Lễ Tân Hành Chính

Mô tả Công việc
1. Lễ tân & vận hành văn phòng
Tiếp đón khách, tiếp nhận điện thoại, thư từ, bưu phẩm và hỗ trợ các yêu cầu tại văn phòng.
Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị; tiếp nhận và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh.
Theo dõi, nhắc nhở việc tuân thủ quy định và vệ sinh tại văn phòng.
2. Văn thư & hồ sơ
Quản lý, sử dụng con dấu; theo dõi văn bản đi - đến theo quy định.
Soạn thảo, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, chứng từ hành chính.
3. Mua sắm & nhà cung cấp
Đặt mua văn phòng phẩm, trang thiết bị và các vật dụng phục vụ văn phòng.
Liên hệ, theo dõi tiến độ và làm việc với các nhà cung cấp.
Tổng hợp hồ sơ, chứng từ và phối hợp thực hiện thanh toán các chi phí văn phòng.
4. Quản lý tài xế & phương tiện
Phân công, điều phối lịch xe và công việc của tài xế theo nhu cầu của Ban Lãnh đạo và Công ty.
Theo dõi lịch trình, tình trạng hoạt động, bảo dưỡng, sửa chữa và các chi phí liên quan đến xe.
Theo dõi hồ sơ, giấy tờ phương tiện; nhắc nhở tài xế tuân thủ quy định về an toàn và sử dụng xe.
5. Hỗ trợ tuyển dụng
Hỗ trợ đăng tin tuyển dụng và tiếp nhận hồ sơ ứng viên.
Sàng lọc hồ sơ theo yêu cầu tuyển dụng của từng vị trí.
Liên hệ, gọi điện trao đổi và sắp xếp lịch phỏng vấn với ứng viên.
Cập nhật, theo dõi tình trạng ứng viên và phối hợp với các bên liên quan trong quá trình tuyển dụng.
6. Hậu cần & quản lý dịch vụ văn phòng
Quản lý tài khoản Grab Business; đặt xe Grab phục vụ nhu cầu đi lại của CBNV theo yêu cầu.
Theo dõi lịch sử chuyến đi, chi phí và tổng hợp chứng từ phục vụ thanh toán.
Thực hiện đăng ký Face ID/thẻ ra vào cho CBNV mới; cập nhật, điều chỉnh hoặc hủy quyền ra vào khi có thay đổi nhân sự.
Đặt vé máy bay, khách sạn và hỗ trợ hậu cần cho CBNV đi công tác.
Chuẩn bị phòng họp, tài liệu, nước uống và các điều kiện cần thiết cho các cuộc họp.
Phối hợp tổ chức sự kiện nội bộ, hoạt động gắn kết nhân viên và các chương trình của Công ty.
Các công việc khác theo phân công của cấp trên.