***Yêu cầu:
• Tốt nghiệp Đại học. Đã được đào tạo chuyên ngành Thư ký, Quản trị văn phòng, ngoại ngữ hoặc các ngành liên quan.
• Có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động và nhiệt huyết trong công việc.
• Có kỹ năng soạn thảo công văn, văn bản hành chính tốt.
• Thành thạo tin học văn phòng (MS Office),
quản lý dữ liệu hệ thống và các thiết bị văn phòng.
• Thành thạo
Tiếng Anh.
***Mô tả công việc:
• Quản lý, lưu trữ và kiểm soát hồ sơ, tài liệu của Bộ phận Kỹ thuật theo đúng quy trình và quy định của công ty.
• Theo dõi, quản lý và cấp phát văn phòng phẩm phục vụ hoạt động của bộ phận.
• Soạn thảo, phát hành và theo dõi các công văn, thư từ gửi đến cơ quan chức năng và các bên liên quan.
• Thực hiện các thủ tục thanh toán định kỳ cho chi phí hoạt động của bộ phận như: dịch vụ bảo vệ, phí thu gom rác, chăm sóc cảnh quan, vệ sinh,...
• Quản lý và theo dõi các đề nghị công tác, lịch trình làm việc của Phó/Trưởng phòng.
• Phối hợp tổ chức các hoạt động nội bộ và sự kiện của Bộ phận Kỹ thuật.
• Theo dõi và cập nhật ngân sách hoạt động của bộ phận.
• Quản lý và kiểm soát toàn bộ tài liệu liên quan trên hệ thống SharePoint.
• Hỗ trợ xử lý Đơn đề nghị mua hàng (PR), hợp đồng và theo dõi tiến độ thanh toán cho các công việc liên quan của bộ phận.
• Tổng hợp, sắp xếp, trình ký, phát hành, lưu trữ và theo dõi tiến độ hồ sơ đấu thầu, hỗ trợ các công tác hoàn thiện hồ sơ đấu thầu (bao gồm: Tender Plan, Phát hành hs mời thầu, tổng hợp đánh giá NL nhà thầu, Memo, soạn thảo công văn và Hợp đồng...).
• Hỗ trợ chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của Bộ phận.
• Đầu mối tiếp nhận thông tin, phối hợp với các phòng ban để thu thập thông tin, hồ sơ dữ liệu nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh của Bộ phận Kỹ thuật.
• Theo dõi hồ sơ, thủ tục giấy phép lao động và các thủ tục trình nộp hồ sơ/bản vẽ của khách hàng.
• Theo dõi, hướng dẫn và yêu cầu các đơn vị đối tác, khách hàng tuân thủ nghiêm ngặt quy trình quy định của công ty.
• Soạn thảo và phát hành thư/thông báo đến đối tác/khách hàng liên quan đến hồ sơ trình duyệt, kế hoạch bảo trì và các nội dung liên quan khác.
• Tổng hợp và lập các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Bộ phận.
• Tham gia triển khai và duy trì hệ thống ISO, bao gồm các hoạt động liên quan đến
Quản lý Chất lượng, Môi trường và An toàn Sức khỏe Nghề nghiệp (OHSAS).
• Tuân thủ các chính sách QHSE, quy định về môi trường, an toàn sức khỏe nghề nghiệp cùng các quy trình/hướng dẫn liên quan đến phạm vi công việc được giao.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Lãnh đạo Công ty/Trưởng Bộ phận.
***Quyền lợi:
• Lương: cố định 13 tháng lương/năm.
• Thưởng Tết âm: tùy thuộc vào tình hình kinh doanh của năm.
• Thưởng các dịp khác: Tết dương lịch, ngày lễ 30/4, Quốc Khánh 2/9 ...
• Đánh giá tăng lương hàng năm: Công ty có đánh giá định kỳ 1 năm 1 lần, dựa trên kết quả đánh giá công việc sẽ quyết định tăng lương hàng năm.
• Bảo hiểm: bên cạnh BHXH theo quy định Nhà nước, Công ty có cung cấp Bảo hiểm sức khỏe 24/7.
• Nghỉ phép: 12 ngày phép năm, có thêm ngày phép thâm niên.
• Nghỉ các ngày lễ theo quy định của Luật và được nghỉ thêm ngày Quốc khánh Singapore, nghỉ lễ Giáng sinh.
• Tổ chức các dịp như sinh nhật, tiệc cuối năm, ngày hội gia đình, Tết trung thu, du lịch ...
• Quà tặng các dịp (sinh nhật, 8/3, 20/10, đám cưới, sinh con, thăm hỏi ốm đau nằm viện ...)
• Các sự kiện khác và hoạt động từ thiện do Công ty tổ chức.
***Các thông tin khác:
• Địa điểm làm việc: Văn Phòng VSIP Nam Định tại xã Giao Hưng, Tỉnh Ninh Bình (Giao Thủy, Nam Định cũ)
• Thời gian làm việc: [protected info], từ thứ 2 đến thứ 6; 1 tháng đi làm 1⁄2 ngày thứ 7 (vào buổi sáng)
*** THÔNG TIN LIÊN HỆ
CV gửi về địa chỉ email: [protected info]
Vui lòng gọi số ĐT: [protected info] (Ms Loan- Phòng HCNS) để biết thêm thông tin chi tiết
