Nhân viên chứng từ (CS EX)

Mục đích chính công việc: Vận hành các lô hàng xuất khẩu, xử lý các vấn đề bất thường, khiếu nại từ khách hàng.
Tiếp nhận thông tin từ bộ phận sale / đại lý.
Xử lý công việc đặt chỗ cho lô hàng xuất.
Kiểm tra sơ bộ phạm vi dịch vụ, doanh thu, chi phí... thông báo các bên liên quan nếu có bất thường hoặc vấn đề chưa rõ về lô hàng.
Điều phối quá trình vận chuyển, kiểm soát trạng thái tàu, theo dõi và cập nhật các mốc hành trình của lô hàng theo phạm vi dịch vụ, thông báo kịp thời những thay đổi về lô hàng cho các bên liên quan.
Tạo hồ sơ lô hàng trên hệ thống vận hành (file kiểm soát, phần mềm).
Phát hành HBL cho khách hàng, nộp thông tin lô hàng / VGM cho hãng tàu để lấy MBL. Kiểm tra khớp HBL/ MBL.
Khai AMS / ISF / ACI/ AFR / ICS 2 nếu theo yêu cầu lô hàng (nếu có).
Làm thanh toán cho nhà cung cấp và các bên liên quan (đại lý, nhà cung cấp nội địa).
Lên debit cho khách hàng, lấy xác nhận của khách sau đó chuyển cho bộ phận kế toán xuất hóa đơn.
Phối hợp theo dõi công nợ, hoàn thành lô hàng.
Làm báo cáo hoặc các công việc liên quan theo yêu cầu từ quản lý trực tiếp.
Giải quyết sự cố.
Báo cáo sự cố phát sinh lên cấp giám sát và thực hiện điều tra sự cố theo hướng dẫn, thu thập tài liệu, bằng chứng phục vụ cho quá trình quản lý sự cố.
Thực hiện hành động ngăn chặn, sửa chữ[protected info] hướng hướng dẫn.
Phối hợp với nhà cung cấp, đại lý ở nước ngoài trong việc xử lý các trường hợp khiếu nại.
Chuẩn bị bộ tài liệu Khiếu nại, gửi thông báo yêu cầu bồi thườ[protected info] hướng dẫn.
Nhiệm vụ khác: Hoàn thành các khóa đào tạo, các nhiệm vụ phát sinh nếu được yêu cầu.