GIÁM ĐỐC VẬN HÀNH - Chief Operating Officer

I. MỤC ĐÍCH VỊ TRÍ

Giám đốc Vận hành (COO) chịu trách nhiệm trực tiếp và toàn diện đối với hoạt động vận hành hằng ngày của Công ty, đồng thời dẫn dắt quá trình tái cấu trúc hoạt động với sự phối hợp chặt chẽ cùng Tổng Giám đốc, Hội đồng Quản trị và Ban lãnh đạo Tập đoàn GDEX.

Trong bối cảnh Công ty bước vào mùa cao điểm, đây là vị trí yêu cầu khả năng trực tiếp điều hành và triển khai công việc ngay lập tức, tạo ra kết quả thực tế ngay từ ngày đầu tiên, thay vì dành thời gian dài cho giai đoạn đánh giá.

Các nhiệm vụ ưu tiên trước mắt bao gồm:

• Đảm bảo chất lượng và tính liên tục của dịch vụ.
• Huy động và tối ưu nguồn lực, năng lực vận hành.
• Xử lý các điểm nghẽn trong hoạt động.
• Thiết lập kỷ luật và cơ chế kiểm soát vận hành hằng ngày.

Song song đó, COO sẽ dẫn dắt việc kiểm soát chi phí, làm rõ trách nhiệm của từng cấp quản lý và xây dựng lộ trình tái cấu trúc phù hợp, nhằm tạo ra những cải thiện có thể đo lường được mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh hoặc ảnh hưởng đến khách hàng.

II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1. Tái cấu trúc và điều hành hoạt động vận hành

• Nhanh chóng đánh giá hiệu quả cung cấp dịch vụ, các yếu tố cấu thành chi phí, năng lực mạng lưới, quy trình làm việc và năng lực quản lý; xác định và ưu tiên các vấn đề cần can thiệp, xử lý ngay lập tức.
• Chuyển hóa các định hướng tái cấu trúc thành kế hoạch triển khai thực tế, xác định rõ người chịu trách nhiệm, các mốc tiến độ ngắn hạn và KPI cụ thể. Triển khai ngay những thay đổi cấp thiết, đồng thời phân kỳ các thay đổi trên diện rộng để phù hợp với yêu cầu đảm bảo dịch vụ trong mùa cao điểm.
• Trực tiếp kiểm soát hoạt động hằng ngày của toàn bộ hệ thống: chuyển phát nhanh, vận tải đường trục, vận chuyển chặng cuối (Last-mile), phân loại hàng hóa tại các trung tâm khai thác, kho vận, hoàn tất đơn hàng và dịch vụ lắp đặt. Chủ động huy động nhân sự, phương tiện và năng lực khai thác trong mùa cao điểm; xử lý các điểm nghẽn và kích hoạt phương án dự phòng nhằm đảm bảo hoạt động dịch vụ không bị gián đoạn.

2. Khách hàng doanh nghiệp (B2B) và đảm bảo hiệu quả thương mại

• Đảm bảo thực hiện các cam kết dịch vụ đối với khách hàng doanh nghiệp trong suốt quá trình thay đổi hoạt động; trực tiếp chịu trách nhiệm xử lý các sự cố dịch vụ nghiêm trọng và triển khai biện pháp khắc phục.
• Phối hợp với bộ phận Kinh doanh và Phát triển kinh doanh để đánh giá tính khả thi của các giải pháp dịch vụ và chính sách giá; quản lý quá trình tiếp nhận khách hàng mới, các cam kết mức độ dịch vụ (SLA) và tổ chức các buổi đánh giá ở cấp lãnh đạo đối với những khách hàng trọng điểm, bao gồm các nền tảng thương mại điện tử.
• Tăng cường khả năng duy trì khách hàng thông qua việc chủ động trao đổi, đảm bảo chất lượng giao hàng và xử lý triệt để các vấn đề dịch vụ tái diễn.

