[Hồ Chí Minh] Trưởng Ban Quản Lý Tòa Nhà / Chung Cư

Hoạt động chiến lược
- Tham gia công tác hoạch định chiến lược quản lý và vận hành nhà chung cư cùng Công ty My House và Ban quản trị.
- Triển khai chiến lược quản lý vận hành, duy tu bảo dưởng công trình kiến trúc cho tòa nhà chung cư đã được Công ty My House và Ban quản trị phê duyệt áp dụng.
Công tác quản lý vận hành
Nhiệm vụ
- Theo dõi, nắm bắt, giải quyết và quản lý toàn bộ các hoạt động liên quan đến dịch vụ phục vụ Cư dân tại các Chung cư. Đảm bảo công tác quản lý, cung cấp dịch vụ được xuyên suốt, mang đến sự an tâm, thoải mái cho cư dân sinh sống.
- Lập kế hoạch và triển khai công việc cho Ban quản lý tại khu chung cư theo chỉ đạo Ban giám đốc công ty/và hoặc ban quản trị.
- Hỗ trợ Ban giám đốc xây dựng quy trình làm việc cho các bộ phận, nhằm đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả và phát triển.
- Quản lý, huấn luyện các bộ phận thực hiện công việc chuyên nghiệp, hiệu quả luôn đáp ứng sự hài lòng của Cư dân sinh sống.
- Phối hợp với các cơ quan chức năng, các đơn vị cung cấp dịch vụ để hướng dẫn các thủ tục hành chánh, thủ tục đăng ký, cung cấp các dịch vụ cho Cư dân.
- Trực tiếp giải quyết những thắc mắc, khiếu nại của Cư dân liên quan đến chất lượng dịch vụ do mình quản lý. Xin ý kiến Ban giám đốc để giải quyết những trường hợp khó.
- Điều phối và kiểm tra giám sát công việc của tất cả các bộ phận thông qua Tổ trưởng, nhóm trưởng. Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc/Ban quản trị về chất lượng các dịch vụ cung cấp cho cư dân.
- Thúc đẩy các đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện tốt việc bảo hành, bảo trì theo quy định.
- Theo dõi, hướng dẫn nhân viên các bộ phận trả lời và giải quyết thắc mắc, yêu cầu của Cư dân
Trực tiếp tham gia giải quyết hoặc xin ý kiến Ban giám đốc/Ban quản trị để giải quyết đối với những trường hợp khó.
- Ghi nhận những ý kiến đóng góp của Cư dân, trình Ban Giám đốc/Ban quản trị thực hiện các phương án nhằm cải tiến phương thức phục vụ, đáp ứng nhu cầu và quyền lợi của cư dân.
- Theo dõi và điều phối công tác hướng dẫn cư dân các thủ tục giấy tờ liên quan đến chính quyền (xin cấp số nhà, cấp hộ khẩu, làm khai sinh, tạm trú tạm vắng, v.v...) hoặc thủ tục đăng ký các dịch vụ (internet, điện nước, cáp truyền hình, điện thoại, cắt chuyển dịch vụ sau khi đăng ký, v.v... ).
- Theo dõi, kiểm tra và giám sát bộ phận Dịch vụ thu các khoản phí dịch vụ và phí quản lý của Cư dân, hỗ trợ nhân viên giải quyết đối với những trường hợp khó thu.
- Tham gia xây dựng, cải tiến qui trình quản lý, quy trình thực hiện công việc của các bộ phận nhằm nâng cao chất lượng phục vụ Cư dân.
- Đại diện Công ty phối hợp với chính quyền địa phương tổ chức các buổi họp định kỳ của tổ dân phố, khu chung cư, Ban quản trị nhà chung cư để phổ biến những nội quy và các chính sách của nhà nước liên quan đến khu chung cư.
- Tổ chức họp định kỳ cho các bộ phận do mình quản lý để nắm bắt công việc, triển khai công việc, hướng dẫn công việc và thực hiện đánh giá chất lượng dịch vụ của các đơn vị cung cấp dịch vụ từ đó lập kế hoạch và báo cáo về tình hình hoạt động của các bộ phận do mình quản lý, các đơn vị cung cấp dịch vụ cho Ban Giám đốc Công ty nắm tình hình để cùng giải quyết.
- Xây dựng, duy trì mối quan hệ tốt và là chỗ dựa tin cậy cho cư dân.
Hoạt động quản lý nhân sự
- Chịu trách nhiệm đề xuất tuyển dụng, quản lý nhân sự toàn bộ nhân viên dưới quyền Hoạt động quản lý chất lượng toà nhà
- Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng cho toà nhà.
- Triển khai huấn luyện, hướng dẫn cho nhân viên về hệ thống tiêu chuẩn Quản lý tài sản toà nhà:
- Xây dựng cơ chế để quản lý và giám sát tài sản của toà nhà.
- Giám sát hoạt động bảo trì, bảo dưỡng, duy tu công trình kiến trúc đạt hiệu quả.
Thực hiện hoạt động mua hàng:
- Mời báo giá
- Xem xét, đánh giá các báo giá của nhà thầu.
- Trình Ban Giám đốc/Ban quản trị từ 02 đến 03 bảng báo giá/hạng mục
- Duyệt báo giá được phân hạng theo định mức dưới 2,000,000 trong công tác quản lý và vận hành thường xuyên