Admin Account

Mục đích công việc:
Nhân viên Hành chính Kế toán hỗ trợ các hoạt động kế toán hằng ngày thông qua việc xử lý chứng từ kế toán, ghi nhận giao dịch, theo dõi thanh toán và duy trì hồ sơ tài chính chính xác. Vị trí này đảm bảo chứng từ được sắp xếp có hệ thống, các khoản thanh toán và hóa đơn được xử lý chính xác và đúng hạn.
Nội dung công việc:
1. Nghiệp vụ kế toán hằng ngày
• Ghi nhận và cập nhật các giao dịch kế toán hằng ngày một cách chính xác và kịp thời.
• Kiểm tra và xác minh hóa đơn, biên lai, chứng từ thanh toán và đề nghị hoàn ứng/thanh toán chi phí.
• Đảm bảo mọi giao dịch đều có đầy đủ và chính xác chứng từ đi kèm (hợp đồng, đơn đặt hàng, biên lai).
• Lập đề nghị thanh toán và hỗ trợ thực hiện chuyển khoản ngân hàng.
2. Công nợ phải trả (AP)
• Tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn nhà cung cấp cùng các chứng từ liên quan.
• Đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng, báo giá và các chứng từ liên quan khác.
• Lập đề nghị thanh toán và theo dõi lịch thanh toán.
• Duy trì hồ sơ chính xác về các khoản phải trả nhà cung cấp còn tồn đọng.
• Phối hợp với các phòng ban liên quan và nhà cung cấp để xử lý các vấn đề về hóa đơn hoặc thanh toán.
3. Công nợ phải thu (AR)
• Xuất và ghi nhận hóa đơn, biên lai cho khách hàng.
• Theo dõi tình trạng thanh toán và số dư công nợ của khách hàng; đôn đốc các khoản thanh toán quá hạn.
• Đối chiếu các khoản thanh toán của khách hàng với hóa đơn tương ứng.
• Duy trì hồ sơ tài khoản khách hàng chính xác.
4. Đối chiếu ngân hàng & tài khoản
• Đối chiếu sao kê ngân hàng và quỹ tiền mặt hằng ngày hoặc hằng tuần.
• Đối chiếu các giao dịch ngân hàng với sổ sách kế toán.
• Kiểm tra và xử lý các chênh lệch giữa sổ sách, hóa đơn và các giao dịch thanh toán.
• Đảm bảo số dư tài khoản chính xác và được cập nhật.
5. Hồ sơ chứng từ kế toán
• Sắp xếp và lưu trữ chứng từ tài chính, cả bản giấy và bản điện tử, để dễ dàng tra cứu khi rà soát hoặc kiểm toán.
• Chuẩn bị các chứng từ kế toán cần thiết cho việc khóa sổ hằng tháng.
• Cung cấp chứng từ cho kiểm toán viên nội bộ và độc lập, tư vấn thuế và các bên liên quan khác.
7. Giao tiếp & phối hợp
• Giải đáp thắc mắc của nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng về hóa đơn và thanh toán.
• Phối hợp với các phòng ban khác về các vấn đề kế toán.