NHÂN VIÊN KIỂM SOÁT DỊCH VỤ

* Kiểm soát hồ sơ bảo hiểm:
Trong ngày, tất cả hồ sơ sửa chữa xe bảo hiểm ra công. Lãnh đạo phòng dịch vụ kiểm tra, ký duyệt xong chuyên Kiểm soát nội bộ tổng hợp, kiểm tra giá chênh lệch giữa báo giá so với duyệt giá của công ty và bảo hiểm và báo cáo về BGD.
Hồ sơ bảo hiểm hoàn chỉnh phải bao gồm: Bảo giá, duyệt giá, lệnh sửa chữa, quyết toán, phiếu kiểm tra.
Đối chiếu với bảng giá quy định của công ty (Công động, som, phụ tung,...).
Đối chiếu phụ tùng trong lệnh sửa chữa với phiếu xuất kho cùng nhau.
Đối chiếu với số tiền thu ngân đã thực tế so với số tiền hồ sơ có khớp nhau.
(Hàng ngày thu ngân sẽ gửi báo cáo doanh thu qua mail để đối chiếu)
* Kiểm soát hồ sơ bảo hành:
Hồ sơ bảo hành hoàn chỉnh phải bao gồm: Bảo giá, lệnh sửa chữa, quyết toán.
Hồ sơ gửi HTC hoàn chỉnh phải bao gồm: Báo cáo bảo hành, bảng kê, Hóa đơn sao y, Biên bản hủy vật tư.
Tổng hợp hồ sơ bảo hành: Trong ngày, tất cả hồ sơ xe bảo hành ra công. Lãnh đạo phòng dịch vụ kiểm tra, ký duyệt sau đó chuyển cho kiểm soát nội bộ tổng hợp và báo cáo về BGD.
Kiểm tra phụ tùng bảo hành đã xuất kho: Khi có nhu cầu đặt hàng hoặc xuất hàng bảo hành cho khách hàng, CVDV phải làm lệnh trả cho Kiểm soát nội bộ và phải ký xác nhận. Sau đó Kiểm soát nội bộ sẽ kiểm tra việc CVDV làm hồ sơ bảo hành ra công khi đã xuất phụ tùng bảo hành (Hồ sơ ra công phải có chữ ký xác nhận của Lãnh đạo phòng dịch vụ).
* Kiểm soát hồ sơ bảo dưỡng-Sửa chữa chung:
Hồ sơ Bảo dưỡng-Sửa chữa hoàn chỉnh phải bao gồm: Bảo giá, lệnh sửa chữa, quyết toán, phiếu kiểm tra.
Kiểm tra giá, việc thực hiện các chương trình khuyến mãi của công ty: Kiểm soát nội bộ thực hiện kiểm tra báo giá có đúng theo giá quy định. Có thực hiện đúng và đầy đủ các chương trình giảm giá, tin anh KH... theo phê duyệt của BGD.
Đối chiếu với bảng giá quy định của công ty (Công bảo dưỡng, phụ tùng,...).
Kiểm tra việc sửa chữa, thay thế phụ tùng có được thực hiện đúng và đầy đủ hay không: Kiểm soát nội bộ kiểm tra lệnh sửa chữa có đúng làm tất cả các hạng mục hay chưa? KTV phải có ký xác nhận và đánh dấu vào các hạng mục đã làm.
Đối chiếu với số tiền thu ngân đã thực tế so với số tiền hồ sơ có khớp nhau.
(Hàng ngày thu ngân sẽ gửi báo cáo doanh thu qua mail để đối chiếu)
* Kiểm soát hồ sơ kiểm tra không thu phí; Xe trả nợ phụ tùng, phụ kiện:
Tổng hợp các hồ sơ xe không thu phí ra công trong ngày: Trong ngày, tất cả hồ sơ xe không thu phí ra công. Lãnh đạo phòng dịch vụ kiểm tra, ký duyệt sau đó chuyển Kiểm soát nội bộ tổng hợp, kiểm tra lý do không thu phí và báo cáo về BGD.
