Mô tả Công việc
1. Quản lý hồ sơ, chứng từ và thanh quyết toán
* Chuẩn bị hồ sơ tạm ứng, thanh toán và quyết toán các khoản chi phí phát sinh của Phòng Kỹ thuật Thị trường (KTTT) như: công tác phí, mua sắm vật tư, chi phí quảng bá, hội thảo, sự kiện,...
* Kiểm tra, tổng hợp và trình ký hồ sơ theo đúng quy định của công ty.
* Theo dõi, tổng hợp và lập báo cáo chi phí tạm ứng - quyết toán của các hoạt động quảng bá thuộc BP Thương mại - Kỹ thuật và Phòng KTTT.
* Đôn đốc, nhắc nhở các cá nhân hoàn thiện hồ sơ thanh quyết toán đúng tiến độ. 2. Điều phối hoạt động kỹ thuật và quảng bá * Tiếp nhận đề xuất, kế hoạch triển khai các hoạt động quảng bá qua email.
* Theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tiến độ thực hiện công việc theo ngày, tuần hoặc theo từng dự án.
* Phối hợp tổ chức các chương trình hội thảo kỹ thuật, hội thảo bán hàng, hội nghị khách hàng, hội chợ và các sự kiện khác của công ty.
* Hỗ trợ công tác hậu cần, điều phối và thực hiện các hoạt động quảng bá theo kế hoạch.
3. Thực hiện thủ tục pháp lý và hành chính
* Thực hiện các thủ tục xin giấy phép tổ chức hội thảo, sự kiện, cắm bảng, treo bạt, chương trình khuyến mãi và các giấy phép liên quan theo quy định của cơ quan chức năng.
* Phối hợp với các phòng ban liên quan để đảm bảo hồ sơ pháp lý đầy đủ và đúng thời hạn.
4. Quản lý thông tin và dữ liệu
* Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, chứng từ, tài liệu và dữ liệu điện tử một cách khoa học, dễ tra cứu.
* Quản lý hotline của Phòng KTTT; tiếp nhận thông tin, ghi nhận yêu cầu và phối hợp với
chuyên gia kỹ thuật để
hỗ trợ khách hàng.
* Theo dõi, tổng hợp và lập báo cáo lượng thuốc sử dụng cho các chương trình trình diễn, khảo nghiệm và demo sản phẩm.
5. Hỗ trợ chuyên môn và phát triển sản phẩm
* Phối hợp với Phòng Marketing xây dựng nội dung chương trình, kịch bản MC và các tài liệu truyền thông kỹ thuật.
* Tham gia hỗ trợ kỹ thuật cho các hoạt động của BP Thương mại - Kỹ thuật theo sự phân công của
Giám đốc KTTT.
* Tham gia thử nghiệm, đánh giá hiệu quả các sản phẩm mới.
* Tham gia xây dựng, soạn thảo và cập nhật các quy trình, tài liệu nội bộ của công ty. 6. Công việc khác
* Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp quản lý.
