Admin & Receptionist (9-Month Contract)

CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ
1. Quản lý công việc hành chính
Quản lý và lưu trữ hồ sơ, chứng từ hành chính (hợp đồng, công văn, biên bản) một cách khoa học và bảo mật.
Theo dõi và quản lý tài sản văn phòng (thiết bị, đồ dùng, văn phòng phẩm), đảm bảo cung ứng đầy đủ và tiết kiệm.
- Phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ (vệ sinh, bảo trì, an ninh) để đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn.
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ (họp, teambuilding, hội nghị) và chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất cần thiết.
Đặt vé máy bay và khách sạn cho các chuyến công tác của nhân viên và Ban Giám đốc, đảm bảo phù hợp với ngân sách, lịch trình, và yêu cầu của công ty.
Theo dõi và báo cáo chi phí công tác, đảm bảo tuân thủ chính sách tài chính và tối ưu hóa chi phí đi lại, lưu trú.
2. Công việc lễ tân
Tiếp đón khách hàng, đối tác, và hướng dẫn họ đến các phòng ban liên quan với thái độ chuyên nghiệp, thân thiện.
Trả lời điện thoại, xử lý email, và chuyển tiếp thông tin đến các bộ phận phù hợp một cách nhanh chóng, chính xác.
Quản lý lịch hẹn, phòng họp, và hỗ trợ sắp xếp lịch làm việc cho Ban Giám đốc hoặc các phòng ban.
Duy trì khu vực lễ tân gọn gàng, sạch sẽ, phản ánh hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.
3. Hỗ trợ quy trình hành chính
Soạn thảo văn bản, công văn, email, và báo cáo hành chính theo chỉ đạo của Trưởng phòng Hành chính.
Theo dõi và báo cáo chi phí hành chính (văn phòng phẩm, dịch vụ) để đảm bảo tuân thủ ngân sách.
YÊU CẦU NĂNG LỰC
Ngoại hình sáng, tác phong chuyên nghiệp, gọn gàng, lịch sự. Giao tiếp từ tốn, nhẹ nhàng.
- Tốt nghiệp Đại Học chuyên ngành Hành chính, Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng, hoặc các lĩnh vực liên quan.
Từ 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, lễ tân, hoặc hỗ trợ văn phòng tại các công ty thương mại.
- Thành thạo quản lý hồ sơ, tài liệu, tài sản văn phòng, và tổ chức công tác (đặt vé máy bay, khách sạn) một cách khoa học, bảo mật.
Có khả năng theo dõi chi phí hành chính, công tác và phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ.
Giao tiếp tiếng Anh thành thạo
QUYỀN LỢI:
12 ngày phép năm, khám sức khỏe định kỳ.
Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN.
Hoạt động thể dục thể thao, văn nghệ định kỳ: Sport day (2 lần/ năm), Happy hour (1 lần/ tháng)
Chính sách lương thưởng hấp dẫn, thưởng Lễ Tết Hiếu Hỷ từ Công đoàn
Môi trường làm việc giao tiếp quốc tế, chuyên nghiệp
Tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng, nâng cao chuyên môn trong và ngoài Công ty.
ĐỊA ĐIỂM
: 338 Nguyễn Trọng Tuyển, Tân Sơn Hòa, TPHCM
THỜI GIAN LÀM VIỆC
: 8h-17h, thứ 2-thứ 6 và sáng thứ 7. Bắt đầu từ 10/2026 đến 6/2027.