Admin Văn phòng Ban Quản lý Dự án

1. Quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án
Lưu trữ và theo dõi toàn bộ hệ thống hồ sơ dự án, bao gồm: hợp đồng, bản vẽ, hồ sơ chất lượng và các tài liệu liên quan.
Sắp xếp hồ sơ khoa học, có hệ thống, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần.
Cập nhật thông tin, tình trạng hồ sơ đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Tần suất: Thường xuyên. Yêu cầu kết quả: Hồ sơ được quản lý khoa học, dễ tìm kiếm; thông tin được cập nhật chính xác và đầy đủ.
2. Soạn thảo văn bản và thông tin liên lạc
Soạn thảo công văn, thư từ và các văn bản phúc đáp gửi nhà thầu, nhà cung cấp theo yêu cầu của lãnh đạo.
Kiểm tra nội dung, thể thức và hình thức trình bày văn bản trước khi phát hành.
Theo dõi và phối hợp xử lý thông tin, phản hồi liên quan đến công việc được giao.
Tần suất: Khi phát sinh. Yêu cầu kết quả: Văn bản đúng thể thức, nội dung rõ ràng, chuyên nghiệp và được xử lý kịp thời.
3. Phân loại và tổng hợp hồ sơ báo cáo cơ quan chức năng
Nắm được các nhóm hồ sơ pháp lý, hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ liên quan đến dự án.
Phân loại, tập hợp và chuẩn bị tài liệu phục vụ công tác báo cáo với các cơ quan chức năng.
Phối hợp rà soát tính đầy đủ của hồ sơ theo yêu cầu của dự án và quy định pháp luật xây dựng hiện hành.
Tần suất: Định kỳ hoặc khi có yêu cầu. Yêu cầu kết quả: Hồ sơ báo cáo đầy đủ, được phân loại rõ ràng và đáp ứng yêu cầu của cơ quan chức năng.
4. Thư ký cuộc họp dự án
Tham dự và trực tiếp ghi biên bản các cuộc họp nội bộ, họp điều phối dự án.
Ghi nhận đầy đủ các nội dung trao đổi, kết luận và phân công công việc.
Hoàn thiện, lưu trữ biên bản và theo dõi các nội dung cần thực hiện sau cuộc họp.
Tần suất: Theo lịch họp dự án. Yêu cầu kết quả: Biên bản đầy đủ, chính xác, phản ánh đúng nội dung và kết luận của cuộc họp.
5. Công việc khác
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng Ban Quản lý Dự án và quản lý trực tiếp.
Tần suất: Khi có yêu cầu. Yêu cầu kết quả: Đảm bảo công việc được thực hiện chính xác, hiệu quả và đúng thời hạn.