Chánh Văn Phòng Công Ty (Trưởng Phòng Hành Chính)

1. Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định, quy trình hành chính
• Tham mưu và thực hiện tổ chức công tác quản trị hành chính. Đảm bảo điều kiện vận hành văn phòng thông suốt, chuyên nghiệp hiệu quả
• Xây dựng, ban hành và kiểm soát các quy trình, quy định nội bộ liên quan đến công tác hành chính.
• Hoạch định, tổ chức, chỉ huy, kiểm soát các hoạt động tuyển dụng, phát triển và sử dụng nguồn nhân sự đạt mục tiêu công ty đề ra liên quan đến bộ phận Hành Chính
• Có biện pháp phù hợp để xây dựng sự ổn định cơ cấu tổ chức công ty, tạo quan hệ lành mạnh, đoàn kết nội bộ.
2. Quản lý cơ sở vật chất - tài sản - hậu cần
• Quản lý, theo dõi quy trình bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất, thiết bị, phương tiện làm việc của công ty.
• Đảm bảo văn phòng hoạt động ổn định về mặt hậu cần (điện, nước, điều hòa, vệ sinh...).
• Lập kế hoạch ngân sách chi tiêu cho bộ phận hành chính hàng tháng/quý/năm. Theo dõi và tối ưu chi phí hành chính, đề xuất các giải pháp tiết kiệm hợp lý.
3. Công tác Văn thư - Lưu trữ
• Quản lý, phát hành các công văn, giấy tờ, tài liệu tổ chức hành chính trong công ty, lưu trữ và bảo quản con dấu.
• Lưu trữ hồ sơ, văn bản, tài liệu theo hệ thống khoa học, đảm bảo dễ tìm kiếm và tra cứu. Thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu.
• Chủ trì dự thảo các văn bản liên quan đến hành chính.
4. Công tác đối ngoại hành chính
• Phối hợp, Làm việc, đàm phán với các đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài (văn phòng phẩm, vận chuyển, bảo vệ, vệ sinh...).
• Đại diện công ty xử lý các thủ tục hành chính liên quan đến cơ quan chức năng: Công tác An ninh với chính quyền địa phương, công tác PCCC, môi trường, giấy phép,... nếu có của công ty, tuân thủ các quy định pháp luật nhà nước hiện hành.
• Tổ chức hậu cần cho các sự kiện nội bộ, hội họp, đào tạo, tiếp khách, công tác.