Head of Operation (Property Management/ Hospitality)

Phạm vi công việc/ Scope of work:
A. Đại diện Chủ đầu tư/ Management division Representative:
• Tham gia tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu và thường niên cho các dự án chung cư theo quy định của pháp luật. Attend First and Annual General Meeting for residential building as required by law
Hỗ trợ thực hiện việc bàn giao dự án (các hạng mục: Công tác vận hành, Pháp lý dự án, Tài chính dự án...) cho Ban Quản Trị sau khi thành lập ở Hội nghị nhà chung cư thường niên đầu tiên. Assist to performthe project handover (Project Operations, Project Legals, Project Finance...) to Building's Owner Committee (BOC) after being formed at the first AGM
B. Chuẩn bị và vận hành dự án/ Planning and Operating project
• Lập kế hoạch và setup các dự án mới các hạng mục như: chuẩn bị nhân lực, các quy trình, mô tả công việc, chi phí cố định ban đầu, chi phí vận hành... Planning and setting up new projects: manpower, procedures, scope of work, CAPEX, OPEX...
• Nhận bàn giao dự án từ Chủ đầu tư/ Ban Quản Trị hoặc Ban Quản Lý Dự án, Ban Quản Lý Vận hành Tòa nhà ... theo phạm vi các Hợp đồng đã ký. Receive the project handover from the Developer/ Building Owner Committee or the Project Management Unit, Building Operation Management ... according to the scopes of the Contracts signed.
• Tương tác với Chủ đầu tư/ Ban Quản Trị và Chủ sở hữu căn hộ/ khách hàng (bên thứ 3) để đảm bảo chất lượng dịch vụ. Interact with the Developer/ Building Owner Committee and the Owner of the Apartment/ customer (3rd party) to ensure the qualities are met.
• Thực hiện các quy định chung của Công ty trong quá trình vận hành Tòa nhà. Xây dựng thêm các tài liệu, quy trình công việc liên quan để công tác quản lý vận hành Tòa nhà được hiệu quả và phù hợp. Implement the general regulations of the Company in the operation of the building. Building more relevant documents and work procedures to operate efficiently and appropriately Building Management.
• Tư vấn, hướng dẫn xử lý những vấn đề vướng mắc trong vận hành tại các dự án của HGPM dựa theo các quy định của Công ty, Chủ đầu tư để đảm bảo chất lượng dịch vụ và hình ảnh thương hiệu HGPM cũng như Chủ đầu tư. Supporting consultancy/ directing to handle difficult issues in the operation of HGPM projects in accordance with expertise and the Developer and Companys regulations to ensure service quality, standards and Developer and HGPM brand.
• Kiểm soát và quản lý hiệu quả Ban quản lý các dự án để triển khai công việc theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt./ Urge, control and effectively manage the implementation of action plans, organize to perform approved plan.
• Định kỳ đánh giá và quản lý hiệu quả công việc của các Trưởng Ban quản lý và đội ngũ vận hành tại các dự án./ Periodically evaluate and manage performance of PMs and Operation teams at projects.
C. Tài chính, ngân sách/ Budgeting and Finance Management:
• Phối hợp với bộ phận liên quan chuẩn bị, đệ trình Ngân sách để phê duyệt hàng năm. Coordinate with the relevant department to prepare, submit the Budget for approval annually.
• Theo dõi chặt chẽ việc sử dụng ngân sách đã được phê duyệt, phân tích, đánh giá và đề xuất phương án trong trường hợp có sự khác biệt lớn giữa thực tế và ngân sách, đặc biệt là trường hợp chi tiêu vượt ngân sách. Closely monitor the implementation of the approved budget, analyze, evaluate and propose remedial measures in case of budget differences, especially overspending;
• Đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp đảm bảo không vượt ngân sách. Contract negotiation for vendor services to ensure within budget.
D. Quản lý chung/ General personnel/ Administrative management:
• Chịu trách nhiệm chung cho hoạt động của phòng vận hành. Be responsible for OP Dept.
• Là đầu mối chung để triển khai các thông tin và công việc giữa văn phòng chính của HGPM và các Trưởng Ban quản lý tại các dự án. Contact point for the deployment all information and work requirements between the Head Office and Property Managers of projects.
• Đề xuất điều chuyển nhân sự giữa các dự án, phối hợp với phòng Nhân sự để thực hiện tuyển dụng và phỏng vấn. Đánh giá năng lực của các nhân viên tại dự án theo định kỳ hoặc khi được yêu cầu. Propose to appropriate transfer, coordinate with HR to recruitment interview. Participate in assessing the quality/efficiency/ working capacity of the relevant staffs periodically or when required.
• Hỗ trợ các nhân viên phát triển, tổ chức các khóa đào tạo cần thiết, cùng xây dựng văn hóa làm việc phù hợp. Develop subordinate personnel, organize professional training, contribute to build a working environment which suitable to the Company's culture;
• Phối hợp với các bộ phận khác tại văn phòng chính (như Pháp lý, Phát triển dự án, Kỹ thuật, Cho thuê, Kế toán...) để giải quyết các vấn đề liên quan. Coordinate with other Departments at Head Office (such as Legal, Project Development, Engineering, Leasing, Accounting...) for related matters accordingly.
• Quản lý rủi ro (có phương án dự trù để xử lý, đề phòng hoặc giảm thiểu tối đa thiệt hại) từ các sự vụ có thể xảy ra với cư dân, khách thuê. Risk management (devising early solutions for handling, prevention, and minimization of consequences) for issues related to residents, tenants.
E. Các công việc liên quan khác/ Other related jobs:
• Đào tạo, hướng dẫn và setup đội ngũ chăm sóc khách hàng tại dự án. CSM: Guide, train all the team at site
• Hỗ trợ đội ngũ Marketing và Leasing trong quá trình làm việc. Support Marketing, Leasing at work
• Đề ra chiến lược phát triển cho HGPM. Build development strategy for HGPM
• Làm công tác nhận diện thương hiệu cho HGPM. Build development strategy of branding identification for HGPM
• Thực hiện công tác đấu thầu dự án cho HGPM. Work for bidding job for HGPM