Chuyên viên Hành chính Lễ tân

Mô tả Công việc
I. Công tác văn thư
Phụ trách công tác văn thư: tiếp nhận kiểm tra thể thức văn bản, cấp số văn bản vào sổ hoặc hồ sơ mềm lưu trữ trên dữ liệu công nghệ thông tin của Công ty.
Ban hành các văn bản hành chính trên hệ thống thư điện tử, E-office sau khi Cấp thẩm quyền ký phát hành.
Tiếp nhận và phân phát bưu phẩm từ đơn vị chuyển phát nhanh đến cá nhân và phòng ban.
Lưu trữ đầy đủ các văn bản, hồ sơ Công ty ngoại trừ chứng từ kế toán, hồ sơ mật và pháp lý của Công ty.
Lập sổ theo dõi và thực hiện trích lục hồ sơ khi có yêu cầu từ Quản lý trực tiếp.
II. Công tác quản lý, sử dụng con dấu
Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty đúng quy định. Kiểm tra thể thức văn bản và chữ ký của Lãnh đạo trước khi đóng dấu.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ theo đúng Quy định của Công ty.
III. Công tác hành chính
Trực tổng đài điện thoại của Công ty, tiếp nhận và chuyển cuộc gọi cho các đơn vị có liên quan.
Cấp phát văn phòng phẩm, thẻ điện thoại hàng tháng cho các đơn vị.
Cấp phát dụng cụ vệ sinh hàng tháng và cấp phát nước uống (trà, cà phê) cho Ban Lãnh đạo.
Theo dõi đặt nước uống cho công ty.
Rà soát và thực hiện các VBLQ theo từng lĩnh vực phụ trách tại từng thời kỳ.
IV: Công tác tổ chức sự kiện
Điều phối công tác hậu cần cho các hội nghị, sự kiện của Phòng phụ trách.
Các sự kiện lớn của Công ty (theo yêu cầu).
v. Các công việc khác theo sự ủy quyền, phân công của Cấp quản lý trực tiếp
Trực tiếp liên hệ, trao đổi công việc với các Đơn vị khi được sự ủy quyền của cấp Quản lý trực tiếp
Yêu cầu các đơn vị/cá nhân liên quan phối hợp, hỗ trợ công việc theo ủy quyền của Lãnh đạo