Nhân viên Admin

1. Hỗ trợ hồ sơ kinh doanh

• Soạn thảo báo giá, hợp đồng, phụ lục hợp đồng.
• Chuẩn bị Proposal, chương trình tour, lịch trình vận chuyển theo yêu cầu của Sales.
• Quản lý hồ sơ khách hàng.
• Cập nhật dữ liệu khách hàng lên CRM.
• Theo dõi tiến độ thực hiện từng booking.
• Theo dõi tình trạng xác nhận dịch vụ.
• Quản lý hồ sơ lưu trữ theo đúng quy định.

2. Quản lý Booking và điều phối dịch vụ

• Tiếp nhận thông tin booking từ Sales.
• Kiểm tra tính đầy đủ của booking trước khi chuyển Điều hành.
• Theo dõi tình trạng xác nhận xe, tài xế, dịch vụ.
• Cập nhật các thay đổi của khách hàng.
• Theo dõi tiến độ thực hiện từng booking.
• Chủ động nhắc các bộ phận liên quan khi có nguy cơ chậm tiến độ.

3. Hỗ trợ vận hành

• Chuẩn bị bảng đón khách.
• Chuẩn bị khăn lạnh, nước uống, quà tặng.
• Chuẩn bị bảng tên đoàn.
• Chuẩn bị voucher, phiếu xác nhận dịch vụ.
• Bàn giao đầy đủ vật dụng cho tài xế hoặc điều hành.
• Phối hợp xử lý các yêu cầu phát sinh trước giờ xe chạy.

4. Quản lý hợp đồng và công nợ

• Theo dõi tiến độ ký hợp đồng.
• Theo dõi thanh toán của khách.
• Đối chiếu công nợ.
• Nhắc Sales và khách hàng thanh toán đúng hạn.
• Phối hợp kế toán hoàn thiện hồ sơ thanh toán.

5. Chăm sóc khách hàng

• Tiếp nhận phản hồi của khách hàng.
• Theo dõi mức độ hài lòng sau chuyến đi.
• Hỗ trợ xử lý các khiếu nại ban đầu.
• Chuyển thông tin cho Trưởng phòng khi vượt thẩm quyền.
• Phối hợp các bộ phận nhằm đảm bảo trải nghiệm khách hàng.

6. Báo cáo

• Báo cáo booking hàng ngày.
• Báo cáo doanh số hỗ trợ Sales.
• Báo cáo công nợ.
• Báo cáo tình trạng thực hiện booking.
• Báo cáo phát sinh.
• Đề xuất cải tiến quy trình.