3. Quản trị tài chính và hiệu quả hoạt động

• Chịu trách nhiệm về ngân sách vận hành và báo cáo kết quả kinh doanh của mảng vận hành (P&L); thiết lập cơ chế theo dõi minh bạch chi phí, biên lợi nhuận và đảm bảo hoàn thành các mục tiêu cải thiện tài chính đã thống nhất.
• Xác định và triển khai các giải pháp tối ưu chi phí, nâng cao năng suất trên toàn bộ hệ thống đội xe, nhà thầu phụ, trung tâm khai thác, kho hàng và nhiên liệu; đảm bảo cân bằng giữa mục tiêu tiết kiệm chi phí với chất lượng dịch vụ và an toàn vận hành.
• Thiết lập cơ chế đánh giá hiệu quả hoạt động định kỳ, có tính kỷ luật và phối hợp trực tiếp với Tổng Giám đốc. Đảm bảo hệ thống báo cáo chính xác, đáng tin cậy đối với các chỉ số:
• OTIF: Tỷ lệ giao hàng đúng thời gian và đầy đủ.
• Order Accuracy: Độ chính xác trong xử lý đơn hàng.
• Damage and Claims: Tỷ lệ hàng hóa hư hỏng và khiếu nại/bồi thường.
• Cost per Shipment: Chi phí trên mỗi đơn hàng/vận đơn.
• Asset Utilisation: Hiệu suất sử dụng tài sản.
• Restructuring Milestones: Tiến độ thực hiện các mục tiêu tái cấu trúc.

4. Quản lý mạng lưới, đối tác và tuân thủ

• Rà soát toàn bộ mạng lưới trung tâm khai thác, kho hàng, đội xe và đối tác trên phạm vi toàn quốc; triển khai các thay đổi đã được phê duyệt về năng lực khai thác, tuyến vận chuyển và phân bổ nguồn lực nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả vận hành.
• Tăng cường trách nhiệm của các nhà cung cấp và đối tác; đàm phán các hợp đồng đảm bảo hiệu quả thương mại, đồng thời phối hợp hoạt động vận hành xuyên biên giới với Tập đoàn GDEX, bao gồm các tuyến vận chuyển Malaysia - Việt Nam.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam về vận tải, hải quan, lao động, môi trường, sức khỏe và an toàn; đồng thời đáp ứng các tiêu chuẩn liên quan của khách hàng và ngành trong suốt quá trình tái cấu trúc.

5. Công nghệ và tối ưu hóa quy trình

• Nâng cao hiệu quả ứng dụng các hệ thống TMS, WMS, theo dõi đơn hàng, đối soát COD, tối ưu hóa tuyến đường và dữ liệu vận hành nhằm tăng cường khả năng kiểm soát và hỗ trợ ra quyết định.
• Chuẩn hóa quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) trên tất cả các bộ phận; khắc phục những lỗ hổng trong công tác kiểm soát và thiết lập cơ chế quản trị hiệu suất hằng ngày. Ưu tiên những cải tiến mà đội ngũ có thể triển khai và duy trì hiệu quả lâu dài.

6. Quản trị nhân sự và văn hóa doanh nghiệp

• Làm rõ cơ cấu tổ chức, quyền hạn ra quyết định và trách nhiệm của đội ngũ quản lý; xử lý các khoảng trống về năng lực, đồng thời xây dựng kế hoạch kế nhiệm và phát triển đội ngũ.
• Trực tiếp hiện diện tại các trung tâm khai thác và địa điểm vận hành để dẫn dắt hoạt động; thiết lập kỳ vọng rõ ràng, hướng dẫn và phát triển đội ngũ quản lý, củng cố văn hóa an toàn, tinh thần trách nhiệm và định hướng khách hàng.
• Quản lý công tác hoạch định nhân sự và quan hệ lao động một cách có trách nhiệm trong quá trình tái cấu trúc; đảm bảo truyền thông rõ ràng về các thay đổi và tuân thủ quy định pháp luật lao động Việt Nam.