Nhân viên Lễ tân

Tiếp đón và hướng dẫn khách

• Đón tiếp và hỗ trợ khách, đối tác, cư dân và người đến liên hệ làm việc tại tòa nhà;
• Hướng dẫn khách đăng ký thông tin và thực hiện các thủ tục ra/vào theo quy định;
• Phối hợp với bộ phận bảo vệ để đảm bảo quy trình an ninh - kiểm soát người ra/vào được thực hiện đúng tiêu chuẩn.

Quản lý và hỗ trợ thông tin

• Trả lời điện thoại, tiếp nhận và xử lý các yêu cầu, thắc mắc từ khách thuê;
• Phối hợp với các bộ phận liên quan (Kỹ thuật, Bảo vệ, Vệ sinh...) để hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh;
• Cập nhật và nắm rõ tình trạng thuê/mặt bằng trống tại tòa nhà.

Quản lý hồ sơ, văn thư và báo cáo

• Tiếp nhận và bàn giao bưu phẩm, thư từ cho khách thuê;
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ khách thuê, thông tin liên quan đến các giao dịch và hoạt động tại tòa nhà;
• Ghi nhận thông tin phát sinh trong ca trực, báo cáo tình hình cuối ca và bàn giao ca cho nhân sự tiếp theo;
• Hỗ trợ nhập số liệu thu - chi tại quầy lễ tân để đối soát cùng kế toán.

Quản lý không gian & hình ảnh khu vực lễ tân

• Đảm bảo khu vực quầy lễ tân sạch sẽ, gọn gàng, đúng quy chuẩn hình ảnh chuyên nghiệp của toà nhà;
• Hỗ trợ giữ gìn hình ảnh thương hiệu và trải nghiệm khách hàng chuyên nghiệp trong suốt thời gian làm việc.

Hỗ trợ công việc vận hành tòa nhà

• Phối hợp với các bộ phận trong công tác tiếp nhận, xử lý yêu cầu của khách thuê (sửa chữa, vệ sinh, an ninh...);
• Hỗ trợ điều phối công việc giữa Lễ tân - Kỹ thuật - Bảo vệ - các nhà thầu phụ (nếu có);
• Ghi nhận và báo cáo các phản ánh, đề xuất từ khách thuê đến Quản lý tòa nhà.

Công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.