Nhân viên Hành chính (Khu vực Hồ Chí Minh)

1. Quản trị hành chính văn phòng:
Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị, đồng phục và các vật tư phục vụ hoạt động văn phòng.
Theo dõi, kiểm kê tài sản định kỳ; phối hợp thực hiện cấp phát, thu hồi theo quy định.
Đề xuất mua sắm, sửa chữa, bảo trì trang thiết bị và theo dõi quá trình thực hiện.
Quản lý phòng họp, khu vực làm việc chung, đảm bảo văn phòng luôn gọn gàng, chuyên nghiệp.
2. Công tác lễ tân và hậu cần:
Đón tiếp khách, đối tác đến làm việc tại văn phòng; chuẩn bị phòng họp, trà nước và các điều kiện phục vụ hội họp.
Phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện nội bộ và các chương trình của đơn vị.
Thực hiện đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón, công tác phí theo nhu cầu của Ban Lãnh đạo và CBNV.
3. Quản lý hồ sơ, văn thư:
Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ công văn đến, công văn đi và hồ sơ hành chính theo quy định.
Thực hiện chuyển phát nhanh, quản lý thư tín, bưu phẩm và hồ sơ.
Theo dõi việc sử dụng con dấu, văn bản (nếu được phân công).
4. Quản lý nhà cung cấp và chi phí:
Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ như vệ sinh, bảo vệ, cây xanh, nước uống, chuyển phát, bảo trì...
Theo dõi hợp đồng dịch vụ, nghiệm thu, thanh toán và kiểm soát chi phí hành chính.
Thực hiện các thủ tục đề nghị mua sắm, thanh toán trên hệ thống theo quy định của Tập đoàn.
5. Công việc khác:
Phối hợp với phòng Nhân sự trong công tác tiếp nhận nhân sự mới, hậu cần phỏng vấn và các hoạt động gắn kết nhân viên.
Thực hiện báo cáo định kỳ về công tác hành chính.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.