Hội sở - Trưởng bộ phận Quản lý tài sản, Khối Vận hành

I. CHỨC NĂNG:
- Chịu trách nhiệm quản lý, lập kế hoạch và tổ chức triển khai các dịch vụ quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ, cơ sở vật chất phục vụ cho các hoạt động kinh doanh trên toàn hệ thống đảm bảo tiêu chuẩn, kịp thời và hiệu quả.
- Hướng dẫn công tác quản lý tài sản của các đơn vị Kinh doanh (Chi nhánh, phòng Giao dịch, Trung tâm Kinh doanh) bao gồm: cập nhật theo dõi lịch sử vòng đời tài sản từ lúc cấp phát, điều chuyển, sửa chữa, bảo trì, kiểm kê đến khi thanh lý tài sản.
- Tham gia hỗ trợ thực hiện công tác Mua sắm tài sản.
- Làm đầu mối kiểm tra yêu cầu đầu tư thiết bị đúng theo chính sách, đảm bảo công tác đầu tư trang bị tài sản đúng mục đích, đúng nhu cầu sử dụng , không lãng phí , nằm trong ngân sách phê duyệt, mang lại hiệu quả kinh tế và tài chính cao nhất đã đặt ra.
- Cập nhật biến động tài sản trên phần mềm QLTS căn cứ vào hồ sơ của Đơn vị (hoặc kiểm soát đầu mối đơn vị thực hiện cập nhật), đối soát với KTTC để đảm bảo dữ liệu phần mềm khớp với sổ sách kế toán.
II. CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH:
- Quản lý và triển khai công tác quản lý tài sản (cấp phát, dữ liệu, xuất nhập tồn, bảo hiểm tài sản ....) của OCB trên toàn hệ thống, đảm bảo việc quản lý, cung cấp, thay đổi, thu hồi và thanh lý tài sản, dịch vụ
- kho vận được kịp thời đáp ứng yêu cầu kinh doanh và tuân thủ quy định của OCB.
- Tổ chức thực hiện tự động hóa các quy trình trong hoạt động quản lý tài sản, cung ứng và hành chính, đảm bảo tính liên tục, chính xác và tối ưu thời gian và chi phí vận hành .
- Quản lý và giám sát việc triển khai các hợp đồng dịch vụ, nghiệm thu, thanh quyết toán chi phí liên quan phạm vi công việc;
- Xây dựng và đề xuất ban hành các chính sách, tiêu chuẩn, hướng dẫn nghiệp vụ trong lĩnh vực quản lý tài sản đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật và OCB.
- Tuyển dụng, đào tạo, giám sát và quản trị hiệu quả nhân viên cấp dưới, các đối tác nghiệp vụ trong lĩnh vực để đảm bảo hoàn thành kế hoạch công việc được giao;
- Khai thác mua bán/ chuyển nhượng bất động sản cho OCB theo đúng quy định OCB và quy định pháp luật.
- Soát xét, theo dõi ngân sách sử dụng và phối hợp với đơn vị đề xuất đăng ký ngân sách phù hợp với từng thời điểm cuối năm tài chính bao gồm công cụ lao động và tài sản cố định.
- Kiểm soát/ tham mưu cho BLĐ phê duyệt các yêu cầu có liên quan đến việc sửa chữa, bảo trì tài sản như xe chuyên dụng, xe công vụ...
- Các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý bao gồm nhưng không giới hạn các công việc chung trong P. HCQT (chịu trách nhiệm lead việc 5S tài sản tại tòa nhà HO và thông báo cho đầu mối owner quản lý tài sản để sắp xếp gọn gàng hoặc bàn giao thu hồi về kho QLTS nếu dư thừa, lập kế hoạch tờ trình trang bị tài sản dùng chung phục vụ cho tòa nhà Hội sở...)