Chuyên Viên Hành Chính Văn Phòng

Thực hiện, hỗ trợ các công việc hành chính trong văn phòng và Lễ tân sao cho công việc luôn được thông suốt, đáp ứng yêu cầu đối với các phòng ban khác.
Trách nhiệm chính/Key accountabilities
1. Nhiệm vụ 1: Lễ tân
1.1 Trực, nghe, trả lời và chuyển cuộc gọi điện thoại của khách hàng, đối tác đến các Phòng ban tiếp nhận cuộc gọi.
1.2 Tiếp khách và hướng dẫn Khách, đối tác vào phòng họp làm việc với Cán bộ nhân viên của phòng ban liên quan.
1.3 Thực hiện, theo dõi tài liệu và bưu kiện chuyển phát nhanh đi và đến cho các Phòng, ban...
1.4 Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến công tác lễ tân theo phân công của Trưởng bộ phận và chỉ đạo của Ban Điều hành.
2. Nhiệm vụ 2: Công tác hành chính văn phòng
2.1 Theo dõi, giám sát việc thực hiện vệ sinh văn phòng, pantry. Tổ chức việc vệ sinh, lau dọn văn phòng, pantry được duy trì vào mỗi buổi sáng đầu ngày và cuối ngày làm việc.
2.2 Đầu mối tiếp nhận, điều phối, theo dõi và tổng hợp chi phí sử dụng xe/ thẻ taxi của công ty.
2.3 Mỗi cuối tháng, lập kế hoạch đặt mua các vật dụng văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm,... cho các Phòng ban và Cán bộ Nhân viên của Công ty sử dụng cho tháng kế tiếp.
2.4 Mỗi giữa tháng và cuối tháng kiểm tra, đối chiếu số liệu và lập Phiếu đề nghị thanh toán các khoản thanh toán cho các nhà cung cấp, dịch vụ, sản phẩm liên quan đến hoạt động văn phòng như điện, nước, bảo vệ, thư từ chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm,... theo lịch thanh toán của Phòng Kế toán. Scan, lưu lại hồ sơ thanh toán, hóa đơn để thuận tiện quản lý, đối chiếu.
2.5 Thực hiện các nhiệm vụ văn phòng khác có liên quan đên công tác hành chính theo phân công của Trưởng bộ phận và chỉ đạo của Ban Điều Hành.