Nhân Viên Mua Hàng (Điều Độ)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
1. Quản lý & điều phối dữ liệu mua hàng
Tổng hợp yêu cầu mua hàng (PR) từ các bộ phận, thực hiện phân loại theo nhóm hàng, mức độ ưu tiên và tiến độ thực tế;
Rà soát và chuẩn hóa thông tin vật tư, đặc biệt với phụ tùng máy móc dược, hệ thống MEP (Điện - Nước), HVAC, đảm bảo dữ liệu đầy đủ - chính xác - phù hợp yêu cầu kỹ;
Điều phối thứ tự xử lý đơn hàng dựa trên mức độ ưu tiên, đồng thời theo dõi trạng thái xử lý xuyên suốt: báo giá, phát hành PO, giao hàng, lưu trữ;
Đóng vai trò đầu mối điều phối thông tin nội bộ giữa các bộ phận (Mua hàng - Kho - Kế toán - Kỹ thuật), đảm bảo luồng thông tin thông suốt và không gián đoạn.
2. Hỗ trợ xây dựng & vận hành hệ thống phần mềm
Thực hiện chuẩn hóa và số hóa dữ liệu mua hàng (Master Data) bao gồm: danh mục hàng hóa, nhà cung cấp, đơn vị tính, quy cách và thông tin giá; đảm bảo dữ liệu đúng - đủ - đồng nhất trước và sau khi đưa lên hệ thống;
Trực tiếp nhập liệu, upload và kiểm tra dữ liệu trên phần mềm mua hàng, đảm bảo tính chính xác và khả năng sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ quy trình;
Đóng vai trò đầu mối phối hợp với bộ phận IT trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống: tham gia test chức năng, phản hồi lỗi, đề xuất cải tiến luồng xử lý phù hợp với thực tế vận hành mua hàng;
Hỗ trợ hướng dẫn và giải đáp thao tác sử dụng phần mềm cho các thành viên trong phòng và các bộ phận liên quan, đảm bảo hệ thống được vận hành hiệu quả.
3. Theo dõi tiến độ đơn hàng & báo cáo điều phối
Theo dõi và cập nhật trạng thái đơn hàng trên hệ thống xuyên suốt từ khi khởi tạo đến khi hoàn tất (PO → giao hàng → nghiệm thu/nhập kho), đảm bảo thông tin luôn chính xác và kịp thời;
Phối hợp với các bộ phận liên quan (Kho - Kỹ thuật - Kế toán) trong quá trình giao nhận và kiểm tra hàng hóa, đặc biệt đối với máy móc, thiết bị kỹ thuật, nhằm đảm bảo đúng yêu cầu và tiến độ;
Chủ động phát hiện và cảnh báo sớm các rủi ro: trễ tiến độ, sai thông số kỹ thuật, thiếu chứng từ để kịp thời xử lý và hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất/dự án;
Thực hiện báo cáo điều độ định kỳ: tỷ lệ đơn hàng đúng tiến độ, tình trạng xử lý đơn hàng và các điểm nghẽn trong quy trình; đồng thời lưu trữ hồ sơ, chứng từ điện tử theo quy định.
4. Cải tiến và hỗ trợ vận hành
Chủ động đề xuất cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu thực tế và các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành;
Tham gia hỗ trợ các hoạt động liên quan như nghiệm thu kỹ thuật vật tư, kiểm tra hàng hóa khi cần, phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo chất lượng và tiến độ;
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng, đảm bảo hỗ trợ vận hành chung của phòng mua hàng.