Kiểm soát các hồ sơ trả nợ phụ kiện, phụ tùng: Kiểm tra các hồ sơ xe ra công không thu phí với lý do trả nợ phụ kiện, phụ tùng phải có đầy đủ hồ sơ và Phiếu hạn trả nợ có ký xác nhận của bộ phận kế toán và lãnh đạo phòng ban.
* Kiểm soát lượt xe ra vào cổng:
Thực hiện kiểm soát giữa hồ sơ ra cổng, phiếu ra cổng, sổ cái và sổ tồn của bảo vệ có khớp nhau hay không?
Thống kê thời ra vào cổng, số phiếu ra cổng của từng xe.
Thực hiện kiểm soát xe ra công ngoài giờ làm việc có đúng theo quy định đã được ban hành.
Thực hiện kiểm soát số lượng xe ra vào công từ CN, lễ, Tết giữa Sổ bảo vệ, báo cáo của CVDV, dữ liệu Camera, báo cáo xác nhận có trung khớp dữ liệu?
Ghi nhận các trường hợp sai phạm nghiêm trọng và báo ngay cho BGD.
* Gửi báo cáo kiểm soát nội bộ theo ngày, theo tháng và theo quý:
Gửi mail Báo cáo kết quả kiểm soát hồ sơ và kiểm soát lượt xe hàng ngày cho BGD.
Thống kê và gửi mail Danh sách sai phạm tháng tương ứng vào đầu mỗi tháng cho BGD. Trong danh sách này bao gồm các sai phạm về hồ sơ và lượt xe của CVDV:
Ý kiến phản hồi của CVDV: Hình thức chế tài các sai phạm của CVDV.
Lập Báo cáo kết quả kiểm soát nội bộ theo quý để thống kê, so sánh các số liệu từng quý với nhau đồng thời nếu các đề xuất (nếu có) cho BGD
* Tiếp nhận và phân chia lệnh PDI, PK xe mới cho CVDV:
Nhận các lệnh PK, PDI xe mới từ Sale, ký xác nhận sau đó Sale photo và mỗi bên giữ 1 bản.
Phân chia lệnh PK, PDI đã nhận cho CVDV thực hiện.
Nhập các thông tin sau vào file "Báo cáo theo dõi lệnh PK, PDI": Tên khách hàng, hiệu xe, tên Sale, thời gian nhận lệnh, thời gian dự kiến giao xe, thời gian đưa lệnh cho CVDV và tên CVDV tiếp nhận lệnh.
Nếu là lệnh PK thì nhập thêm số liệu các phụ kiện mua/tặng, thời gian dự kiến giao xe vào sheet "Báo cáo kiểm soát" trong cùng file.
Hằng ngày gửi Bảng kế hoạch nhận xe giao trong tuần/tháng (Danh sách những lệnh PK đã nhận đến ngày hiện tại) từ dữ liệu của sheet "Báo cáo kiểm soát" vào nhóm Zalo "Ban Kiểm S PK HBVT".
* Kiểm kê hàng hóa:
Phối hợp cùng nhân viên quản lý kho, thực hiện kiểm kê kho hàng hóa định kỳ.
Trưng bày dữ liệu hàng hóa để kiểm kê đối chiếu với thực tế.
Đối chiếu số lượng, mã hàng và ghi nhận các tình trạng thực tế của hàng hóa: số lượng, vị trí,...
Báo cáo kết quả kiểm kê kho xe cho Lãnh đạo phòng, BGD.
* Kiểm soát công tác thu gom phế liệu và dọn vệ sinh khu vực sau xưởng:
Hằng tuần liên hệ phía thu gom phế liệu đến thu gom và dọn dẹp rác khu vực phía sau xưởng dịch vụ.
Làm báo cáo và bàn giao số tiền thu được từ việc thu gom phế liệu (Giấy, nhựa, Sắt lon,...) cho BGD vào cuối tháng.