề nghiệp nên vai trò quản lý kho thường phù hợp với nam giới hơn nữ giới. Công việc này cũng có nhiều cơ hội việc làm nhờ sự phát triển của các lĩnh vực, sản xuất và phân phối cũng như thương mại điện tử. Thu nhập tốt trong khi không yêu cầu trình độ cao cũng là một trong những điểm hấp dẫn của vai trò này. Nếu muốn ứng tuyển quản lý kho thành công, bạn hãy chuẩn bị sẵn sàng để đáp ứng từ những yêu cầu cơ bản nhất.