Chuyên Viên Quản Lý Hồ Sơ Dự Án Kỹ thuật PCCC

Quản lý hồ sơ giai đoạn đầu dự án:
Chịu trách nhiệm thu thập, đăng ký và lưu trữ toàn bộ hồ sơ giai đoạn chuẩn bị của dự án, bao gồm nhưng không giới hạn:
Văn bản thẩm duyệt thiết kế về PCCC.
Bản vẽ thi công, hồ sơ thay đổi thiết kế.
Công văn trao đổi với khách hàng, viện thiết kế, cơ quan thẩm duyệt (Cơ quan Cảnh sát PCCC).
Quản lý hồ sơ thiết bị và vật tư (nhiệm vụ cốt lõi):
Thiết lập và quản lý "Sổ theo dõi thiết bị PCCC", tuân thủ chặt chẽ yêu cầu của Thông tư số 36/2025/TT-BCA, ghi nhận đầy đủ thông tin từng thiết bị/vật tư:
Số lượng, chất lượng, chủng loại.
Nhà sản xuất, model, quy cách, số hiệu xuất xưởng.
Giấy chứng nhận hợp quy, chứng nhận CR (nếu có), biên bản kiểm định xuất xưởng.
Ngày nhập kho, thông tin nhà cung cấp, hợp đồng mua bán và hóa đơn.
Thu thập và lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh chất lượng của thiết bị/vật tư (Giấy chứng nhận kiểm định, chứng chỉ chất lượng), đảm bảo tính xác thực và hiệu lực, phục vụ kiểm tra trong quá trình nghiệm thu.
Quản lý hồ sơ trong quá trình thi công:
Thu thập và tổng hợp các hồ sơ, biên bản quan trọng trong thi công:
Biên bản nghiệm thu công việc xây lắp bị che khuất (như đường ống ngầm, ống điện âm tường...).
Biên bản thử áp, biên bản chạy thử và kiểm tra chức năng hệ thống.
Nhật ký công trường, hình ảnh và video thi công.
Quản lý hồ sơ nghiệm thu và bàn giao (nhiệm vụ then chốt):
Theo quy định tại Nghị định số 136/2020/NĐ-CP và các phụ lục kèm theo (như biểu mẫu PC04), chủ trì biên soạn và tổng hợp hồ sơ nghiệm thu hoàn công hệ thống PCCC.
Đảm bảo hồ sơ bao gồm đầy đủ nội dung theo quy định, đặc biệt là:
Bản vẽ hoàn công hệ thống PCCC.
Hồ sơ chứng minh nguồn gốc và chất lượng thiết bị, vật tư.
Biên bản thử nghiệm, chạy thử và vận hành hệ thống.
Phương án chữa cháy và hồ sơ đào tạo liên quan.
Phối hợp với quản lý dự án để nộp hồ sơ nghiệm thu lên cơ quan Cảnh sát PCCC, chịu trách nhiệm cung cấp các tài liệu hỗ trợ.
Quản lý hồ sơ đào tạo và bảo trì:
Thiết lập và quản lý hồ sơ đào tạo nghiệp vụ PCCC cho nhân sự, đảm bảo tất cả đối tượng liên quan (như nhân viên vận hành, bảo vệ) đều có chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ PCCC theo Điều 33 của Nghị định.
Quản lý hợp đồng bảo trì hệ thống PCCC sau bàn giao, bao gồm hồ sơ kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ theo quy định.
Chuẩn hóa và quản lý an toàn hệ thống lưu trữ hồ sơ:
Thiết lập và áp dụng hệ thống phân loại, mã hóa, tra cứu thống nhất cho hồ sơ, đảm bảo quản lý song song hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.
Quản lý phòng lưu trữ hồ sơ hằng ngày, bảo đảm an toàn, phòng cháy, chống ẩm mốc, mối mọt.
Tuân thủ quy trình phê duyệt nghiêm ngặt đối với việc mượn, sao chép, tiêu hủy hồ sơ, đảm bảo tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn.
Công tác thống kê và báo cáo:
Định kỳ (hằng quý, hằng năm) thống kê tình hình quản lý, bảo quản, bảo dưỡng thiết bị PCCC của công ty theo Điều 7 Thông tư số 36/2025/TT-BCA, đồng thời hỗ trợ lập báo cáo thống kê.
Cung cấp dữ liệu chính xác cho ban lãnh đạo, hỗ trợ đáp ứng các đợt kiểm tra từ cơ quan PCCC.