Hành Chính Tổng Hợp

1. Công tác hành chính - văn phòng
Chuẩn bị phương tiện đi lại (xe, vé máy bay, vé tàu, vé xe...) và nơi lưu trú (khách sạn, phòng nghỉ...) cho Ban Điều hành và CBNV theo nhu cầu công tác.
Thực hiện các thủ tục hành chính: công chứng, chứng thực, dịch thuật, visa, giấy phép liên vận... theo yêu cầu.
Đón tiếp khách, đối tác đến làm việc tại văn phòng theo phân công.
Làm việc với các đoàn kiểm tra (PCCC, công an địa phương, cơ quan chức năng...).
Quản lý, sắp xếp phòng họp; điều phối lịch họp tại văn phòng.
Tạo link họp online, gửi thông báo và hỗ trợ kỹ thuật cơ bản cho các cuộc họp.
Đảm bảo không gian làm việc, phòng họp luôn gọn gàng, chuyên nghiệp.
2. Quản lý tài sản - trang thiết bị
Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng.
Theo dõi cấp phát, thu hồi và kiểm kê định kỳ.
Đề xuất sửa chữa, bảo trì, thay thế khi cần thiết.
Quản lý văn phòng phẩm: theo dõi tồn kho, cấp phát và đề xuất mua sắm.
3. Công tác hậu cần - sự kiện
Tổ chức hậu cần cho các chương trình nội bộ:
Teambuilding, du lịch, sự kiện nội bộ
Hoạt động văn hóa - thể thao
Tiệc, lễ (tất niên, sinh nhật công ty, lễ kỷ niệm...)
Phối hợp với phòng Marketing/Sales tổ chức các sự kiện truyền thông.
Đặt hoa chúc mừng, quà tặng cho khách hàng/đối tác trong các dịp đặc biệt.
4. Công tác mua sắm - nhà cung cấp
Tìm kiếm, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ (vận chuyển, khách sạn, văn phòng phẩm...).
So sánh báo giá, đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Theo dõi hợp đồng và thực hiện thủ tục thanh toán chi phí hành chính.
Quản lý và theo dõi chi phí vận hành văn phòng (điện, nước, internet, điện thoại, dịch vụ thuê ngoài...).
Kiểm tra, đối soát hóa đơn và đề nghị thanh toán đúng hạn.
5. Hỗ trợ hoạt động kinh doanh
In ấn namecard cho quản lý và nhân viên kinh doanh.
Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, hậu cần cho các buổi họp, hội thảo, gặp gỡ khách hàng.
6. Công việc khác
Thực hiện các công việc hành chính phát sinh theo yêu cầu của cấp trên.
Phối hợp với các phòng ban nhằm đảm bảo hoạt động vận hành chung của Công ty.