Chuyên Viên Hành Chính - Pháp Lý

A. Công tác pháp lý - hồ sơ - hợp đồng
Soạn thảo, rà soát, cập nhật và lưu trữ các văn bản, hợp đồng, phụ lục hợp đồng, công văn, thông báo, biên bản và hồ sơ pháp lý theo phân công.
Theo dõi thời hạn hiệu lực của các hợp đồng, đặc biệt là hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua sắm, thi công, bảo trì và các thỏa thuận liên quan; chủ động nhắc hạn, đề xuất phương án xử lý, gia hạn hoặc tái ký.
Hỗ trợ kiểm tra tính đầy đủ, logic và rủi ro cơ bản của hồ sơ, hợp đồng trước khi trình ký hoặc triển khai thực hiện.
Thực hiện, phối hợp thực hiện hoặc theo dõi các thủ tục pháp lý doanh nghiệp theo phân công như: hồ sơ thành lập, thay đổi thông tin doanh nghiệp, địa điểm kinh doanh, chi nhánh, giấy phép hoạt động và các hồ sơ liên quan khác.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ liên quan đến hoạt động giáo dục, đào tạo, schooling, liên kết, hợp tác hoặc các thủ tục làm việc với cơ quan quản lý nhà nước theo phạm vi được giao.
Theo dõi tình trạng hồ sơ pháp lý của các đơn vị/cơ sở trong hệ thống; bảo đảm hồ sơ được cập nhật, sắp xếp khoa học, dễ tra cứu và đầy đủ theo yêu cầu quản lý.
Phối hợp với các bộ phận liên quan và đơn vị tư vấn/đối tác bên ngoài trong việc chuẩn bị, bổ sung, điều chỉnh hồ sơ pháp lý khi cần.
B. Công tác hành chính vận hành
Theo dõi và thực hiện các thủ tục đề nghị thanh toán đối với chi phí hành chính, chi phí vận hành, chi phí dịch vụ, chi phí thuê mặt bằng và các khoản chi liên quan theo phân công.
Kiểm tra, tổng hợp chứng từ, hồ sơ thanh toán; bảo đảm hồ sơ đầy đủ, đúng biểu mẫu, đúng tiến độ và phù hợp với quy định nội bộ trước khi trình duyệt.
Theo dõi lịch đến hạn thanh toán của các hợp đồng thuê mặt bằng và các hợp đồng hành chính khác; chủ động nhắc việc, đề xuất xử lý và phối hợp các bên liên quan để bảo đảm thanh toán đúng hạn.
Hỗ trợ điều phối xe công tác, phòng họp, lịch làm việc với đối tác/cơ quan chức năng và các nhu cầu hành chính phát sinh khác theo phân công.
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, quản lý văn bản đi - đến, scan/in ấn/công chứng/chứng thực hồ sơ khi cần.
Phối hợp theo dõi việc cung ứng dịch vụ hành chính, hậu cần, mua sắm hoặc hỗ trợ các công việc phục vụ vận hành văn phòng và hệ thống theo phân công.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, đầu mối phối hợp cho các đợt kiểm tra, làm việc nội bộ hoặc làm việc với đối tác/cơ quan nhà nước.
C. Công tác phối hợp và báo cáo
Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để thu thập thông tin, hoàn thiện hồ sơ, xử lý công việc đúng tiến độ.
Cập nhật và báo cáo định kỳ/đột xuất về tình trạng hợp đồng, hồ sơ pháp lý, hồ sơ thanh toán, công việc hành chính đang theo dõi theo yêu cầu của quản lý trực tiếp.
Chủ động phát hiện các rủi ro về thời hạn, hồ sơ thiếu, điều khoản bất lợi hoặc các vấn đề hành chính - pháp lý phát sinh để kịp thời báo cáo, đề xuất hướng xử lý.
Thực hiện các công việc khác thuộc phạm vi hành chính - pháp lý theo sự phân công của cấp quản lý.