1.Công tác quản lý hành chính - vận hành văn phòng
Quản lý cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị văn phòng; đảm bảo điều kiện làm việc ổn định, thông suốt.
Theo dõi cấp phát, thu hồi, điều chuyển tài sản, công cụ dụng cụ theo quy định nội bộ.
Tổ chức mua sắm văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, dịch vụ hành chính theo quy trình nội bộ.
Quản lý kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu và công cụ dụng cụ của đơn vị.
Theo dõi, kiểm soát các chi phí hành chính phát sinh theo ngân sách được giao.
2. Công tác điều phối vận hành - hậu cần
Phối hợp với các phòng ban/đơn vị liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo hoạt động vận hành thông suốt.
Tổ chức công tác hậu cần
phục vụ các cuộc họp, hội nghị, sự kiện nội bộ và các chương trình đối ngoại của Công ty.
3. Công tác quản lý tài sản - hồ sơ - tuân thủ
Theo dõi biến động tăng/giảm tài sản; phối hợp thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất.
Lập các báo cáo hành chính, tài sản, vận hành theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.
Phối hợp với các đơn vị liên quan trong công tác hạch toán, thanh toán các chi phí hành chính.
4. Công tác mua sắm - quản lý nhà cung cấp
Tham gia triển khai các thủ tục mua sắm theo quy định nội bộ.
Phối hợp lấy báo giá, tổng hợp hồ sơ, lập tờ trình phê duyệt theo quy trình.
Theo dõi tiến độ cung cấp dịch vụ/hàng hóa, hợp đồng, nghiệm thu và thanh toán.
Phối hợp đánh giá chất lượng nhà cung cấp, đề xuất phương án tối ưu chi phí và chất lượng dịch vụ.
5. Công tác khác
Tham gia xây dựng, cập nhật và cải tiến các quy trình/quy định liên quan đến công tác hành chính - vận hành.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng/Ban Lãnh đạo.
1. Trình độ chuyên môn
Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các chuyên ngành: Quản trị hành chính, Quản trị kinh doanh, Kế toán, Luật,
Quản trị nhân sự hoặc các chuyên ngành liên quan.
Ưu tiên ứng viên đã làm việc tại các doanh nghiệp có quy mô lớn, môi trường vận hành chuyên nghiệp, đa phòng ban/đa địa điểm.
2. Kinh nghiệm
Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, vận hành văn phòng, quản trị nội bộ, trợ lý điều phối hoặc các vị trí tương đương.
Có kinh nghiệm trong một hoặc nhiều mảng: quản lý hành chính văn phòng, quản lý cơ sở vật chất, điều phối vận hành, quản lý hồ sơ/hợp đồng, hậu cần sự kiện, hỗ trợ Ban Lãnh đạo.
Có kinh nghiệm phối hợp triển khai công việc với nhiều phòng ban, làm việc với nhà cung cấp/đối tác là lợi thế.
Có kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, chứng khoán hoặc các tập đoàn lớn là điểm cộng.
Có hiểu biết về quy trình mua sắm nội bộ, quản lý tài sản, quy trình phê duyệt nội bộ là lợi thế.
3. Kỹ năng
Kỹ năng tổ chức, điều phối và theo dõi triển khai công việc tốt.
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính tốt (tờ trình, thông báo, quyết định, biên bản, công văn...).
Kỹ năng giao tiếp, phối hợp đa phòng ban và xử lý tình huống linh hoạt.
Kỹ năng làm việc với nhà cung cấp, đối tác, khách hàng nội bộ.
Kỹ năng lập kế hoạch, quản lý tiến độ và giải quyết vấn đề.
Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint); ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống quản trị nội bộ (ERP/SAP/eOffice...).
4. Phẩm chất cá nhân
Tác phong chuyên nghiệp, cẩn thận, trách nhiệm cao.
Chủ động, linh hoạt, có tinh thần phục vụ và hỗ trợ.
Có khả năng làm việc trong môi trường áp lực cao, xử lý đồng thời nhiều đầu việc.
Trung thực, bảo mật thông tin tốt.
Có tư duy vận hành, tinh thần phối hợp và khả năng thích ứng nhanh.
