Contract Administration Executive - Từ 6 Tháng Kinh Nghiệm - Làm Việc Tại Phường Láng, HN - Phúc Lợi Tốt, Thu Nhập Hấp Dẫn

Contract Administration Executive tại Pure Imagination chịu trách nhiệm hỗ trợ quy trình chứng từ (bao gồm xác nhận công việc, tạo lập & chỉnh sửa hợp đồng, nghiệm thu, xử lý hợp đồng và theo dõi thanh toán) được vận hành chính xác, đầy đủ và đúng thời hạn.
Bên cạnh việc trực tiếp xử lý hồ sơ, vị trí này còn phối hợp với các squads vận hành dự án để đảm bảo mỗi job có đầy đủ điều kiện về hợp đồng, chứng từ và thanh toán; đồng thời tham gia đề xuất cải tiến quy trình, ứng dụng AI và công cụ tự động hóa để giảm các thao tác thủ công.
Công việc đòi hỏi sự cẩn thận, phản ứng nhanh, khả năng làm việc đa nhiệm và tư duy phối hợp tốt với các bộ phận khác. Đây là vị trí phù hợp với những người yêu thích tính hệ thống, làm việc dựa trên quy trình và hiểu rõ vai trò hỗ trợ vận hành trong tổ chức.
1. Hợp đồng và hồ sơ:
Soạn hợp đồng theo mẫu có sẵn dựa trên thông tin job đã được Account/Sales xác nhận;
Kiểm tra, review bước đầu hợp đồng do khách hàng gửi; đối chiếu nội dung công việc, giá trị job và các điều khoản thanh toán;
Theo dõi tiến độ ký kết và lưu trữ hợp đồng (bản ký điện tử + bản cứng); chủ động báo cáo quản lý khi phát hiện những điều khoản bất thường hoặc có rủi ro.
2. Nghiệm thu, hóa đơn và thanh toán:
Chuẩn bị biên bản nghiệm thu cho job đã hoàn thành; cập nhật trạng thái thanh toán và phối hợp xử lý chứng từ (hóa đơn nháp, xuất hóa đơn VAT,...);
Theo dõi, cập nhật trạng thái hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn và thời hạn thanh toán của từng job;
Chủ động follow các khoản sắp đến hạn hoặc quá hạn và phối hợp với Account để push khách hàng khi cần thiết.
3. Hỗ trợ các squads vận hành job:
Hỗ trợ rà soát, tổng hợp các thông tin cần thiết trước khi job triển khai (giá trị, scope, pháp nhân, tình trạng hợp đồng, payment terms và chứng từ);
Theo dõi các thay đổi về scope hoặc giá trị công việc có ảnh hưởng tới hợp đồng và phụ lục;
Chủ động báo cáo các mốc liên quan tới hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn và thanh toán kịp thời để tránh chậm nghiệm thu, tất toán.
4. Quản lý dữ liệu và cải tiến quy trình:
Cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng, hợp đồng và các thông tin pháp lý liên quan;
Hỗ trợ và tham gia chuẩn hóa template, checklist, cách lưu trữ và tracking hợp đồng;
Chủ động sử dụng AI và các công cụ tự động hóa để hỗ trợ review hợp đồng, tạo tài liệu, nhắc deadline;
Đề xuất cải tiến quy trình Contract → Acceptance → Invoice → Payment vận hành nhanh và chính xác hơn.