Chuyên Viên Hành Chính Tổng Hợp

Mục tiêu công việc
- Đảm bảo hậu cần thông suốt: Quản lý toàn diện công tác hành chính, văn phòng, lưu trú và hậu cần nhằm phục vụ tốt nhất cho các hoạt động của Ban Quản lý dự án (BQLDA) và lực lượng vận hành nhà máy điện mặt trời
- Duy trì môi trường đạt chuẩn: Đảm bảo khuôn viên văn phòng, nhà điều hành nhà máy luôn sạch sẽ, ngăn nắp, an toàn và đạt tiêu chuẩn vệ sinh công nghiệp (5S)
- Đầu mối kết nối địa phương: Thực hiện các giao dịch hành chính thông thường, phối hợp công tác hằng ngày với chính quyền và cơ quan chức năng sở tại trên địa bàn tỉnh Đồng Nai
Nhiệm vụ và trách nhiệm
Nội dung công việc
1. Công tác Hành chính, Văn thư và Quản lý Tài sản
- Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ chứng từ và luân chuyển công văn đi/đến, hồ sơ pháp lý giữa Hội sở chính và Ban Quản lý dự án Gia Ui
- Lập kế hoạch dự trù, thu mua, cấp phát và quản lý định mức sử dụng văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, công cụ dụng cụ văn phòng
- Quản lý, kiểm kê danh mục tài sản cố định, trang thiết bị văn phòng, nhà điều hành nhà máy định kỳ
2. Công tác Hậu cần Hiện trường, Điều phối Xe và Bếp ăn
- Trực tiếp quản lý hệ thống nhà ở lưu trú, cư xá của chuyên gia, kỹ sư và CBNV làm việc tại dự án Gia Ui
- Tiếp nhận yêu cầu, lập lịch điều phối xe ô tô phục vụ Ban Lãnh đạo, cán bộ đi công tác hiện trường mỏ/nhà máy hoặc di chuyển về Hội sở
- Giám sát hoạt động của nhà bếp/bếp ăn tập thể, kiểm soát chất lượng dinh dưỡng và đảm bảo tuyệt đối an toàn vệ sinh thực phẩm cho các suất ăn ca của kỹ sư, vận hành viên trực 24/7
- Hướng dẫn, đôn đốc nhân viên tạp vụ thực hiện vệ sinh phòng điều khiển trung tâm, văn phòng; phối hợp với đội bảo vệ duy trì an ninh trật tự vòng ngoài
3. Đối ngoại Hành chính và Hỗ trợ Tác nghiệp Nhân sự
- Thực hiện thủ tục khai báo tạm trú, tạm vắng cho chuyên gia, nhà thầu, nhân sự điều động từ Hội sở đến làm việc tại dự án với Công an địa Phương
- Đầu mối chuẩn bị hậu cần (đưa đón, phòng họp, ăn uống, tài liệu) để tiếp đón các đoàn khách, đoàn công tác từ Hội sở hoặc các đoàn kiểm tra chuyên ngành của tỉnh Đồng Nai
- Hỗ trợ Phòng Nhân sự Hội sở thu thập bảng công máy chấm công hằng tháng, đôn đốc thực hiện đơn giải trình hoặc bảng đánh giá thử việc, KPI của nhân sự tại hiện trường
- Tập hợp các hóa đơn chi tiêu hành chính, hoàn ứng các chi phí hành chính chuyển về phòng Kế toán Hội sở quyết toán