Chuyên Viên Hành chính Nhân Sự

A. MẢNG NHÂN SỰ
2.1. Tuyển dụng và Thu hút Nhân tài
• Lập kế hoạch: Căn cứ nhu cầu từ các phòng ban để lập kế hoạch tuyển dụng năm/mùa/tháng; tập hợp nhu cầu, chuẩn bị biểu mẫu và tờ trình phê duyệt ngân sách.
• Vận hành quy trình: Đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên, đặt lịch và tổ chức phỏng vấn, tổng hợp kết quả và thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên.
2.2. Đào tạo và Phát triển
• Lập kế hoạch: Xây dựng kế hoạch, tổ chức tập huấn định kỳ hoặc đột xuất cho nhân sự (bao gồm đào tạo nội bộ và thuê ngoài).
• Thực hiện đào tạo nội bộ:
o Đào tạo hội nhập: Giới thiệu công ty, quy chế, nội quy và văn hóa doanh nghiệp cho nhân sự mới.
o Đào tạo nghiệp vụ: Đào tạo nội quy chuyên môn, quy trình thi cử, quy trình công việc chuyên ngành.
o Đào tạo nâng cao: Tổ chức cho nhân viên thực tế làm bài kiểm tra và đánh giá kết quả sau đào tạo.
• Triển khai quy trình đào tạo: Lập kế hoạch, chọn đơn vị đào tạo, trình phê duyệt chương trình/ngân sách, triển khai khóa học và theo dõi kết quả đào tạo để làm báo cáo đánh giá hiệu quả.
2.3. Quản trị Nhân sự & Quan hệ Lao động
• Hội nhập: Tiếp nhận nhân sự mới và giới thiệu đến các phòng ban.
• Hợp đồng lao động: Thực hiện thủ tục và ký hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động chính thức; theo dõi và đánh giá kết quả thử việc/tái ký hợp đồng dựa trên kết quả bàn giao công việc của nhân sự.
• Chính sách Bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN): Thực hiện báo tăng/giảm bảo hiểm; giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, chốt sổ bảo hiểm và cập nhật các điều chỉnh chính sách theo quy định nhà nước.
• Báo cáo nhân sự: Thực hiện báo cáo định kỳ cho các cơ quan chức năng (Phòng Lao động, Cơ quan BHXH,...) theo quy định.
• Quản lý chấm công & Tính lương:
o Kiểm tra và giám sát chấm công hằng ngày của toàn bộ cán bộ nhân viên (CBNV).
o Tổng hợp ngày công, lập bảng tính lương, thưởng, phụ cấp, OT, thuế TNCN và các khoản khấu trừ bảo hiểm/kỷ luật để trình ban lãnh đạo phê duyệt.
o Chuyển bảng lương cho bộ phận Kế toán thanh toán và gửi phiếu lương bảo mật cho từng nhân sự.
o Giải quyết khiếu nại về lương, thưởng theo quy định pháp luật.
• Khen thưởng & Kỷ luật: Ra quyết định khen thưởng, xử lý kỷ luật và soạn thảo các văn bản hành chính nhân sự liên quan dưới sự chỉ đạo của cấp trên.
• Thi đua & Gắn kết (Team building): Lập kế hoạch và tổ chức các chương trình thi đua, bình chọn nhân viên xuất sắc, tổ chức sinh nhật, team building, nghỉ mát hằng năm để gia tăng động lực làm việc.
• Công tác tư tưởng, chia sẻ: Thường xuyên lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của nhân viên; phát hiện và phát huy năng lực tiềm ẩn; tổ chức thăm hỏi các trường hợp ốm đau, hiếu hỉ.
• Giải quyết nhân sự nghỉ việc: Thực hiện thủ tục nghỉ việc đúng quy trình; tiếp nhận đơn, bàn giao công việc, tài sản; làm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động và thanh toán các chế độ còn lại.
• Quản lý hồ sơ, dữ liệu: Lưu trữ hồ sơ nhân sự (bản cứng và bản mềm); theo dõi danh sách CBNV, danh sách thử việc, chính thức, thai sản, kỷ luật, tăng giảm lương để báo cáo khi có yêu cầu.
________________________________________
B. MẢNG HÀNH CHÍNH
• Quản lý quy chế, nội quy: Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và giám sát việc tuân thủ nội quy, quy định, quy trình văn hóa của CBNV; nhắc nhở hoặc lập biên bản xử lý vi phạm.
• Quản lý sơ đồ và vị trí làm việc: Sắp xếp, bố trí chỗ ngồi cho nhân viên mới; quản lý nhà cung cấp để thực hiện layout văn phòng; phối hợp dọn dẹp vệ sinh phòng ốc sạch sẽ, gọn gàng.
• Quản lý chi phí hành chính: Theo dõi, kiểm soát và thanh toán định kỳ các chi phí văn phòng (điện, nước, điện thoại, internet, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, mực in, các dịch vụ thuê ngoài,...).
• Quản lý tài sản, trang thiết bị: Tiếp nhận nhu cầu, kiểm tra, mua sắm và cấp phát công cụ dụng cụ (CCDC), máy móc, văn phòng phẩm. Lập sổ theo dõi, định kỳ kiểm kê tài sản và bảo trì, sửa chữa khi có hỏng hóc.
• Quản lý điều phối xe và tài xế: Tiếp nhận lịch đặt xe từ các bộ phận; điều phối xe hợp lý phục vụ công tác; kiểm tra sổ nhật ký lịch trình xe hằng ngày; kiểm soát định mức tiêu hao nhiên liệu; theo dõi bảo dưỡng, sửa chữa và vệ sinh xe định kỳ.