Nhân Viên Lễ Tân

1. MỤC TIÊU VỊ TRÍ
Là điểm tiếp xúc đầu tiên của Đại học Đại Nam với khách đến làm việc, đối tác, phụ huynh, ứng viên, người học và CBNV; đảm bảo hoạt động đón tiếp được thực hiện chuyên nghiệp, thân thiện, chu đáo và nhất quán với hình ảnh, văn hóa của Nhà trường.
Duy trì khu vực tiền sảnh Central Building luôn chỉn chu, văn minh, thuận tiện, góp phần tạo ấn tượng tích cực và trải nghiệm tốt ngay từ khi khách bước vào Đại học Đại Nam.
2. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
2.1. Đón tiếp và hướng dẫn khách
• Chủ động chào đón, xác định nhu cầu và hướng dẫn khách đến đúng đơn vị/cá nhân cần làm việc.
• Tiếp nhận thông tin khách đến làm việc; liên hệ đơn vị/cá nhân liên quan để xác nhận và phối hợp đón khách.
• Hỗ trợ khách trong quá trình chờ, di chuyển hoặc tìm kiếm địa điểm trong khuôn viên Nhà trường.
• Thực hiện đón tiếp khách VIP, đối tác và các đoàn công tác theo kế hoạch của Nhà trường.
• Đảm bảo thái độ giao tiếp lịch sự, thân thiện, tinh tế và chuyên nghiệp trong mọi tình huống.
2.2. Trực lễ tân và tiếp nhận thông tin
• Trực tại quầy lễ tân theo thời gian làm việc quy định, đảm bảo quầy luôn có nhân sự hỗ trợ khách.
• Tiếp nhận điện thoại, thông tin, yêu cầu hoặc phản ánh ban đầu của khách và chuyển đến đúng đầu mối xử lý.
• Nắm được thông tin cơ bản về cơ cấu tổ chức, vị trí các đơn vị, phòng làm việc và các hoạt động chính của Nhà trường để hướng dẫn chính xác.
• Tiếp nhận và chuyển giao thư từ, tài liệu, bưu phẩm hoặc các thông tin gửi đến Nhà trường theo quy định.
• Ghi nhận các trường hợp phát sinh cần theo dõi hoặc báo cáo cán bộ quản lý.
2.3. Quản lý hình ảnh và tiêu chuẩn khu vực tiền sảnh
• Kiểm tra khu vực quầy lễ tân và tiền sảnh trước mỗi ngày làm việc, đảm bảo sạch sẽ, gọn gàng, thẩm mỹ và chuyên nghiệp.
• Theo dõi tình trạng biển bảng, màn hình thông tin, tài liệu giới thiệu và các vật phẩm nhận diện tại khu vực sảnh.
• Phối hợp với bộ phận Hành chính, An ninh, Vệ sinh, Kỹ thuật và các đơn vị liên quan để xử lý kịp thời các vấn đề ảnh hưởng đến hình ảnh hoặc trải nghiệm của khách.
• Chủ động phát hiện và báo cáo các điểm chưa phù hợp tại khu vực tiền sảnh để được xử lý ngay.
2.4. Hỗ trợ các hoạt động đón tiếp và sự kiện
• Phối hợp chuẩn bị công tác đón tiếp các đoàn khách, đối tác, chuyên gia, ứng viên cấp cao hoặc khách mời của Nhà trường.
• Nắm lịch các sự kiện, hội nghị, hội thảo và hoạt động quan trọng diễn ra tại Central Building để chủ động hướng dẫn khách.
• Hỗ trợ bố trí khu vực đón tiếp, biển chỉ dẫn, tài liệu hoặc các điều kiện cần thiết theo từng chương trình.
• Phối hợp điều tiết, hướng dẫn khách trong những thời điểm có số lượng người ra/vào lớn.
2.5. Xử lý tình huống và phối hợp nội bộ
• Tiếp nhận và xử lý bước đầu các tình huống phát sinh tại khu vực sảnh với thái độ bình tĩnh, lịch sự và đúng thẩm quyền.
• Đối với các vấn đề vượt thẩm quyền, nhanh chóng liên hệ đúng đơn vị hoặc cán bộ phụ trách để xử lý.
• Phối hợp với bộ phận An ninh trong việc kiểm soát khách ra/vào và xử lý các tình huống liên quan đến an ninh, an toàn.
• Bảo mật thông tin của khách, lãnh đạo và các hoạt động nội bộ của Nhà trường.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác lễ tân - đón tiếp theo phân công.
3. THỜI GIAN LÀM VIỆC
• Từ thứ 2 tới hết sáng thứ 7 từ 08h00 - 17h00, thứ 7 làm từ 08h00 - 12h00