NHÂN VIÊN LỄ TÂN HÀNH CHÍNH

1. Công tác lễ tân:
Đón tiếp, hướng dẫn khách; tiếp nhận và chuyển tiếp điện thoại, thư từ, thông tin liên hệ.
Chuẩn bị phòng họp, nước uống, tài liệu và các điều kiện phục vụ tiếp khách, hội họp.
Duy trì hình ảnh khu vực lễ tân, phòng khách và phòng họp chuyên nghiệp, ngăn nắp.
2. Công tác văn thư, lưu trữ:
Tiếp nhận, phân loại, theo dõi và chuyển giao công văn, giấy tờ đến/đi.
Thực hiện in ấn, photocopy, scan, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định.
Quản lý việc sử dụng con dấu theo phân quyền; đảm bảo hồ sơ đầy đủ, khoa học và bảo mật.
3. Công tác hành chính văn phòng:
Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm, vật tư và cơ sở vật chất văn phòng.
Giám sát chất lượng công việc của nhân viên tạp vụ, bảo vệ và các đơn vị cung cấp dịch vụ hành chính.
Điều phối xe phục vụ công tác; phối hợp theo dõi lịch xe, bảo dưỡng và các thủ tục liên quan.
Theo dõi chi phí, hợp đồng dịch vụ, hồ sơ thanh toán và đề xuất mua sắm, sửa chữa theo phân công.
Phối hợp đảm bảo an ninh, an toàn, phòng cháy chữa cháy và xử lý các sự cố hành chính phát sinh.
Hỗ trợ xử lý các hồ sơ pháp lý của Công ty theo yêu cầu
4. Công tác 5S:
Triển khai, duy trì và giám sát thực hiện 5S tại các khu vực được phân công.
Kiểm tra việc sắp xếp hồ sơ, tài sản, trang thiết bị; đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp.
Nhắc nhở, báo cáo tồn tại và đề xuất biện pháp cải tiến công tác 5S.
5. Hỗ trợ tổ chức sự kiện:
Phối hợp tổ chức hội nghị, cuộc họp, đào tạo và các sự kiện nội bộ.
Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị, tài liệu, hậu cần và hỗ trợ đón tiếp khách mời.
Theo dõi vật tư, chi phí được giao; thu dọn, kiểm kê và bàn giao sau sự kiện.
6. Báo cáo và công việc khác:
Cập nhật sổ theo dõi, hồ sơ hành chính và thực hiện báo cáo định kỳ theo yêu cầu.
Phối hợp với các phòng ban, đơn vị và nhà cung cấp để giải quyết công việc liên quan.
Tuân thủ nội quy, quy trình và quy định bảo mật; thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.
Làm việc tại văn phòng theo thời gian quy định.
Phối hợp thường xuyên với các phòng ban, nhà cung cấp và đơn vị dịch vụ.
Sẵn sàng hỗ trợ ngoài giờ khi có sự kiện hoặc yêu cầu công việc được phân công.