Chuyên Viên Hành Chính Vận Hành

Mục tiêu vị trí
Vận hành không gian làm việc cho Văn phòng HCM (trên 200 nhân sự).
Thực hiện hậu cần chu đáo cho các đoàn công tác.
Kiểm soát chất lượng dịch vụ từ các nhà thầu phụ.
Chủ động ứng dụng các công nghệ, phần mềm sẵn có để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Trách nhiệm chính
Điều phối Hậu cần Đoàn công tác
Đầu mối tiếp nhận nhu cầu, lên kế hoạch và triển khai hậu cần (đặt vé máy bay, khách sạn, quà tặng, xe đưa đón, chuẩn bị phòng họp, trà nước...) cho các chuyến công tác trong và ngoài nước của BGĐ, đối tác nước ngoài.
Duy trì và cập nhật danh sách các đối tác cung ứng dịch vụ để có phương án nhanh và chi phí tốt nhất.
Quản lý Vận hành Mặt bằng Văn phòng
Theo dõi, kiểm tra định kỳ tình trạng cơ sở vật chất, máy móc văn phòng (máy in, điều hòa, hệ thống điện nước, mạng...).
Tiếp nhận các phản hồi, yêu cầu sửa chữa hạng mục hạ tầng từ các phòng ban, xử lý nhanh chóng để không gián đoạn công việc của nhân sự.
Làm việc với Ban quản lý tòa nhà để xử lý các vấn đề phát sinh về an ninh, vệ sinh, bảo trì kỹ thuật hoặc an toàn PCCC.
Sắp xếp, điều phối không gian làm việc, phòng họp: đảm bảo gọn gàng, chuyên nghiệp.
Quản lý Thầu phụ & Nhà cung cấp
Kiểm tra chất lượng dịch vụ của các thầu phụ.
Hỗ trợ Sự kiện
Phối hợp cùng team nhân sự: chuẩn bị hậu cần cho các sự kiện văn hóa doanh nghiệp, sinh nhật tháng, ngày lễ tết, teambuilding.
Phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo tiến độ thanh toán cho nhà cung cấp.
Ứng dụng Công nghệ vào Vận hành
Sử dụng thành thạo và khai thác tốt các phần mềm, công cụ quản lý nội bộ (Google Workspace, các phần mềm quản lý tài sản, app đặt phòng họp...).
Chủ động các đề xuất để cải thiện quy trình.