Nhân viên Hành chính nhân sự (Admin)

Mô tả Công việc
1. Quản lý hành chính - văn phòng
- Tổ chức, điều phối và giám sát toàn bộ hoạt động hành chính văn phòng hằng ngày.
- Thực hiện công tác văn thư bao gồm tiếp nhận, phân bổ các công văn đi và đến.
- Chuyển phát thư, tài liệu, hàng hóa đến các chi nhánh công ty tại tỉnh/thành khác.
- Quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu một cách khoa học, đầy đủ và đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin nội bộ.
2. Quản lý cơ sở vật chất & văn phòng phẩm
- Tổng hợp nhu cầu văn phòng phẩm, Open House, CLB từ các bộ phận.
- Theo dõi, quản lý và kiểm soát việc sử dụng trang thiết bị, tài sản và vật tư văn phòng.
- Thực hiện cấp phát, kiểm kê tài sản định kỳ; phối hợp với các bộ phận liên quan để bảo trì, sửa chữa khi phát sinh sự cố.
- Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ để theo dõi hợp đồng, kiểm soát chi phí và đảm bảo chất lượng dịch vụ.
- Chủ động đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành văn phòng.
- Thống kê số liệu, dữ liệu, văn phòng phẩm, kho dụng cụ toán-khoa, trang thiết bị tại văn phòng và các chi nhánh công ty.
3. Quản lý dịch vụ hành chính:
- Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng (vệ sinh, văn phòng phẩm, in ấn,...).
- Theo dõi hợp đồng và chi phí dịch vụ hành chính.
- Đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành văn phòng.
4. Tổ chức & hỗ trợ hoạt động nội bộ
- Chuẩn bị và đảm bảo đầy đủ công tác hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, chương trình đào tạo và các hoạt động nội bộ của công ty.
- Phối hợp chuẩn bị trang thiết bị và tài liệu nhằm phục vụ tốt các hoạt động chung.
- Hỗ trợ công tác tiếp đón khách, đối tác và phối hợp với các phòng ban để đảm bảo hoạt động vận hành diễn ra thuận lợi, đồng bộ.