Import - Export cum Merchandise Staff

1/ Xuất khẩu hàng:
Nhận đơn hàng, check giá, trình ký duyệt giá và thông báo KH, lập hợp đồng, yêu cầu KH thanh toán, đặt hàng nhà máy
Soạn chứng từ: và lập Packing list (yêu cầu phải chi tiết và chính xác để đặt loại container phù hợp)
Liên hệ nhà máy về tình trạng hàng hóa, thông báo cho KH và yêu cầu xác nhận shipping mark
Chuẩn bị bộ hồ sơ khai hải quan
Lên kế hoạch đóng hàng pallet + kết hợp đóng ghép với chủ hàng khác (khi có yêu cầu)
Liên hệ hãng tàu để định ngày ETD
Check phí local và thông báo cho KH
Liên hệ Logistics nhằm xác định ngày đóng hàng
Làm các chứng từ bàn giao, phiếu đề nghị, đi lấy chứng từ,...
Làm thủ tục hải quan cho đơn hàng xuất khẩu
Trực tiếp ra cảng Cát Lái để đăng ký đóng container, lấy seal
Trực tiếp Giám sát việc đóng hàng container tại cảng, thanh lý tờ khai, nhận bàn giao hàng từ Kho thành phẩm nhà máy
Liên hệ kho & điều vận sắp xếp xe và ngày giờ chở hàng ra cảng
Liên hệ KH xác nhận các thông tin trên BL, và sửa đổi theo yêu cầu
Làm việc với Logistics về documents, ETD, ETA, charges, free time at destination)
Làm việc với bên bảo hiểm (bảo hiểm cho shipment theo yêu cầu của KH)
Làm việc với bên Hun trùng (yêu cầu hun trùng, vị trí, check chứng từ)
Làm việc với hàng tàu về shipment (VGM, S/I, draft BL, check Debit note, red Invoice)
Làm việc với nhà máy về phiếu kiểm nghiệm, các chứng từ yêu cầu xuất kho
Liên hệ bên chuyển phát để gửi chứng từ đi nước ngoài
2/ Xuất khẩu thực phẩm chức năng:
Làm việc với khách để lấy thông tin về đơn hàng chuẩn bị xuất
Soạn chứng từ và yêu cầu confirm, chỉnh sửa theo yêu cầu, trình ký
Lên kế hoạch đóng hàng, in shipping mark, tính số pallet cần sử dụng, tính số CBM
Liên hệ Logistics lấy booking, làm thủ tục hải quan, xác nhận ngày lấy hàng, người lấy hàng, số xe, driver's information
Làm việc với nhà máy về đơn hàng và hướng dẫn đóng hàng
Điều chỉnh chứng từ, check debit note, làm đề nghị thanh toán, follow chứng từ về
Thông báo sau khi hoàn tất công việc
3/ Xuất khẩu nguyên liệu:
Soạn chứng từ và yêu cầu confirm, chỉnh sửa theo yêu cầu, trình ký
Lên kế hoạch đóng hàng, in shipping mark, tính số pallet cần sử dụng, tính số CBM
Liên hệ Logistics lấy booking, làm thủ tục hải quan, xác nhận ngày lấy hàng, người lấy hàng, số xe, driver's information
Làm việc với nhà máy về đơn hàng và hướng dẫn đóng hàng
Điều chỉnh chứng từ, check debit note, làm đề nghị thanh toán, follow chứng từ về
Chuẩn bị bộ chứng từ xin Certificate of Origine cho lô hàng, follow tình trạng nộp hồ sơ
4/ Gửi hàng mẫu đi nước ngoài:
Nhận yêu cầu gửi hàng mẫu từ phòng mua hàng, khách hàng
Đóng gói hàng, dán nhãn.
Soạn chứng từ và yêu cầu confirm, chỉnh sửa theo yêu cầu, trình ký
Thông báo số bill cho KH, lập đề nghị thanh toán
5/ Các việc khác:
Nhận order từ KH nước ngoài,follow việc thanh toán, đặt hàng nhà máy, hướng dẫn kho đóng hàng , địa chỉ giao hàng
Tiếp khách hàng về đơn hàng, check các thông tin về giá nguyên liệu bao bì, cỡ lô, yêu cầu thiết kế bao bì, làm việc với nhà máy về khả năng đáp ứng yêu cầu của đơn hàng...
Báo giá các sản phẩm mới
Follow các hồ sơ đăng ký nước ngoài, nhận phản hồi của khách, gửi yêu cầu đến phòng nghiên cứu để đáp ứng hồ sơ đăng ký
Soạn các chứng từ bổ sung hồ sơ đăng ký theo yêu cầu của khách hàng: thư ủy quyền, thư giải thích,...
Chuẩn bị chứng từ chứng thực đại sứ quán cho các sản phẩm đăng ký nước ngoài.
Làm file báo cáo phí tác quyền, lập đề nghị thanh toán phí tác quyền cho đối tác. Lập phụ lục điều chỉnh phí tác quyền, gửi đối tác, trình ký, lưu file.
Làm đề nghị thanh toán cho các sản phẩm đi gia công ở công ty khác.
Chuẩn bị các chứng từ theo yêu cầu của bộ phận kiểm toán
6/ Hàng gia công, hàng phân phối độc quyền:
Rà soát tỷ lệ lợi nhuận các sản phẩm, lập danh sách các sản phẩm lỗ, tỷ lệ lỗ và báo cáo cấp trên
Thông báo tăng giá, nhận phản hồi của khách hàng, họp khách hàng giải trình việc tăng giá
Tiếp nhận đơn hàng mới, phân tích tỷ suất lợi nhuận từng sản phẩm, xin duyệt giá, trình ký đơn hàng và xác nhận với KH
Lập file đơn hàng và đặt hàng nhà máy
Hỏi nhà máy về kế hoạch sản xuất, tình trạng đơn hàng để báo KH kịp thời
Theo dõi số liệu tồn kho, hàng ra thông báo Kho nhập và xuất hóa đơn
Thông báo và scan gửi hóa đơn cho KH
Follow KH thanh toán, thông báo và đối chiếu với phòng kế toán
Liên hệ KH xác nhận địa chỉ giao hàng
Nhập số liệu theo dõi đơn hàng
Chuẩn bị giấy phép bán hàng, phiếu kiểm nghiệm cung cấp cho KH
Theo dõi số liệu và nhắc nhở KH lấy hàng, thanh toán tiền
Soạn thảo hợp đồng mới, lập phụ lục hợp đồng điều chỉnh giá và các điều khoản khác
Kiểm tra tình trạng thanh toán của các hóa đơn gia công
Xử lý hàng thiếu do khách hàng phản ánh
Các công việc phát sinh khác từ phía khách hàng: đối chiếu công nợ, cấn trừ các khoản thanh toán cũ..