Nhân Viên Thư Ký Dự Án

Báo giá
Lập và theo dõi báo giá theo yêu cầu từ Sales và dự án;
Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ thầu và đệ trình vật tư;
Liên hệ nhà cung cấp, thu thập và kiểm tra thông tin giá, khối lượng;
Phối hợp các phòng ban để xác định phạm vi và chi phí;
Lập bảng báo giá chi tiết và rà soát hồ sơ;
Quản lý, lưu trữ hồ sơ và theo dõi phản hồi khách hàng.
2. Đấu thầu:
Chuẩn bị và quản lý hồ sơ thầu (hồ sơ năng lực, báo giá, BOQ, phương án kỹ thuật);
Phối hợp các bộ phận, theo dõi tiến độ mời thầu và xử lý làm rõ hồ sơ với chủ đầu tư;
Lưu trữ hồ sơ, cập nhật kết quả thầu và hỗ trợ thương thảo hợp đồng.
3. Thực hiện hợp đồng, công văn:
Soạn thảo, kiểm tra hợp đồng, phụ lục và tóm tắt hợp đồng;
Cập nhật hồ sơ (SO/PO) lên hệ thống, theo dõi tạm ứng và trạng thái hợp đồng;
Soạn thảo công văn, lưu trữ và bàn giao hồ sơ cho các bộ phận liên quan.
4. Theo dõi dự án:
Theo dõi tiến độ dự án, hàng hóa và kế hoạch giao hàng sau ký hợp đồng;
Thực hiện các thủ tục hệ thống (Amis, CRM), chuẩn bị và trình ký hồ sơ giao hàng;
Theo dõi công nợ, nghiệm thu và quyết toán hợp đồng.
5. Bảo hành:
Theo dõi bảo hành dự án, tạo và quản lý ticket trên CRM;
Theo dõi tiến độ xử lý, phối hợp các bên đảm bảo đúng deadline;
Thực hiện đóng gói, gửi hàng và hồ sơ bàn giao bảo hành
6. Hồ sơ & Công tác nội bộ:
Tham gia họp, trình hồ sơ, lưu trữ tài liệu trên hệ thống;
Thực hiện các công việc hành chính (đặt xe, phòng họp, VPP, hỗ trợ vận hành);;
Tổng hợp chứng từ, quản lý quỹ dự án và phối hợp kế toán
Thủ tục ra vào công trình (thuê dịch vụ, thiết bị).
7. Hồ sơ chất lượng & Theo dõi thi công:
Chuẩn bị hồ sơ vật tư, theo dõi khối lượng, tiến độ thi công;
Kiểm soát phát sinh so với hợp đồng và báo cáo định kỳ;
Thực hiện công văn, hồ sơ trình ký theo yêu cầu.