Lễ Tân Văn Phòng

Là gương mặt đầu tiên đại diện cho công ty với khách hàng và đối tác. Chịu trách nhiệm đón tiếp khách, quản lý công văn, thư từ, bưu phẩm và phối hợp công tác vệ sinh, đồng phục để đảm bảo văn phòng hoạt động chuyên nghiệp, gọn gàng.
Đón và tiếp khách
Chào hỏi lịch sự, hỏi tên khách và mục đích hoặc người cần gặp.
Liên hệ nhân sự hoặc phòng ban liên quan để xác nhận, sau đó mời khách vào phòng chờ hoặc phòng họp phù hợp.
Mời khách nước uống và hướng dẫn sử dụng wifi khách khi cần.
Với khách VIP hoặc đối tác quan trọng, thông báo trước cho quản lý hoặc thư ký để chuẩn bị đón tiếp trang trọng hơn.
Quản lý công văn, thư từ, bưu phẩm
Tiếp nhận công văn, thư từ và bưu phẩm từ bưu điện, đơn vị chuyển phát nhanh hoặc khách mang trực tiếp.
Phân loại theo người nhận hoặc phòng ban và chuyển đúng bộ phận trong ngày. Công văn đóng dấu "Khẩn" phải chuyển ngay.
Với công văn liên quan đến pháp lý, hợp đồng hoặc cơ quan nhà nước, chuyển ngay cho người có thẩm quyền và lưu bản sao để đối chiếu.
Vệ sinh văn phòng
Giám sát nhân viên hoặc đơn vị vệ sinh thuê ngoài trong việc dọn dẹp khu vực chung: sảnh, phòng họp, khu làm việc, nhà vệ sinh và pantry.
Kiểm tra tình trạng vệ sinh vào đầu giờ sáng và cuối ngày, ghi nhận và xử lý các vấn đề phát sinh.
Bổ sung vật dụng tiêu hao như giấy vệ sinh, nước rửa tay, túi rác và nước lau kính.
Quản lý đồng phục
Soạn đồng phục, áo mưa và áo CBKT theo yêu cầu của từng dự án và gửi đến dự án đúng thời hạn.