Customer Service Executive

* NHIỆM VỤ/ MISSION
- Tối đa đạt được chỉ số đo lường giao hàng đúng hạn và đầy đủ cho khách hàng, đáp ứng sự mong đợi của khách hàng và quản lý chinh xác đơn hàng từ khách hàng.
- Maximize OTIF indicator, meet customer satisfaction appraisal and accuracy of customer orders management.
- Phối hợp và hỗ trợ Phòng Kinh doanh mở rộng thị trường kinh doanh Đài Loan, Trung Quốc...
- Collaborate and support with Sale Dept to develop the business market of Taiwan, China...
* VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM/ ROLE AND RESPONSIBILITIES
- Cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống nội bộ đầy đủ, đúng hạn bao gồm cả điều kiện giao hàng và điệu kiện thanh toán.
- Maintain customer master data into system and update timely for any change information including delivery term and payment term.
- Ghi nhận đơn hàng của khách hàng vào hệ thống chính xác và nhanh chóng trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm nhận đơn hàng từ khách hàng.
- Introduce customer orders into system accuracy and quickly within 24hours once receiving orders from customers.
- Quản lý sự thay đổi từ đơn hàng như điều chỉnh số lượng, yêu cầu giao hàng sớm, đẩy lùi thời gian giao hàng hoặc hủy đơn hàng theo điều khoản và điều kiện đã được ký kết trong hợp đồng.
- Precisely manage customer orders adjustment, pull in/push out or cancel under terms & condition signed of contract.
- Đảm bảo đơn hàng khách hàng được hoàn tất và giao hàng đúng hạn thông qua việc phối hợp với các bộ phận bên trong nhà máy.
- Ensure customer orders are fulfilment, on time delivery and accuracy through working closely with internal related departments.
- Tiếp nhận các thắc mắc, khiếu nại từ khách hàng thông qua các kênh như thư điện tử, điện thoại hoặc bất kỳ ứng dụng khác và phải phản hồi đến các bộ phận nội bộ trong vòng 24 giờ, phản hồi đến khách hàng trong vòng 48 giờ.
- Handling customer complaints or inquiries through email, social media, and by phone or software and feedback to internal team within 24 hours, and response to customers within 48 hours
- Phối hợp với bộ phận tài chinh theo dõi công nợ thanh toán với khách hàng để đảm bảo việc thanh toán được thực hiện đầy đủ và đúng hạn.
- Coordinate with Finance regarding customer statement of accounting to ensure on time payment by customer
- Các công việc khác được phân công từ cấp trên.
- Other tasks from superior.
- Trong trường hợp vắng mặt, ủy quyền cho: Nhân viên Kinh doanh.
- In case of absence, delegate to: Sales & Busniness Development Officer
* QUYỀN HẠN/ AUTHORITIES
- Đề xuất cuộc họp khẩn cấp với các bộ phận trong nhà máy nếu có sự thay đổi đột ngột về việc dừng đơn hàng hoặc trì hoãn việc giao hàng ra xa từ khách hàng.
- Emergency meeting with internal team for quick change of customer orders stopped or cut off or push out far from customer.