Chuyên viên Tổng vụ
- Thỏa thuận
- Toàn thời gian
Hạn nộp hồ sơ: 23/11/2026 (Còn 38 ngày)
Ứng tuyển sớm để được ưu tiên
Kết nối với Nhà tuyển dụng để tìm hiểu thông tin và gia tăng cơ hội trúng tuyển
Nhà tuyển dụng đang online
Mô tả công việc
- TỔNG QUAN VAI TRÒ
- Chuyên viên Tổng Vụ chịu trách nhiệm xử lý độc lập các hồ sơ hành chính, pháp lý, hợp đồng, tài sản hoặc bảo hiểm được phân công từ khi tiếp nhận đến khi hoàn tất.
- Vị trí phân tích yêu cầu, chuẩn bị phương án và kiểm soát bằng chứng để hồ sơ đúng quy định, đúng thẩm quyền, đúng thời hạn và truy xuất được.
- Vị trí được đề xuất cải tiến và xử lý nghiệp vụ trong hướng dẫn đã duyệt; quyết định tạo cam kết, chi phí hoặc ngoại lệ phải trình Trưởng Bộ phận
- Báo cáo trực tiếp đến: Trưởng Bộ phận Tổng Vụ
TRÁCH NHIỆM CHÍNH
- Tiếp nhận và lập kế hoạch hồ sơ
- Tiếp nhận yêu cầu, xác định kết quả, phạm vi, hồ sơ đầu vào, thẩm quyền, thời hạn và các bên cần phối hợp.
- Lập danh sách công việc, mốc kiểm soát và bằng chứng cần có; phản hồi ngay khi đầu vào thiếu hoặc thời hạn không khả thi.
- Cập nhật trạng thái trên công cụ được chỉ định và báo Trưởng Bộ phận khi có rủi ro ảnh hưởng nghĩa vụ hoặc vận hành.
- Hồ sơ pháp lý và giấy phép
- Chuẩn bị hồ sơ đăng ký, cấp mới, gia hạn hoặc điều chỉnh giấy phép theo biểu mẫu, yêu cầu và nội dung đã xác nhận.
- Theo dõi lịch hiệu lực, lịch làm việc, yêu cầu bổ sung và kết quả; lưu đầy đủ biên nhận, văn bản và bằng chứng hoàn tất.
- Phân tích vướng mắc và đề xuất phương án xử lý; chuyển ngay yêu cầu bất thường hoặc nội dung vượt ủy quyền.
- Hợp đồng và nghĩa vụ
- Kiểm tra tính đầy đủ của đề nghị, thông tin đối tác, điều kiện đã duyệt và phụ lục trước khi soạn hoặc trình hợp đồng.
- Theo dõi vòng rà soát, ký, phát hành, gia hạn, thanh lý và các mốc nghĩa vụ; nhắc đúng đầu mối trước hạn.
- Quản lý phiên bản và bảng theo dõi hợp đồng; không tự sửa điều kiện thương mại hoặc pháp lý chưa được phê duyệt.
- Tài sản, công cụ dụng cụ và bảo hiểm
- Thực hiện ghi nhận, mã hóa, bàn giao, điều chuyển, kiểm kê và hồ sơ xử lý tài sản theo phân công và quy trình.
- Đối chiếu dữ liệu với hiện trạng, phân tích chênh lệch và chuẩn bị hồ sơ trình phương án xử lý.
- Chuẩn bị, theo dõi và hoàn thiện hồ sơ bảo hiểm hoặc yêu cầu bồi thường cùng các đơn vị liên quan.
- Hành chính, văn thư và dịch vụ văn phòng
- Thực hiện tiếp nhận, trình, phát hành, lưu và truy xuất văn bản, thư tín hoặc hồ sơ Ban Giám Đốc theo quyền tiếp cận.
- Điều phối dịch vụ hành chính và nhà cung cấp được giao; kiểm tra chất lượng, khối lượng và bằng chứng nghiệm thu.
- Hướng dẫn Nhân viên Tổng Vụ về biểu mẫu, cách lưu và các bước nghiệp vụ trong phạm vi chuyên môn được phân công.
- Dữ liệu, báo cáo và cải tiến
- Duy trì danh mục hồ sơ, giấy phép, hợp đồng, tài sản, bảo hiểm, chi phí và việc tồn với dữ liệu chính xác.
- Tổng hợp báo cáo tiến độ, ngoại lệ, rủi ro và nghĩa vụ sắp đến hạn; nêu rõ chủ sở hữu và hành động tiếp theo.
- Đề xuất cải tiến biểu mẫu, hướng dẫn, thư mục và công cụ theo dõi để giảm lỗi, trùng lặp hoặc thời gian xử lý.
YÊU CẦU:
- Học vấn và kinh nghiệm
- Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học ngành Luật, Hành chính, Quản trị Văn phòng, Quản trị Kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan.
- Có kinh nghiệm xử lý hồ sơ hành chính, pháp lý, hợp đồng, tài sản hoặc bảo hiểm; có thể quản lý một hồ sơ từ đầu đến cuối.
- Ưu tiên kinh nghiệm trong doanh nghiệp dịch vụ, bán lẻ, ẩm thực hoặc môi trường có nhiều điểm vận hành.
