Chuyên Viên Sales Operations (Vận Hành Kinh Doanh)

1. Quản trị kế hoạch và vận hành kinh doanh
- Theo dõi kế hoạch tuần, tháng, quý của Phòng Kinh doanh;
- Theo dõi tiến độ thực hiện các kế hoạch, dự án và đầu việc; chủ động nhắc việc cho Team Leader và các nhân sự Phòng Kinh doanh, theo dõi thời hạn hoàn thành và cảnh báo các công việc có nguy cơ chậm tiến độ;
2. Quản trị KPI và Dashboard
- Cập nhật Dashboard kinh doanh theo ngày, tuần và tháng;
- Theo dõi Funnel kinh doanh từ Lead đến hoàn thành giao dịch;
- Theo dõi và cập nhật KPI của Trưởng phòng Kinh doanh, Team Leader và đội ngũ Kinh doanh, CRM/Retention;
- Theo dõi các chỉ số vận hành như Lead, Booking, Show, Consultation, Deposit, Revenue, Conversion Rate, Average Ticket và Productivity;
- Phân tích KPI, doanh thu, hiệu suất nhân viên và nguồn lead;
- Phát hiện các chỉ số bất thường và kịp thời báo cáo Trưởng phòng, Ban Giám đốc;
3. Báo cáo và phân tích
- Thực hiện các báo cáo ngày, tuần, tháng, quý theo yêu cầu;
- Tổng hợp và phân tích số liệu về doanh thu, KPI, hiệu suất nhân sự và hiệu quả nguồn khách hàng;
- Đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh dựa trên dữ liệu phân tích.
4. Quản trị dữ liệu
- Quản lý, kiểm tra, chuẩn hóa và cập nhật dữ liệu trên CRM, Google Sheets, Dashboard và các hệ thống quản lý;
- Đảm bảo dữ liệu đầy đủ, chính xác, đồng nhất và được cập nhật kịp thời.
- Kiểm soát chất lượng dữ liệu, hạn chế sai sót và dữ liệu trùng lặp.
- Tổng hợp và lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác báo cáo và quản trị.
5. Quản lý quy trình và tài liệu
- Quản lý, cập nhật SOP, checklist, biểu mẫu, kịch bản bán hàng và các tài liệu vận hành của Phòng Kinh doanh;
- Kiểm soát việc sử dụng đúng biểu mẫu và quy trình;
- Theo dõi, cập nhật các tài liệu khi có thay đổi.
6. Điều phối và hỗ trợ vận hành
- Phối hợp với các phòng Marketing, CRM, Chăm sóc khách hàng, Chuyên môn, Kế toán và các bộ phận liên quan trong quá trình triển khai công việc.
- Theo dõi, đôn đốc và cập nhật tình trạng xử lý các đầu việc liên phòng ban.
- Hỗ trợ Trưởng phòng Kinh doanh trong việc tổng hợp số liệu, chuẩn bị báo cáo và các công việc điều hành khi được phân công.
- Chuẩn bị báo cáo, tài liệu và slide phục vụ các cuộc họp cho Trưởng phòng Kinh doanh;
- Tham gia các cuộc họp của Phòng Kinh doanh; ghi biên bản họp, tổng hợp Action List, theo dõi tiến độ thực hiện, nhắc việc và báo cáo các đầu việc quá hạn.
- Là đầu mối tiếp nhận, điều phối và theo dõi việc xử lý các công việc liên phòng ban nhằm đảm bảo thông tin được xuyên suốt và đúng tiến độ.
7. Kiểm soát và cảnh báo rủi ro
- Theo dõi, phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường về KPI, doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi và tiến độ công việc.
- Chủ động phát hiện, đánh giá mức độ ảnh hưởng và cảnh báo các rủi ro có thể tác động đến kết quả kinh doanh, đề xuất hướng xử lý và giải pháp khắc phục cho Trưởng phòng Kinh doanh.
Các công việc khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp.