Với khách hàng
- Chào đón và làm thủ tục nhận phòng cho khách theo quy trình quy định
- Chỉ định phòng và chuẩn bị khóa (thẻ) phòng và lưu danh mục cho tất cả khách hàng và nhóm khách hàng
- Xử lý tất cả hệ thống (khóa) thẻ, thư tín, fax, tin nhắn và những yêu cầu khác từ khách hàng
- Cung cấp thông tin và hỗ trợ tất cả khách hàng
- Hỗ trợ bộ phận Đặt phòng nhận yêu cầu đặt phòng sau giờ hành chính
- Tiếp nhận khiếu nại của khách hàng kịp thời và sau đó báo cáo cho
Giám sát Lễ tân/ Duty Manager hoặc
Trưởng bộ phận Lễ tân- Cung cấp dịch vụ lịch sự và hiệu quả, nếu có thể thì kết hợp cả hai để đáp ứng mỗi một hoặc tất cả yêu cầu của khách
- Làm thủ tục trả phòng cho khách theo các quy trình quy định, đảm bảo tất cả các khoản thanh toán hoặc biên lại đều được thu về.
- Cung cấp dịch vụ đổi ngoại tệ cho các khách (tất cả các khách đang ở tại khách sạn)
- Đảm bảo tất cả các khoản phí được tính đúng vào tài khoản của khách và tất cả các hướng dẫn thanh toán là chính xác
- Để cân bằng tất cả, các giao dịch hàng ngày và đảm bảo các khoản tiền thu về két Thủ Quỹ cuối mỗi ca làm việc ñ Kiểm soát và phát hành hóa đơn GTGT theo đúng quy trình và chính sách của khách sạn
- Trực quầy Lễ tân và trả lời tất cả các cuộc gọi đến
- Giữ cho bộ phận Lễ tân và Quầy lễ tân luôn sạch sẽ
- Thực hiện các hoạt động hoặc công việc theo chỉ đạo của Giám sát
- Làm ca theo lịch phân công ñ Đảm bảo luôn đầy đủ văn phòng phẩm và thẻ (khóa).
Với đồng nghiệp
- Tham dự đầy đủ các khóa đào tạo được cung cấp bởi khách sạn
- Thay mặt khách hàng hợp tác, liên hệ với các bộ phận khác và theo dõi để đảm bảo tất cả các yêu cầu đều được hoàn thành đáp ứng yêu cầu của khách hàng
III. Chất lượng
- Đảm bảo sự phối hợp giữa bộ phận Lễ tân và các bộ phận khác luôn được duy trì ở mức tối đa.
- Đảm bảo
Giám đốc Lễ tân được thông báo kịp thời tất cả các phản hổi từ khách hàng cũng như từ các bộ phận khác.
- Đảm bảo tất cả các giao dịch bằng tiền mặt và các hình thức khác được thực hiện một cách chính xác tuyệt đối.
- Đảm bảo tất cả các giao dịch được thực hiện bởi hệ thống của khách sạn.
Doanh thu
- Khuyến khích bán tại các cửa hàng và cơ sở vật chất của khách sạn
- Tối đa hóa lượng phòng bán ra và doanh thu cho khách sạn bằng cách tận dụng tất cả các cơ hội bán hàng, đồng thời giảm thiểu tối đa các chi phí vận hành.
