Chuyên Viên Hành Chính - Nhân Sự (Admin - HR Executive)

1. Công tác Nhân sự
Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu nhân sự của các phòng ban.
Quản lý hồ sơ nhân viên, soạn thảo và ký kết hợp đồng lao động.
Thực hiện công tác chấm công, tính lương, và các chế độ bảo hiểm (BHXH, BHYT) cho nhân sự.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tổ chức các hoạt động gắn kết nội bộ (Team building, sinh nhật, lễ tết).
Tham mưu cho Ban Giám đốc về việc xây dựng quy chế lương thưởng và đánh giá KPI.
Tham gia xây dựng cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự, mô tả công việc cho từng vị trí; đảm bảo bộ máy nhân sự tinh gọn, rõ người - rõ việc - rõ trách nhiệm.
Quản lý vòng đời nhân sự từ tiếp nhận, thử việc, đánh giá, đào tạo, phát triển đến chấm dứt hợp đồng; đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và quy chế nội bộ.
Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo nội bộ: hội nhập nhân sự mới, đào tạo kỹ năng, đào tạo tuân thủ và đào tạo theo nhu cầu phát triển của từng phòng ban.
Theo dõi kỷ luật lao động, giải quyết các vấn đề quan hệ lao động, khiếu nại nội bộ; giữ gìn kỷ cương nhưng đảm bảo tính nhân văn, công bằng.
Cập nhật, rà soát và đảm bảo việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lao động, tiền lương, bảo hiểm, an toàn lao động.
Lập báo cáo nhân sự định kỳ cho Ban Giám đốc và cho các Cơ quan chức năng: biến động nhân sự, chi phí nhân sự, hiệu quả sử dụng lao động...
2. Công tác Hành chính
Quản lý và mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ cho công ty.
Quản lý các văn bản, công văn đi/đến và lưu trữ hồ sơ pháp lý của công ty.
Điều phối việc sử dụng xe công tác, quản lý đội ngũ bảo vệ/tạp vụ (nếu có).
Hỗ trợ hậu cần cho các cuộc họp, hội thảo và các sự kiện đón tiếp khách hàng/đối tác.
Hỗ trợ hồ sơ công tác (nội địa và quốc tế): di chuyển, lưu trú, thị thực...
Giám sát việc thực hiện nội quy, quy định về an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy.
Xây dựng, ban hành và giám sát thực hiện các quy chế, quy định nội bộ liên quan đến hành chính - văn phòng.
Quản lý chi phí hành chính, lập kế hoạch ngân sách hành chính hàng năm, theo dõi và kiểm soát chi tiêu hiệu quả, tiết kiệm.
Là đầu mối làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ: điện, nước, internet, vệ sinh, máy photocopy, bảo vệ, bảo trì văn phòng, thuê văn phòng (nếu có).
Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ hồ sơ hành chính - pháp lý - nhân sự theo đúng quy định, đảm bảo tính bảo mật và dễ tra cứu.
3. Công tác Phối hợp & Báo cáo
Là đầu mối kết nối giữa Ban Giám đốc và người lao động trong các vấn đề liên quan đến nhân sự và hành chính.
Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban để nắm bắt nhu cầu, khó khăn và đề xuất giải pháp hỗ trợ kịp thời.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám đốc, phù hợp với chức năng HCNS.