Nhân viên Hành chính - Quản lý Lưu trữ Hợp đồng/Hồ sơ Bảo lãnh

Mô tả Công việc
1. Tiếp nhận và quản lý hồ sơ bảo lãnh
Tiếp nhận, kiểm tra, quản lý và lưu trữ các loại thư bảo lãnh liên quan đến hợp đồng xây dựng, hợp đồng mua sắm, cung cấp vật tư, thiết bị.
Quản lý các loại bảo lãnh: bảo lãnh tạm ứng, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh bảo hành và các loại bảo lãnh khác theo hợp đồng.
Kiểm tra thông tin trên thư bảo lãnh: bên bảo lãnh, bên nhận bảo lãnh, số tiền, thời hạn hiệu lực, điều kiện hiệu lực, điều kiện thanh toán và các nội dung liên quan.
Đối chiếu thông tin thư bảo lãnh với hợp đồng, phụ lục hợp đồng và hồ sơ liên quan.
Theo dõi việc tiếp nhận, bàn giao và lưu trữ bản gốc thư bảo lãnh, bảo đảm hồ sơ đầy đủ, chính xác, có khả năng truy xuất.
2. Theo dõi thời hạn và kiểm soát rủi ro bảo lãnh
Thiết lập và cập nhật danh mục theo dõi toàn bộ bảo lãnh theo từng dự án, hợp đồng, nhà thầu.
Theo dõi ngày phát hành, ngày bắt đầu hiệu lực, ngày hết hiệu lực, giá trị và trạng thái của từng bảo lãnh.
Kiểm soát các trường hợp bảo lãnh có điều kiện hiệu lực, đặc biệt là bảo lãnh tạm ứng có hiệu lực từ ngày giải ngân.
Chủ động cảnh báo các bảo lãnh sắp hết hạn, có nguy cơ hết hiệu lực hoặc chưa đáp ứng yêu cầu hợp đồng.
Theo dõi việc gia hạn, thay thế, điều chỉnh, giải tỏa và hoàn trả bảo lãnh.
Phát hiện, tổng hợp và báo cáo kịp thời các trường hợp bảo lãnh không phù hợp, thiếu hồ sơ, quá hạn hoặc có nguy cơ phát sinh rủi ro.
3. Phối hợp với các phòng ban và đơn vị liên quan
Phối hợp với Phòng Kinh tế xây dựng, Phòng Thầu, Phòng Thanh quyết toán, Phòng Kế toán, Phòng Pháp chế và các Ban QLDA trong việc kiểm tra, đối chiếu và theo dõi bảo lãnh.
Theo dõi, đôn đốc các đơn vị liên quan bổ sung, gia hạn hoặc hoàn thiện hồ sơ bảo lãnh theo yêu cầu.
Phối hợp xác minh thông tin thư bảo lãnh với ngân hàng phát hành khi cần thiết, theo đúng phân cấp và quy trình.
Tổng hợp các vướng mắc, đề xuất phương án xử lý và báo cáo Trưởng phòng Hành chính.
4. Quản lý dữ liệu bảo lãnh trên phần mềm
Cập nhật đầy đủ, chính xác dữ liệu bảo lãnh trên phần mềm Hài Hòa và các hệ thống quản lý được Công ty áp dụng.
Theo dõi dữ liệu bảo lãnh theo từng hợp đồng, dự án, nhà thầu.
Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên phần mềm với hồ sơ thực tế.
Phát hiện, ghi nhận và phối hợp xử lý các lỗi liên quan đến thời hạn hiệu lực, trạng thái bảo lãnh, gia hạn bảo lãnh và báo cáo cảnh báo.
Bảo đảm dữ liệu bảo lãnh được cập nhật kịp thời, có tính liên tục và phục vụ công tác quản trị.
5. Báo cáo và lưu trữ hồ sơ
Lập báo cáo định kỳ về số lượng, giá trị, tình trạng và thời hạn các bảo lãnh đang quản lý.
Tổng hợp danh sách bảo lãnh sắp hết hạn, đã hết hạn, đang chờ gia hạn, cần xử lý hoặc hoàn trả.
Báo cáo đột xuất khi phát sinh rủi ro hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo.
Quản lý hồ sơ bản cứng, bản điện tử và sổ giao nhận, bảo đảm an toàn, bảo mật và truy xuất được lịch sử xử lý.