Thư Ký Ban Quản Lý Dự Án

Công tác hành chính - tổng hợp và điều phối

• Tiếp nhận, quản lý, phát hành và lưu trữ công văn, hồ sơ, tài liệu của Ban Quản lý Dự án; làm đầu mối tiếp nhận và chuyển giao thông tin giữa các bên liên quan.
• Chuẩn bị nội dung, tài liệu, phòng họp; tham gia các cuộc họp, ghi chép biên bản, tổng hợp kết luận, theo dõi và đôn đốc các đầu việc sau họp.
• Dự thảo công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, email và các văn bản khác theo yêu/phân công của Lãnh đạo và phụ trách đơn vị.
• Tổng hợp thông tin từ các đầu mối, nhà thầu, đơn vị tư vấn; cập nhật tình hình thực hiện, các mốc tiến độ, tồn tại và nội dung cần xử lý để báo cáo lãnh đạo.
• Phối hợp chuẩn bị hồ sơ phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, nghiệm thu và các thủ tục liên quan trong từng giai đoạn của dự án.
• Quản lý, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, kế hoạch tiếp khách/đối tác và các hoạt động chung của Ban.
• Theo dõi, quản lý và đề xuất các trang thiết bị, văn phòng phẩm và điều kiện làm việc phục vụ hoạt động của Ban.

Hỗ trợ công tác quản lý dự án

• Tổng hợp, cập nhật và quản lý danh mục hồ sơ pháp lý của dự án; theo dõi tình trạng xử lý và các thủ tục cần thực hiện theo từng giai đoạn.
• Hỗ trợ cập nhật các quy định pháp luật, văn bản quản lý Nhà nước và các thông tin có liên quan đến quá trình triển khai dự án.
• Hỗ trợ công tác kiểm soát khối lượng, đơn giá, dự toán và các hồ sơ liên quan.
• Hỗ trợ công tác đấu thầu, lựa chọn nhà thầu; thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục giao nhận thầu.
• Theo dõi các đầu việc, mốc tiến độ của dự án; chủ động cảnh báo các nội dung chậm tiến độ hoặc cần xử lý và tổng hợp báo cáo lãnh đạo.

Hỗ trợ quản lý hợp đồng và hồ sơ thanh toán

• Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ nghiệm thu, thanh toán, quyết toán; theo dõi việc hoàn thiện, bổ sung hồ sơ trước khi chuyển các bộ phận chức năng xử lý.
• Tổng hợp tình hình nghiệm thu, thanh toán, quyết toán của các hợp đồng và báo cáo theo yêu cầu.
• Theo dõi, nhắc việc đối với các mốc tiến độ, thời hạn hợp đồng, thời hạn hiệu lực của các loại bảo lãnh và các nghĩa vụ của nhà thầu.
• Tổng hợp các vấn đề liên quan đến hồ sơ nghiệm thu, thanh toán và phối hợp với các bên liên quan để xử lý.
• Tiếp nhận, tổng hợp thông tin nhân lực của các nhà thầu và phối hợp với các đầu mối quản lý trong quá trình triển khai dự án.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Giám đốc Ban Quản lý Dự án/Chánh Văn phòng.