Chuyên Viên Vận Hành Dịch Vụ

I. Mô tả công việc
A. Điều phối và Tổng hợp Vận hành
Điều phối thông tin liên bộ phận: Tiếp nhận, phân loại và luân chuyển thông tin một cách chủ động, đảm bảo mọi nội dung đều đến đúng người, đúng việc và đúng thời điểm - cả trong nội bộ Khối lẫn với các bộ phận bên ngoài, giúp các đầu mối phối hợp nhịp nhàng và không bỏ sót thông tin quan trọng.
Tổng hợp và phân tích dữ liệu vận hành: Thu thập số liệu KPI và tiến độ công việc từ các bộ phận, tổng hợp thành các báo cáo tuần/tháng/quý mạch lạc; đồng thời chủ động phát hiện các điểm bất thường, dấu hiệu rủi ro và kịp thời báo cáo lên Giám đốc Khối để có hướng xử lý sớm.
Theo dõi action items và tiến độ: Giám sát chặt chẽ các đầu việc phát sinh từ các cuộc họp Khối, đảm bảo từng hạng mục được thực hiện đúng cam kết về thời hạn, đồng thời cảnh báo và báo cáo kịp thời mỗi khi có dấu hiệu chậm trễ.
Chuẩn bị tài liệu phục vụ ra quyết định: Soạn thảo các tài liệu phân tích, tờ trình và báo cáo tổng hợp chất lượng, trình bày rõ ràng và logic để hỗ trợ Ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
B. Hỗ trợ Quản trị Hiệu quả (BPM)
Kiểm soát danh mục văn bản vận hành kinh doanh: Cập nhật và duy trì hệ thống danh mục QC/QĐ/QT, theo dõi sát trạng thái và phiên bản của từng văn bản, đồng thời chủ động nhắc nhở các bộ phận rà soát định kỳ nhằm đảm bảo tính cập nhật và hiệu lực.
Theo dõi tiến độ dự án: Liên tục cập nhật timeline các dự án phụ trách và thu thập dữ liệu milestone từ PMO, giúp bức tranh tiến độ luôn rõ ràng và sẵn sàng phục vụ báo cáo.
Thu thập dữ liệu xây dựng quy trình: Hỗ trợ công tác mapping thông tin, chuẩn bị tài liệu cho các buổi thẩm định quy trình và phối hợp phát hành văn bản nội bộ trên hệ thống một cách bài bản, đúng quy định.
C. Trợ lý Điều hành Khối
Quản lý và sắp xếp lịch: Chủ động theo dõi, sắp xếp và tối ưu lịch làm việc và lịch họp; rà soát, xử lý các trùng lịch và sắp xếp thứ tự ưu tiên hợp lý, đảm bảo Giám đốc Khối luôn được nhắc lịch kịp thời.
Tổ chức và phục vụ cuộc họp: Gửi thư mời, đặt phòng họp, chuẩn bị agenda, tài liệu và các điều kiện hậu cần; ghi biên bản, tổng hợp kết luận và theo dõi các đầu việc sau họp khi được phân công.
Công tác hành chính khác theo nhiệm vụ được giao.
II. Yêu cầu công việc
Tốt nghiệp Đại học; ưu tiên ứng viên có 1-3 năm kinh nghiệm trong các mảng vận hành, phân tích dữ liệu, điều phối hoặc quản trị dự án.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực Bất động sản, Xây dựng hoặc các môi trường vận hành tương tự.
Thành thạo MS Office, đặc biệt là Excel; ưu tiên có kinh nghiệm sử dụng SharePoint, DSMS hoặc các hệ thống quản lý dữ liệu.
Có khả năng thu thập, tổng hợp, phân tích dữ liệu và lập báo cáo một cách logic, chính xác.
Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và điều phối công việc hiệu quả với nhiều phòng ban.
Khả năng tổ chức công việc, quản lý thời gian và đa nhiệm.
Tỉ mỉ, cẩn trọng và đề cao tính chính xác trong công việc.
Chủ động, có tư duy hệ thống và tinh thần cải tiến quy trình.
Linh hoạt, thích ứng nhanh với sự thay đổi và môi trường làm việc năng động.
Có tinh thần học hỏi, ý thức bảo mật thông tin và trách nhiệm cao trong công việc.