- Kiến thức và năng lực
- Hiểu nguyên tắc văn thư, kiểm soát hợp đồng, giấy phép, tài sản, bảo hiểm, thẩm quyền và bảo mật.
- Có khả năng phân tích hồ sơ, lập kế hoạch thời hạn, kiểm tra chi tiết, viết văn bản và phối hợp nhiều bên.
- Sử dụng tốt công cụ văn phòng và hệ thống lưu trữ, quản lý hồ sơ hoặc công việc; duy trì dữ liệu truy xuất được.
- Phẩm chất
- Chính trực, kín kẽ, cẩn trọng và trung thực khi ghi nhận tình trạng hồ sơ.
- Chủ động, bám việc, bình tĩnh với yêu cầu gấp và biết chuyển cấp trước khi vượt thẩm quyền.
CHẾ ĐỘ PHÚC LỢI
- Thu nhập: Lương offer + Service Charge
- Bảo hiểm: Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN và Bảo hiểm sức khỏe PVI.
- Nghỉ phép: 12 ngày phép/năm + 01 ngày nghỉ sinh nhật hưởng nguyên lương.
- Thưởng & hỗ trợ: Thưởng Lễ/Tết, Family Day, Father's Day, Mother's Day; chính sách chăm sóc đời sống như kết hôn, sinh con, ốm đau, phúng viếng.
- Chăm sóc sức khỏe: Khám sức khỏe định kỳ năm, tiêm phòng hằng năm và các chính sách thăm hỏi sức khỏe.
- Bữa ăn: Hỗ trợ bữa ăn trong ca làm việc
- Gia đình Người nhà Hum: Chính sách khuyến học cho con của Người nhà Hum, gồm thưởng thành tích học tập và hỗ trợ sách vở từ Tiểu học đến Đại học.
- Ưu đãi nội bộ: Ưu đãi khi sử dụng sản phẩm & dịch vụ trong hệ dịch vụ HumVentures.
- Phát triển: Được đào tạo, nâng cao năng lực và có cơ hội phát triển nghề nghiệp.
Trở về Trang công việc
Thông tin chung
- Thu nhập: Thỏa thuận
Việc làm tương tự khác
CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH TRANSCOSMOS VIỆT NAM TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Hà Nội
7 triệu - 9 triệu
Công ty TNHH Việt Nam Concentrix Services
Hồ Chí Minh
7.5 triệu - 8.5 triệu
Aj Rental Vietnam Ltd., Co
Hồ Chí Minh
15tr-19tr ₫/tháng
Công ty TNHH Đầu tư Dịch vụ HumVentures
Xem trang công ty- Địa chỉ công ty: 34, Đường 11, P. Thảo Điền, Tp. Thủ Đức, Tp. HCM
- Quy mô: Từ 101 - 500 nhân viên
- Lĩnh vực: Khách sạn - Nhà hàng
Thông tin công việc
Vị trí:
Nhân viên
Hình thức làm việc:
Toàn thời gian
Việc làm tương tự
Kế Toán Hành Chính Tổng Hợp - Hà Nội | Lương Đến 13 Triệu
CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ & VẬN HÀNH S-SERVICE
Hà Nội
9 - 13 triệu VND + PC
Nhân Viên CSKH (Tổng Đài Tư Vấn)/ Dịch Vụ Khách Hàng/ Telesales- Fulltime |Upto 30 Triệu - Hướng Dẫn Từ Đầu - Không Yêu Cầu Kinh Nghiệm (Quận 11 Cũ)
Công Ty Luật TNHH Collectius Cms Lawfirm
Hồ Chí Minh
Từ 9.5 triệu
Cảnh báo dấu hiệu lừa đảo tuyển dụng
Thu phí và cung cấp thông tin
- Phí hồ sơ, đồng phục, đặt cọc.
- Yêu cầu nộp bản gốc giấy tờ.
- Cung cấp mã OTP.
Hứa hẹn trúng tuyển 100%
- Không yêu cầu trình độ.
- Không cần thử việc.
Phỏng vấn bất thường
- Địa điểm xa văn phòng công ty.
- Phỏng vấn qua Telegram.
Yêu cầu làm nhiệm vụ
- Tải app, nạp tiền.
- Làm nhiệm vụ nhận thưởng.
Tin tuyển dụng sơ sài
- Mô tả công việc chung chung
- Nhiệm vụ đơn giản, thu nhập khủng
- Lỗi chính tả, đánh máy.
Đội ngũ hỗ trợ của JobOKO sẵn sàng đồng hành, tư vấn và giới thiệu những cơ hội việc làm phù hợp, giúp Ứng viên tự tin phát triển sự nghiệp và chinh phục mục tiêu nghề nghiệp bền vững.
Hotline CSKH
1900.63.63.84
Công ty Cổ phần JobOKO Toàn cầu
Đội ngũ hỗ trợ của JobOKO luôn chủ động tư vấn các giải pháp tuyển dụng tối ưu, cam kết đồng hành và hỗ trợ Quý Nhà tuyển dụng đạt được hiệu quả tuyển dụng bền vững.
Hotline CSKH
02473.068.388
Công ty Cổ phần JobOKO Toàn cầu
