Hành chính - Lễ tân

Được thành lập vào năm 2008, Equix Technologies là đơn vị tiên phong của Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các phần mềm cho thị trường tài chính thế hệ mới. Equix Technologies được tạo nên với tinh thần nghĩ dám làm, sẵn sàng thách thức các công ty dịch vụ tài chính độc quyền tại Úc.
Chúng tôi mang tới những giải pháp nhằm hỗ trợ các công ty đơn giản hóa quy trình KYC và giảm thiểu những rủi ro gian lận và rủi ro tuân thủ và pháp lý.
Equix Technologies đang tìm kiếm Chuyên viên Hành chính Lễ tân có khoảng 3 năm kinh nghiệm
để đồng hành cùng công ty trong giai đoạn hoàn thiện và nâng cấp hệ thống quản trị hành chính. Đây là vị trí phù hợp với ứng viên yêu thích môi trường công nghệ, trẻ trung, năng động, có tinh thần chủ
động, dịch vụ tốt và mong muốn phát triển dài hạn trong mảng hành chính - vận hành văn phòng.
Với đặc thù phòng Hành chính vừa được tách ra vận hành độc lập, vị trí này không chỉ đảm nhiệm công việc thường ngày mà còn có cơ hội tham gia xây dựng quy trình, chuẩn hóa hoạt động hành chính và được cân nhắc phát triển lên vị trí Leader trong tương lai nếu thể hiện tốt năng lực
Quyền lợi
Thỏa thuận lương theo năng lực, upto 17M Gross.
100% lương trong thời gian thử việc.
Xét tăng lương 1 lần/năm.
Thưởng tháng lương 13, thưởng hiệu suất, thưởng Lễ Tết, thưởng sinh nhật,...
Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm thất nghiệp khi trở thành nhân sự chính thức.
Chế độ ốm đau, hiếu hỉ, khuyến khích tài năng trẻ,...
Môi trường trẻ trung năng động và đầy nhiệt huyết.
Thời gian làm việc linh hoạt.
Được đào tạo 1-1 với Quản lý hoặc Senior.
Du lịch nghỉ mát hàng năm, nhiều hoạt động teambuilding.
Hỗ trợ hoạt động CLB như Cầu lông, Yoga, Đá bóng, Bơi-Đạp-Chạy,...
Mô tả công việc
Công tác lễ tân - đón tiếp
Trực quầy lễ tân, đón tiếp khách, ứng viên, đối tác đến làm việc tại công ty.
Hướng dẫn khách ra/vào, liên hệ các bộ phận liên quan để tiếp đón phù hợp.
Tiếp nhận và xử lý cuộc gọi, thư từ, bưu phẩm, công văn đến/đi
Đảm bảo khu vực lễ tân luôn gọn gàng, chuyên nghiệp, thể hiện hình ảnh thương hiệu công
ty
Công tác hành chính - quản trị văn phòng
Quản lý và theo dõi hoạt động vận hành văn phòng quy mô khoảng 1.000m2.
Phụ trách mua sắm, cấp phát và kiểm soát văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, tài sản - thiết bị hành chính.
Theo dõi, làm việc với nhà cung cấp các dịch vụ văn phòng: vệ sinh, cây xanh, nước uống, bảo trì, sửa chữa, chuyển phát, pantry, an ninh, tòa nhà...
Kiểm tra định kỳ cơ sở vật chất, đảm bảo môi trường làm việc ngăn nắp, an toàn, đầy đủ tiện ích cho CBNV.
Hỗ trợ quản lý chỗ ngồi, phòng họp, khu vực làm việc chung và các nhu cầu setup nội bộ.
Theo dõi chi phí hành chính, tổng hợp đề xuất thanh toán, đối soát chứng từ với kế toán theo quy định.
Công tác văn thư - hồ sơ
Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và quản lý hồ sơ, văn bản, hợp đồng hành chính.
Soạn thảo các văn bản hành chính thông thường: thông báo, đề nghị thanh toán, quyết định, công văn, biên bản...
Quản lý con dấu, hồ sơ giấy tờ và thực hiện các thủ tục hành chính theo phân công.
Đảm bảo hồ sơ, tài liệu được lưu trữ khoa học, dễ tra cứu, đúng quy trình.
Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ - tiếp khách
Phối hợp với bộ phận Truyền thông nội bộ trong công tác hậu cần và tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty: sinh nhật tháng, workshop, happy hour, townhall, hoạt động gắn kết nhân sự...
Phối hợp với Thư ký Giám đốc hoặc chủ động thực hiện công tác chuẩn bị tiếp khách, đón đoàn, setup phòng họp, teabreak, hậu cần đón tiếp đối tác.
Đảm bảo trải nghiệm chuyên nghiệp, chu đáo cho khách và nhân sự nội bộ trong các hoạt động/sự kiện.
Xây dựng và cải tiến công tác hành chính
Tham gia xây dựng, hoàn thiện và chuẩn hóa các quy trình, biểu mẫu, checklist liên quan đến hành chính - lễ tân - văn thư.
Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành văn phòng, tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm nhân viên.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của quản lý.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của BLĐ Công ty.
Yêu cầu
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành: Hành chính, Quản trị văn phòng, Nhân sự,
Kinh tế hoặc các ngành liên quan.
Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính/Lễ tân/Văn phòng/Office Admin.
Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại công ty có quy mô từ vừa trở lên, đặc biệt là môi trường công nghệ, startup, phần mềm hoặc có nhịp độ vận hành nhanh.
Có kinh nghiệm thực hiện đồng thời các công việc: lễ tân, hành chính văn phòng, văn thư, hậu cần sự kiện nội bộ.
Giao tiếp tốt, tác phong chuyên nghiệp, nhanh nhẹn, thân thiện, dịch vụ tốt.
Kỹ năng sắp xếp công việc, quản lý nhiều đầu việc cùng lúc, phối hợp đa phòng ban hiệu quả.
Chủ động, trách nhiệm, cẩn thận, linh hoạt và có tinh thần "can-do".
Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Google Workspace).
Có khả năng soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ và làm việc với nhà cung cấp.
Ưu tiên ứng viên có tư duy xây dựng hệ thống, mong muốn phát triển lên vai trò quản lý/leader.
Apply now via
Email: [protected info]
Tel/Zalo: [protected info]
LinkedIn
Facebook
Link