Nhân Viên Lễ Tân

1. Tiếp đón khách:
1.1 Đón tiếp khách, hướng dẫn, chỉ dẫn cho khách:
- Đón tiếp, chào đón khách đến làm việc, giao dịch với Tập đoàn, Tòa nhà theo chính sách và quy trình của Tập đoàn và Ban quản lý tòa nhà, với sự chuyên nghiệp, vui vẻ, thân thiện.
- Khéo léo, tinh tế để tạo cho khách hàng thoải mái, vui vẻ khi vào Tòa nhà, văn phòng làm việc của Tập đoàn.
- Thu thập, tiếp nhận thông tin và nhu cầu của khách.
- Làm thủ tục đăng ký vào ra tòa nhà cho khách.
- Hướng dẫn và giúp đỡ khách đến khu vực họ cần (vị trí thang máy, số tầng, số phòng họp, phòng làm việc, văn phòng, nhà hàng...) theo yêu cầu công việc của khách.
- Thông báo cho các đơn vị/ cá nhân liên quan để phối hợp đón tiếp và hỗ trợ khách theo yêu cầu công việc của khách.
- Xử lý các tình huống khẩn cấp tại quầy lễ tân một cách bình tĩnh, khéo léo, linh hoạt và hiệu quả theo quy định, hướng dẫn của Tập đoàn và Ban quản lý tòa nhà.
- Kiểm tra thẻ ra vào Tòa nhà của khách.
1.2 Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi:
- Tiếp nhận thông tin, ghi nhận đầy đủ thông tin từ các cuộc gọi đến Tập đoàn, Ban Quản lý Tòa nhà.
- Chuyển tiếp thông tin đến đơn vị/cá nhân liên quan để xử lý thông tin.
1.3 Quản lý thư tín đến/đi, bưu phẩm:
- Nhận, phân loại, ghi nhận thông tin và chuyển tiếp thư tín/bưu phẩm đến cho các bộ phận liên quan.
- Nhận, phân loại, ghi nhận thông tin và chuyển tiếp thu tín đi cho nhân viên đại diện đơn vị bưu chính.
- Lưu trữ thông tin thư tín đến và đi theo quy định của Tập đoàn và Ban Quản lý tòa nhà.
1.4 Quản lý tài sản:
- Quản lý các thiết bị, vật dụng tại khu vực quầy lễ tân.
- Cấp phát, thu hồi thẻ khách.
- Kiểm soát việc ra vào của người và phương tiện.
- Tiếp nhận, quản lý và giao trả giấy tờ tùy thân của khách hàng khi khách hàng thực hiện thủ tục đăng ký vào ra tòa nhà.
- Đảm bảo khu vực lễ tân luôn sạch sẽ, gọn gàng, chuẩn mực.
1.5 Cập nhật thông tin khách và thông tin từ các cuộc gọi:
- Cập nhật thông tin khách vào và ra Tòa nhà, Văn phòng Tập đoàn vào hệ thống quản lý.
- Cập nhật thông tin từ các cuộc gọi đến Tập đoàn, Ban Quản lý tòa nhà và quá trình chuyển tiếp thông tin đến các đơn vị liên quan.
- Cập nhật các thông tin từ các đối tượng khác giao tiếp trực tiếp tại quầy lễ tân khi họ muốn được giải đáp thắc mắc, tìm hiểu thông tin liên quan đến Tập đoàn, Ban quản lý tòa nhà
2. Lễ tân - Khánh Tiết các sự kiện đối ngoại của Tập đoàn
2.1 Tiếp đón khách tham dự sự kiện:
- Phụ trách nhiệm vụ đứng tại các sảnh chính, cầu thang, lối đi của tòa nhà, sự kiện để tiếp đón khách đến tham dự.
- Chào hỏi theo đúng yêu cầu của chương trình, tiếp nhận thông tin khách mời, hướng dẫn check in và dẫn khách vào đúng vị trí ngồi, cung cấp các thông tin cần thiết về sự kiện cho khách mời theo yêu cầu của Ban tổ chức.
2.2 Hỗ trợ các hoạt động sự kiện:
- Chuẩn bị các vật phẩm cần thiết cho sự kiện theo yêu cầu của Ban tổ chức.
- Giải đáp/hoặc hỗ trợ/hoặc kết nối với đơn vị liên quan để giải đáp những thắc mắc/yêu cầu của khách trước và trong khi sự kiện đối ngoại diễn ra.
- Chuyển mic cho khách mời, diễn giả, ... trong quá trình trao đổi, đối thoại của buổi hội nghị, hội thảo.
- Thực hiện một số nhiệm vụ để hỗ trợ các bộ phận khác trong hội nghị như chuẩn bị nước, đồ ăn nhẹ, tài liệu, trao quà tặng... theo phân công của Người chủ tổ chức sự kiện.
- Phối hợp cùng các bộ phận khác để giải quyết, xử lý các sự cố phát sinh có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ diễn ra sự kiện cũng như trải nghiệm của khách tại sự kiện.
- Báo cáo tình hình sự kiện cho phụ trách nhóm hoặc ban tổ chức theo phân công.
- Hỗ trợ các hoạt động trong suốt sự kiện theo yêu cầu của Ban tổ chức/Người chủ trì.
3. Thực hiện theo chỉ đạo của cấp quản lý trực tiếp và cấp có thẩm quyền