1. Lên ý tưởng, lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện của nhà trường và các đơn vị
Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ như: Sinh nhật, Team Building, Hội thao, Tất niên...
Đảm bảo ý tưởng sáng tạo, thiết thực, chi phí hợp lý.
Đảm bảo các hoạt động thể hiện tinh thần đoàn kết và gắn bó giữa các thành viên.
2. Lập hồ sơ xin tài trợ cho các hoạt động cộng đồng
Soạn thảo hồ sơ tài trợ chuyên nghiệp bằng PowerPoint.
Trình bày đầy đủ: nội dung, kế hoạch chương trình, dự trù kinh phí tổ chức, quyền lợi nhà tài trợ.
3. Phối hợp các bộ phận liên quan để tổ chức sự kiện
Làm việc cùng các bộ phận (
Designer, PR, Digital...) để xây dựng nội dung, POSM, kịch bản chương trình.
Nhận sự hỗ trợ từ các phòng ban liên quan khi cần thiết.
4. Kiểm soát tiến độ công việc
Theo dõi, đôn đốc công việc và đảm bảo tiến độ tổ chức sự kiện đúng kế hoạch.
Phối hợp hiệu quả với các vị trí, phòng ban liên quan.
5. Hỗ trợ về nội dung và hồ sơ kịch bản
Phối hợp với
nhân viên truyền thông hỗ trợ nội dung sự kiện.
Kiểm soát tính chính xác của thông tin.
6. Thực hiện công việc hiện trường
Liên hệ, lựa chọn và làm việc với các đối tác, nhà cung cấp, nghệ sĩ, nhân sự, chính quyền khi tổ chức sự kiện.
Duy trì mối quan hệ lâu dài với đối tác và các bộ phận liên quan.
7. Kêu gọi tổ chức, hội nhóm đến tổ chức sự kiện tại dự án
Tìm kiếm và lên kế hoạch hợp tác với các tổ chức, hội nhóm tiềm năng để tổ chức hội nghị, hội thảo, hoạt động giải trí tại dự án.
8. Báo giá và đàm phán giá các hạng mục sự kiện
Thực hiện báo giá chi tiết từng hạng mục.
Đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp đảm bảo hiệu quả chi phí.
9. Hỗ trợ hoạt động Out-door và các công việc khác
Phụ trách in ấn, sản xuất,
giám sát thi công các ấn phẩm quảng bá ngoài trời (phướn, banner...).
Hỗ trợ các đơn vị sản xuất các hạng mục sự kiện liên quan.
Thực hiện các hạng mục theo phê duyệt và xử lý phát sinh nếu có.
1. Trình độ học vấn:Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Truyền thông, Marketing, Quan hệ công chúng, Quản trị sự kiện, hoặc các ngành liên quan.
2. Kinh nghiệm :
- Tối thiểu 1-2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, truyền thông, marketing hoặc các vị trí tương đương.
- Có kinh nghiệm lên kế hoạch, vận hành và tổ chức sự kiện thực tế là lợi thế.
3. Kiến thức chuyên môn:
- Hiểu biết về quy trình tổ chức sự kiện, từ khâu lên ý tưởng, chuẩn bị, vận hành, cho đến hậu kỳ.
- Biết cách xây dựng hồ sơ tài trợ, kịch bản sự kiện, kiểm soát ngân sách.
- Am hiểu về các ấn phẩm POSM, sản xuất, in ấn, thi công ngoài trời.
4. Ngoại ngữ: Có khả năng giao tiếp và làm việc bằng tiếng Anh là một lợi thế.
5. Tin học: Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint...).
6. Kỹ năng cần có:
- Kỹ năng lập kế hoạch và triển khai công việc chi tiết, khoa học.
- Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán tốt.
- Kỹ năng làm việc nhóm và phối hợp liên phòng ban hiệu quả.
- Có khả năng xử lý tình huống nhanh nhạy tại hiện trường.
7. Thái độ/ tố chất cần có:
- Năng động, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao.
- Tinh thần chủ động, cầu tiến, chịu được áp lực công việc và linh hoạt về thời gian.
- Có định hướng phát triển nghề nghiệp lâu dài trong lĩnh vực truyền thông - sự kiện.
