Hành chính - Lễ tân

Công tác Văn thư, quản lý con dấu:

• Tiếp nhận và xử lý văn bản đi/đến (cấp số CV; cập nhập sổ CV đi/CV đến; quản lý tracking, ...)
• Phát hành/gửi văn bản tới các bên liên quan kịp thời, đúng quy định qua email/group zalo hoặc các kênh nội bộ khác đã được cấp có thẩm quyền chấp thuận.
• Thực hiện phân loại, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngăn nắp, khoa học, bảo mật, thuận tiện cho việc tìm kiếm, truy suất dữ liệu (bao gồm cả hồ sơ vật lý và hồ sơ kỹ thuật số của công ty).
• Trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định

Công tác Lễ tân:

• Trực lễ tân theo lịch phân công.
• Tiếp nhận thông tin (trực tiếp, email, điện thoại hoặc các phương tiện liên lạc khác), đảm bảo tính chuyên nghiệp, chu đáo, lịch thiệp và các yêu cầu về an toàn, an ninh.
• Đón tiếp khách/đối tác đến công ty; thông báo cho bộ phận/cá nhân mà khách muốn liên hệ công tác; hướng dẫn khách đến nơi được tiếp đón. Báo cáo cấp quản lý trực tiếp các tình huống phát sinh ngoài thẩm quyền để phối hợp xử lý.
• Luôn kiểm tra, giám sát khu vực phòng làm việc của Chủ tịch HĐQT, Ban Tổng Giám đốc, khu vực ra/vào, sảnh tiếp đón đảm bảo an ninh, an toàn, cảnh quan sạch đẹp, chuyên nghiệp.
• Đầu mối tiếp nhận nhu cầu sử dụng phòng họp từ các bên liên quan và phối hợp với nhân viên IT bố trí, chuẩn bị phòng họp cho phù hợp với yêu cầu công việc.
• Hỗ trợ các dịch vụ khác trong quá trình diễn ra cuộc họp (tiếp nước, bánh, trái cây, ...);
• Dọn dẹp phòng khách mỗi lượt khách đến/đi

Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của BLĐ Công ty

Thời gian làm việc: 5 ngày/tuần (từ 08h00 - 17h30 hoặc 8h30 - 18h00)