Mô tả Công việc
·Xử lý các công việc hành chính hàng ngày dựa trên yêu cầu từ các phòng ban, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc sửa chữa thiết bị (ví dụ: bàn/ghế bị hỏng, máy lạnh) và các yêu cầu cung cấp văn phòng phẩm hàng tháng.
Quản lý thư đến và thư đi phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ như Viettel Post, PCS, DHL, FedEx, v.v.
Quản lý văn phòng phẩm, nhà cung cấp dịch vụ như điện thoại
Cung cấp và quản lý cà phê, nước đóng chai cho khách
Quản lý nguồn cung cấp sữa cho công nhân, theo dõi nhiệt độ nhà máy và lập kế hoạch bổ sung kịp thời
Phân phối và kiểm soát văn phòng phẩm (văn phòng phẩm, kéo, dập ghim, kẹp giấy, v.v.) cho các bộ phận hàng tháng
Đảm bảo vệ sinh văn phòng hàng ngày và theo dõi danh sách kiểm tra vệ sinh để duy trì tiêu chuẩn 5S, đảm bảo một nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp.
Các trách nhiệm hành chính khác
Quản lý xe công ty và sắp xếp lịch trình di chuyển cho Tổng Giám đốc và các Giám đốc
Kiểm soát và giám sát hàng hóa ra vào Công ty theo đúng quy trình đã thiết lập
Hỗ trợ và điều phối lịch trình công tác cho các phòng ban, bao gồm đặt phòng khách sạn và vé máy bay một cách kịp thời và chính xác
Xử lý công chứng tài liệu và xin thị thực, giấy phép lao động và thẻ cư trú cho người nước ngoài khi cần thiết
Yêu Cầu Công Việc
I. CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH (50%)
· Quản lý con dấu công ty, quản lý quy trình đóng dấu tuân thủ quy định nội bộ mà công ty giao trách nhiệm quản lý
Xử lý các công việc hành chính hàng ngày dựa trên yêu cầu từ các phòng ban, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc sửa chữa thiết bị
(Ví dụ: bàn/ghế, máy lạnh hư hỏng và các yêu cầu cung cấp văn phòng phẩm hàng tháng).
Quản lý thư đến và thư đi phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ như Viettel Post, PCS, DHL, FedEx, v.v.
Quản lý văn phòng phẩm, nhà cung cấp dịch vụ như điện thoại
Thực hiện làm thanh toán cho các nhà cung cấp mình quản lý hằng tháng như dịch vụ chuyển thư, văn phòng phẩm, sửa chữa....
Cung cấp và quản lý cà phê, nước đóng chai cho khách
Quản lý nguồn cung cấp sữa cho công nhân, theo dõi nhiệt độ nhà máy và lập kế hoạch bổ sung kịp thời
Phân phối và kiểm soát văn phòng phẩm (văn phòng phẩm, kéo, dập ghim, kẹp giấy, v.v.) cho các bộ phận hàng tháng
Đảm bảo vệ sinh văn phòng hàng ngày và theo dõi danh sách kiểm tra vệ sinh để duy trì tiêu chuẩn 5S, đảm bảo một nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp.
Các trách nhiệm hành chính khác
Quản lý xe công ty và sắp xếp lịch trình di chuyển cho Tổng Giám đốc và các Giám đốc
Kiểm soát và giám sát hàng hóa ra vào Công ty theo đúng quy trình đã thiết lập
Hỗ trợ và điều phối lịch trình công tác cho các phòng ban, bao gồm đặt phòng khách sạn và vé máy bay một cách kịp thời và chính xác
Xử lý công chứng tài liệu và xin thị thực, giấy phép lao động và thẻ cư trú cho người nước ngoài khi cần thiết.
II. CÔNG VIỆC IT (40%)
Cài đặt hệ điều hành (Windows), phần mềm văn phòng (Office, PDF, Teams...)
Cài đặt, cấu hình máy in, máy scan
Xử lý các lỗi máy tính cơ bản: treo máy, lỗi mạng, lỗi phần mềm
Hỗ trợ người dùng nội bộ (user support) trực tiếp hoặc từ xa qua UltraViewer or qua phone.
Quản lý tài khoản ID người dùng, email công ty (tạo, reset mật khẩu...)
Tạo tài khoản truy cập hệ thống SAP và các ứng dụng hệ thống khác.
Yêu cầu thêm sẽ được
trưởng phòng Hành Chính - Nhân Sự yêu cầu thêm phù hợp với chuyên môn năng lực
III. HỖ TRỢ
QUẢN LÝ NHÂN SỰ (10%)
Được tham gia vào quá trình hỗ trợ tính công tính lương của Bộ Phận HCNS
Tạo tài khoản chấm công (quẹt thẻ, vân tay) và kiểm tra chấm công tính lương
Tham gia và quá trình làm BHXH như Bảo Hiểm Y Tế, BH Xã Hội hay PIT
