Nhân Viên Lễ Tân & Hành Chính Nhân Sự (Receptionist cum Administrator)

- Tiếp đón và đăng ký khách ra vào: Thực hiện việc tiếp đón khách thăm và khách mời khi họ đến văn phòng. Đảm bảo tạo cho khách ấn tượng tích cực và chuyên nghiệp. Đồng thời đảm bảo quy trình đăng ký ra vào cho khách được thực hiện chuyên nghiệp, đầy đủ theo quy định An Ninh của Nhà máy.
Welcome and register visitors: Warmly welcome visitors and guests when they arrive at the office. Make sure to give guests a positive and professional impression. At the same time, ensure that the registration process for visitors is carried out professionally and fully following the Security regulations of the Factory.
- Tiếp nhận và xử lý các cuộc điện thoại: Tiếp nhận các cuộc gọi đến kịp thời, phản hồi các thông tin chính xác hoặc chuyển cuộc gọi đến các phòng ban hoặc nhân viên phù hợp.
Receive and handle phone calls: Receive incoming calls promptly, respond to accurate information or transfer calls to appropriate departments or employees.
- Khu vực Lễ Tân/ Kho Admin: Đảm bảo khu vực Lễ tân/ Kho Admin gọn gàng, chuyên nghiệp nhằm tạo ấn tượng tích cực đối với khách và cả nhân viên công ty. Kiểm soát số lượng tồn kho của Văn phòng phẩm/ Nhu yếu phẩm và đồng phục đề yêu cầu đặt mua kịp thời. Khi có sự cố, cần biết cách phối hợp với các bên liên quan để giải quyết sự cố hiệu quả.
Reception/ Admin store area: Ensure a neat and professional reception area to make a positive impression on guests and company staff. Monitored stock levels of office supplies, essentials, and uniforms to ensure timely replenishment. When there is an incident, it is necessary to know how to coordinate with stakeholders to resolve the incident effectively.
- Nhận hàng gửi và quản lý thư: Nhận, ký nhận, sắp xếp, phân phối, xử lý chứng từ, bưu kiện, hàng hóa đến và đi nội bộ, bao gồm cả dịch vụ chuyển phát nhanh, chính xác và đúng quy trình.
Receiving mailings and managing mail: Receiving, signing, sorting, distributing, processing documents, parcels, incoming and outgoing goods, including courier services, accurately and procedurally.
- Sắp xếp xe Văn phòng/ Taxi: hoàn thành đối soát trong trách nhiệm được giao, chính xác theo qui trình, đúng thời hạn.
Arranged office car and taxi bookings: Ensured accurate reconciliations, strictly adhered to established procedures, and consistently met all deadlines.
- Hỗ trợ phân phát trang bị bảo hộ lao động khi khách vào thăm khu vực sản xuất
Assisted in distributing PPE when visitor into production area.
- Hỗ trợ các yêu cầu khác: Cải tiến quy trình làm việc liên quan đến công việc phụ trách. Đảm nhận hoặc hỗ trợ triển khai các sự kiện nội bộ của công ty khi cần thiết và thực thi các yêu cầu khác được giao bởi cấp trên trực tiếp hoặc trưởng phòng.
Support other requirements: Support to update or improve reception processes, coordinate, and implement internal events of the company when necessary, and enforce administrative requirements assigned by direct superiors or department heads.